Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La Dotación es una prestación social a la cual tiene derecho todo empleado que devengue hasta dos salarios mínimos. A continuación, se presentan 8 respuestas clave a preguntas frecuentes sobre el tema, abordadas por nuestro equipo experto en la materia.
Entrega de dotación anual por política del empleador
La Dra. Natalia Jaimes indica que el tema de la dotación se encuentra regulado en el Código Sustantivo del Trabajo, por el artículo 232 y siguientes. Entre otras cosas, en esta norma se establece lo siguiente:
“ARTÍCULO 232. FECHA DE ENTREGA. Modificado por el art. 8o. de la Ley 11 de 1984. El nuevo texto es el siguiente: Los empleadores obligados a suministrar permanente calzado y vestido de labor a sus trabajadores harán entrega de dichos elementos en las siguientes fechas del calendario: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre”.
La norma es clara al establecer las periodicidades cuatrimestrales para la entrega de la dotación, por lo tanto, no se puede tener como política empresarial realizar la entrega de forma anual.
Auxilio de transporte y dotación para docente con contrato de prestación de servicios
La Dra. Natalia Jaimes indica que, si el docente está vinculado a través de un contrato de prestación de servicio, no hay lugar al reconocimiento de auxilio de transporte, ni mucho menos al pago de dotación, pues esto aplica sólo cuando se suscribe un contrato laboral. Es de anotar que, si el docente vinculado cumple con las condiciones de un contrato de trabajo en los aspectos de subordinación, remuneración y prestación directa del servicio, se le deben reconocer todos los pagos inherentes a éste.
Recordemos que el auxilio de transporte, en caso de configurarse un contrato laboral, se reconoce a empleados que devenguen hasta dos smmlv.
Pago de dotación cuando se termina contrato
La Dra. Natalia Jaimes indica que por regla general la dotación se debe pagar a los empleados que devengan hasta dos salarios mínimos cada cuatro meses, según lo dispuesto en el artículo 230 del Código de Comercio. Cabe recordar que la entrega de dotación se debe hacer en especie, pues está prohibido pagarla en dinero. Sin embargo, si la persona ha terminado el contrato de trabajo, los pagos adeudados por concepto de dotación que no se hayan entregado de manera oportuna, podrán ser pagados en dinero con el fin de saldar las deudas con el empleado.
Empleado solo recibe dotación una vez al año
La Dra. Natalia Jaimes menciona que la dotación se debe suministrar al trabajador en especie o a través de bonos para que un tercero entregue la respectiva dotación. En ningún caso se le debe entregar la dotación al empleado en dinero. Ahora bien, es importante aclarar que los empleadores que se encuentren en mora por tal concepto deben hacer todo lo posible para colocarse al día con la obligación laboral. Finalmente se menciona que si el contrato se termina y se tienen dotaciones pendientes de pago, estas deben ser canceladas en la respectiva liquidación.
Pago del valor de la dotación al trabajador por medio de bonos
La Dra. Natalia Jaimes indica que la entrega de la dotación debe realizarse en especie y que sin embargo es válido que el empleador pacte con un tercero la compra de bonos para que posteriormente los empleados reclamen su dotación para que pueda seguir ejerciendo sus funciones. Nótese que en ningún momento se indica que el empleado está recibiendo dinero por tal concepto, pues la ley laboral no lo permite.
Devolución de dotación por parte de trabajador cuando se finaliza el contrato
La Dra. Natalia Jaimes aclara que la dotación que se le entrega al empleado no debe ser entregada a la empresa cuando se finaliza el contrato a menos que las vestimentas tengan logos distintivos de la misma, caso en el cual se exige que sean devueltas por seguridad para que no sean utilizados en otras actividades o quizá en actos delictivos. En los servicios de vigilancia si es obligatorio devolver la dotación.
Posibilidad de entregar dotación en dinero
EL Dr. Alexander Coral afirma que la dotación no puede pagarse en dinero, según lo dispuesto en los artículos 230 y siguientes del Código Sustantivo del Trabajo, el cual establece lo siguiente:
“Artículo 230. Suministro de calzado y vestido de labor. Modificado por el art. 7o. de la ley 11 de 1984. el nuevo texto es el siguiente: todo empleador que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes, deberá suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor al trabajador, cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) meses el salario mínimo más alto vigente. Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en las fechas de entrega de calzado y vestido haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador.”
Valor de la dotación a tener en cuenta para el pago de aportes
EL Dr. Alexander Coral aclara que la dotación es la entrega en especie de calzado y vestido por parte del empleador y que esta de darse tres veces al año. Por otro lado, se establece que la entrega de dotación nunca se puede tener en cuenta como base para calcular los aportes a seguridad social, los parafiscales o las prestaciones sociales. Es importante precisar que, si el empleado recibe dinero periódicamente, la UGPP puede tomar esto como parte del salario, y reportarlo como nueva base para el cálculo de los aportes a seguridad social.
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