El contador público debe asegurarse que auxilia correctamente a su cliente – Hernando Bermúdez Gómez

Son varias las preguntas sobre qué documentos debe entregar un contador a su cliente cuando lleva la contabilidad de este utilizando un software.

El contador público debe asegurarse que auxilia correctamente a su cliente. Los que se limitan a entregar el balance, no hacen bien las cosas. Según nuestras normas, al menos tres son los tipos de documentos que debe conservar el obligado a llevar contabilidad: soportes, comprobantes y libros. Se pueden llevar muchos libros, pero siempre al menos dos: el diario y el mayor. Los libros deben permitir la ubicación de los comprobantes y estos la de los soportes.

Una posibilidad es entregar totalmente impresos las tres clases de documentos. En este caso no habría necesidad de poseer copia de los archivos electrónicos. Si solo se entregan estados financieros, habrá que entregar los archivos que contengan los libros, los comprobantes y los soportes, con base en los cuales aquellos se prepararon. Además, se deberá asegurar que el obligado puede exhibir su contabilidad durante todo el tiempo de conservación. Puede que esto suponga que tenga una licencia del software utilizado por el contador, al que se trasladen los datos que corresponden, como la tabla de terceros, el catálogo de cuentas, y los valores aplicables a las operaciones que se realizan automáticamente. Si un contador entrega unos archivos pero no ayuda a su cliente a poner en funcionamiento la forma de consultarlos, lo deja en un gran problema y esto no es profesional.

Los contadores públicos deben exponer a sus clientes de qué manera les ayudarán a cumplir las obligaciones de conservación y de exhibición, aun después de cesada la relación de servicios profesionales. Es probable que esto implique horas de trabajo adicionales, que deban ser pagadas por el cliente. Habrá que negociar al respecto, porque es poco diligente dejar a un cliente ante una imposibilidad.

Muchos hablan de que son propietarios del software o de la licencia. En realidad, en ninguno de los dos casos hay dominio, sino meras autorizaciones de uso reguladas por contratos que muy pocos leen. Hoy en día hay muchas opciones en el mercado, algunas con grandes facilidades para registrar datos. Ya se están popularizando los programas que depositan sus archivos en la nube. Todas las características de los programas utilizados deben ser puestas en conocimiento del cliente.

Gran problema resulta de exigencias como las tributarias, que demandan información especial tomada de la contabilidad que no consiste en estados financieros. Un reporte de pagos a terceros puede implicar hacer operaciones sobre todos los registros del diario. En este caso, si el contador no ha entregado a su cliente esta información en forma que la pueda aprovechar, obviamente no habrá cumplido correctamente sus obligaciones, pues estas, así no estén expresas, forman parte de los compromisos por tratarse de elementos de la naturaleza del sistema en nuestra jurisdicción.

Hernando Bermúdez Gómez
Editor Contrapartida, Novitas, Registro Contable, Vademécum
Tomado de Contrapartida – De Computationis Jure Opiniones
Número 3131, octubre 3 de 2017