Actualizado: 18 agosto, 2016 (hace 8 años)
Para evitar errores materiales que puedan representar riesgos asociados a las cuentas de inventarios, hay que considerar algunas recomendaciones durante la ejecución del proceso de auditoría que a continuación explicamos.
En la normatividad internacional se establecen procedimientos dirigidos a prevenir los errores materiales que se pueden presentar en el manejo, reconocimiento y revelación de las cuentas asociadas a inventarios. El auditor debe indagar entre el personal de ventas y mercadeo de la entidad o el ente asesor jurídico interno sobre ventas o envíos realizados en una fecha próxima a la finalización del período y sobre su conocimiento de cualquier término o condición inusual asociado a dichas transacciones.
De igual manera, el auditor debe estar presente al cierre del período para observar las mercancías que se están enviando o preparando para ser enviadas, además de inspeccionar las devoluciones pendientes de procesar y aplicar otros procedimientos de verificación del corte de ventas.
Procedimientos de verificación sobre las cantidades de mercancías
“Aplicar procedimientos adicionales durante la observación del conteo; por ejemplo, examinar de forma más rigurosa el contenido de artículos envasados y la forma en que se almacenan”
Para evitar errores materiales que puedan representar riesgos asociados a las cuentas de inventarios, hay que considerar algunas recomendaciones durante la ejecución del proceso de auditoría:
- Examinar los registros de inventarios de la organización a fin de identificar las ubicaciones o las partidas que requieren atención específica durante el conteo físico de las existencias, o la necesidad de procedimientos posteriores al conteo.
- Observar el conteo de las mercancías en determinadas ubicaciones externas a la sede principal de la organización o aquellas que se encuentran en custodia de terceros sin previo aviso, o realizar conteos de mercancías de forma simultánea en diferentes ubicaciones en donde se encuentren almacenadas.
- Realizar conteos de inventarios en la fecha de cierre del período de información que está siendo objeto del proceso de auditoría o en una fecha cercana, con el propósito de minimizar el riesgo de manipulación inadecuada durante el período comprendido entre el conteo físico de las mercancías y el cierre del período.
- Aplicar procedimientos adicionales durante la observación del conteo; por ejemplo, examinar de forma más rigurosa el contenido de artículos envasados y la forma en que se almacenan, como espacios vacíos o etiquetas de las mercancías, y la calidad, es decir la revisión del cumplimiento de las características promocionadas: es el caso de la pureza o el grado de concentración de las sustancias líquidas. Para certificar tales características y garantizar este tipo de criterios, el auditor tiene la posibilidad de recurrir a los servicios de un perito.
- Comparar las cantidades del período actual con las de períodos anteriores por clase o categoría de inventarios, ubicación u otros criterios, o comparar las cantidades del conteo de los registros permanentes.
- Implementar técnicas de auditoría informáticas para comprobar con detalle la compilación de los conteos físicos de existencias. Por ejemplo: ordenar por número de etiqueta para realizar pruebas sobre los controles de etiquetas, o por número de serie de los artículos para realizar pruebas sobre la posibilidad de que se haya omitido o duplicado un artículo.
