e-Discovery, una herramienta a tener en cuenta por auditores

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  • Publicado: 9 abril, 2015

e-Discovery, una herramienta a tener en cuenta por auditores

Si su fuerte es la Auditoría Forense seguramente habrá escuchado sobre este término. Si la respuesta es no, aquí le explicamos en qué consiste, para qué sirve, cómo se aplica y los beneficios que podría obtener.

El término e-Discovery es la instancia en una litigación previa a un juicio, en la cual las partes intercambian información que pueda resultar relevante para reclamos o defensas que han sido interpuestas. Quiere decir esto que recopilan para su propia estrategia los elementos probatorios e intentan tener todo tipo de información que puede llegar a ser utilizada por la contraparte.

¿Qué es?

Es una etapa de descubrimiento electrónico en la que se busca, localiza y asegura información electrónica con el propósito de ser usada como evidencia, ya sea que se trate de un caso legal que tramite en el ámbito Civil o Penal, o bien de temas relacionados con el cumplimiento de regulaciones y normas.

Esta etapa, evita que las partes se vean sorprendidas y consecuentemente afectadas por falta de conocimiento de pruebas propias y de su adversario, así como también impide la producción de pruebas improcedentes o superfluas y sobre hechos que luego resultasen inconducentes o irrelevantes.

El formato de la información

Todos los tipos de datos pueden servir como evidencia. Esto incluye texto, imágenes, calendarios, bases de datos, planillas de cálculo, archivos de audio, páginas web, programas de computación, e-mails, entre otros.

“El correo electrónico puede ser una fuente valiosa de evidencia en casos legales civiles o criminales, ya que reemplaza tanto comunicaciones tradicionalmente realizadas en papel”

El correo electrónico puede ser una fuente valiosa de evidencia en casos legales civiles o criminales, ya que reemplaza tanto comunicaciones tradicionalmente realizadas en papel, como notas escritas, memos, cartas postales, así como también intercambios informales que en el pasado no se encontraban documentados en su totalidad, como llamadas telefónicas.

Soluciones e-Discovery

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Una solución e-Discovery permite a los clientes relacionarse con un modelo proactivo que ofrece menores costos, reduce los riesgos y aumenta la capacidad de respuesta a los eventos de litigios actuales y futuros.

Las organizaciones pueden optar por aplicaciones de software que funcionan en conjunto para proteger y resguardar la información, así como para dar cumplimiento a los estándares establecidos por el Modelo de Referencia de Descubrimiento Electrónico (EDRM) cuyas áreas claves son: recolección, conservación, procesamiento, revisión, análisis y producción de datos.

Beneficios

Para el Instituto de Auditores Internos de Argentina entre los principales beneficios se pueden nombrar:

  • Mayor capacidad de respuesta a requerimientos legales, rápida búsqueda y recuperación de datos.
  • Menores costos de descubrimiento legal, automatizando recopilaciones de datos.
  • Administración de contenido, que optimiza las instancias de búsqueda de información mediante métodos de indexación o utilización de palabras claves.
  • Protección y resguardo de la información.
  • Base flexible, que permite adaptarse a nuevas regulaciones y tipo de contenido archivado.

Los riesgos de no conocer el e-Discovery

Carlos S. Álvarez en El Tiempo asegura que si un abogado o un auditor no tiene experiencia y conocimiento en temas de e-Discovery, seguramente generará en su cliente costos que serán simplemente intolerables o, por desconocimiento, permitirle la eliminación o modificación de documentos relevantes que debieron ser guardados, con la consecuente imposición de las sanciones respectivas.

“Por otro lado, en los países latinos suele ocurrir que los abogados litigantes son informados informal y anticipadamente por sus amigos secretarios de juzgado o, en algunos casos, por los mismos jueces, acerca de la existencia de demandas en contra de sus clientes, o de procedimientos judiciales de índole probatorio en contra de ellos. Y así, esos grandes litigantes consiguen enviar, no las preservation letters de los demandantes en Estados Unidos, sino órdenes de destrucción para que sus clientes se deshagan de absolutamente todas las pruebas que tengan y que puedan comprometer su responsabilidad”, asegura Álvarez.

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