Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Así lo revela el mismo CTCP en cartas que le envió a los Ministerios de Comercio y Hacienda el pasado 7 de octubre de 2013, todo a raíz de las serias observaciones que algunos gremios de contadores, como el INCP, le hicieron a su propuesta inicial sobre este tema, publicada en julio de 2013.
El pasado 7 de octubre de 2013 el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, CTCP, envió cartas al Ministerio de Hacienda y al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo manifestando que había recibido unas 43 observaciones de los contadores y público en general al documento que dicho organismo había publicado en julio de 2013 con su propuesta de lo que sería el “Sistema de documentación contable” razón por la cual tendrá que entrar a reestructurar dicha propuesta.
En el segundo párrafo de las cartas se lee lo siguiente:
“Lo anterior ha requerido de una revisión rigurosa por su complejidad, además de lo extenso de las intervenciones. Se hace necesario que el CTCP revise de manera sustancial el documento original con el fin de redefinirlo y reestructurarlo, razón por la cual los Consejeros acordaron en la sesión del pasado 1 de octubre, y que consta en el acta 42, hacer una revisión del cronograma ya que posiblemente se pueda generar un nuevo documento que daría lugar a una nueva discusión pública.”
La importancia de esa propuesta que realice el CTCP en relación con el tema del “Sistema de documentación contable” radica en que dicha propuesta luego se convertiría en el decreto con el cual se regularía lo que se lee en el inciso tercero del art. 1 de la Ley 1314 de 2009 donde leemos:
“Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables por todos los registros públicos, como el registro mercantil. Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados.”
El decreto que finalmente se expida para reglamentar esa parte de la Ley 1314 sería de obligatoria aplicación para todas las empresas y personas naturales obligadas a llevar contabilidad sin importar si pertenecerán al grupo 1, 2 o 3 de aplicación de las NIIF (ver página 16 del “Direccionamiento estratégico de convergencia hacia las NIIF” actualizado en diciembre 5 de 2012).
El CTCP no ha revelado el detalle de todas las observaciones que hasta ahora le han hecho a su propuesta inicial sobre el Sistema de documentación Contable. Pero en internet encontramos un documento elaborado por el Instituto Nacional de Contadores Públicos, INCP, y en el cual se resumen las importantes deficiencias que al menos dicho INCP le encontró a la propuesta.
En su documento el INCP dice lo siguiente:
“En nuestras reuniones del 23 de agosto, 6 y 20 de septiembre de 2013, analizamos la Propuesta de Norma del Sistema Documental Contable divulgada por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
En primer lugar, el grupo subrayó que la regulación del sistema documental es de alto impacto para la información y para la práctica contable. Esta es una materia en la cual la contaduría pública colombiana debe mantener una fuerte atención y un alto empoderamiento.
En segundo lugar, el grupo destacó la mecánica impuesta por la Ley 1314 de 2009, por cuya virtud el CTCP debe obrar con transparencia. En ese orden de ideas se echó de menos la publicación de las actas en las cuales consten las deliberaciones y decisiones adoptadas por los miembros del CTCP durante la etapa de preparación de la propuesta. También el grupo manifestó su preocupación por la falta de divulgación de la integridad de las deliberaciones, decisiones y documentos considerados por el comité del sistema documental contable.
En tercer lugar, el grupo anotó la importancia de que, al igual que lo hace IASB, lo cual se considera como la mejor práctica mundial, la propuestas se difundan junto con los fundamentos o bases de sus conclusiones, así tales fundamentos como las propuestas respectivas sean borradores. Esto habría permitido entender la suerte de las propuestas de los miembros del comité del sistema documental contable.
En cuarto lugar, el grupo consideró que era necesaria una mayor difusión de la propuesta. Su publicación en la página web del CTCP es insuficiente. Además la citada página sufre de reiterados y extensos problemas de funcionamiento. Es necesario que el CTCP se esmere por realizar amplias convocatorias, de forma que genere una participación significativa.
En quinto lugar, el grupo observó que el espectro de entidades que tendrían que aplicar la norma que resulte de la mencionada propuesta es muy amplio y altamente diverso, tanto en cuanto a sus características como a sus procedimientos. Tal como en ocasiones lo hace IASB, ha debido validarse la propuesta mediante pruebas de campo, para asegurar su efectiva aplicación universal.
En sexto lugar, el grupo encontró muchas deficiencias en las citas legales, las cuales ocupan la mayor parte del documento de propuesta. Ha debido tomarse como referencia ediciones oficiales, convendría hacer agrupado las normas por su jerarquía y, secundariamente, por su fecha de vigencia. Además deberían haberse tenido en cuenta las precisiones realizadas por la Jurisprudencia sobre tales normas.
En séptimo lugar, el grupo observó que la cuestión básica a resolver es la preparación, conservación y divulgación de documentos contables electrónicos. Sin embargo el documento se centró en la contabilidad manual y prácticamente nada avanzó en la solución de las problemáticas derivadas de la electrónica. La propuesta de norma ha debido aprovechar desarrollos reconocidos mundialmente como el sistema REA, los estándares ISO y los desarrollos del XBRL. Ha debido, además, ocuparse ampliamente del uso, cada vez más extendido, de herramientas ERP. Si así lo hubiera hecho, seguramente se habría comprendido la necesidad de un glosario que homogenizará el uso de las palabras y que promoviera la utilización de un lenguaje técnico y unívoco. En ese mismo orden de ideas, un enfoque sobre las particularidades del documento electrónico habría llevado al CTCP a la propuesta de una guía de implementación que ilustrara con diagramas y flujos el modelo y facilitara su adopción.
En último lugar, el grupo consideró que la propuesta no tiene el nivel requerido de armonía conceptual y procedimental con las normas internacionales de información financiera, aspecto crucial, ya que los documentos deben facilitar las labores de reconocimiento, medición, presentación y revelación que tales normas determinan.
Participantes: Hernando Bermúdez, Mercedes Gaitán, Khadyd Arciria, Luis Alfredo Caicedo, Edgar Villamizar, John Jaime Moreno, Oscar Zárate, Nestor Velandia, Viviana Salcedo, Manuel Moreno, Luz Myriam Monroy, Erly Quintero.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
