Ejecución de un proceso de auditoría: algunas recomendaciones

Para evitar errores materiales que puedan representar riesgos asociados a las cuentas de inventarios, hay que considerar algunas recomendaciones durante la ejecución del proceso de auditoría que a continuación explicamos.

En la normatividad internacional se establecen procedimientos dirigidos a prevenir los errores materiales que se pueden presentar en el manejo, reconocimiento y revelación de las cuentas asociadas a inventarios. El auditor debe indagar entre el personal de ventas y mercadeo de la entidad o el ente asesor jurídico interno sobre ventas o envíos realizados en una fecha próxima a la finalización del período y sobre su conocimiento de cualquier término o condición inusual asociado a dichas transacciones.

De igual manera, el auditor debe estar presente al cierre del período para observar las mercancías que se están enviando o preparando para ser enviadas, además de inspeccionar las devoluciones pendientes de procesar y aplicar otros procedimientos de verificación del corte de ventas.

Procedimientos de verificación sobre las cantidades de mercancías

Para evitar errores materiales que puedan representar riesgos asociados a las cuentas de inventarios, hay que considerar algunas recomendaciones durante la ejecución del proceso de auditoría:

1. Examinar los registros de inventarios de la organización a fin de identificar las ubicaciones o las partidas que requieren atención específica durante el conteo físico de las existencias, o la necesidad de procedimientos posteriores al conteo.
2. Observar el conteo de las mercancías en determinadas ubicaciones externas a la sede principal de la organización o aquellas que se encuentran en custodia de terceros sin previo aviso, o realizar conteos de mercancías de forma simultánea en diferentes ubicaciones en donde se encuentren almacenadas.
3. Realizar conteos de inventarios en la fecha de cierre del período de información que está siendo objeto del proceso de auditoría o en una fecha cercana, con el propósito de minimizar el riesgo de manipulación inadecuada durante el período comprendido entre el conteo físico de las mercancías y el cierre del período.
4. Aplicar procedimientos adicionales durante la observación del conteo; por ejemplo, examinar de forma más rigurosa el contenido de artículos envasados y la forma en que se almacenan, como espacios vacíos o etiquetas de las mercancías, y la calidad, es decir la revisión del cumplimiento de las características promocionadas: es el caso de la pureza o el grado de concentración de las sustancias líquidas. Para certificar tales características y garantizar este tipo de criterios, el auditor tiene la posibilidad de recurrir a los servicios de un perito.
5. Comparar las cantidades del período actual con las de períodos anteriores por clase o categoría de inventarios, ubicación u otros criterios, o comparar las cantidades del conteo de los registros permanentes.
6. Implementar técnicas de auditoría informáticas para comprobar con detalle la compilación de los conteos físicos de existencias. Por ejemplo: ordenar por número de etiqueta para realizar pruebas sobre los controles de etiquetas, o por número de serie de los artículos para realizar pruebas sobre la posibilidad de que se haya omitido o duplicado un artículo.

Si quiere profundizar en este tema, lea nuestro análisis Procedimientos de auditoría para evitar errores materiales en el manejo de los inventarios.