El perfil tecnológico del registro contable enlazado – Hernán A. Rodríguez

Un tránsito desde las matemáticas a la informática básica para que los contadores construyan sus conceptos alrededor del XBRL, y así poder alinear su actuación profesional con las orientaciones dadas por las autoridades técnicas y los reguladores.

Posiciones horizontales y verticales de puntos en el plano cartesiano, así como los conceptos de arreglos, vectores y matrices nos permiten hacer abstracción de la forma como están organizadas las posiciones de memoria de los computadores. Con esta abstracción nos enfrentamos entonces a los conceptos de columnas y filas de las hojas de datos donde guardamos todos nuestros registros contables. Estas estructuras son necesarias para poder construir el concepto de archivos usado por los programas de computador, así como su mutación posterior al concepto de tablas de las bases de datos relacionales.

Cuando trasladamos este conocimiento a nuestro día a día como contadores, nos encontramos que lo que hacemos es trasladar información contenida en pilas de documentos impresos en papel hacia una estructura de datos tabulares con discriminación de los encabezados, los detalles y los pies de documentos. Esta estructura la enlazamos con una codificación contable que respeta la doble partida. Y aquí entonces se nos hace familiar el concepto de tabulación que nos persigue hasta la emisión de estados financieros

Las tabulaciones, que son un rezago (muy útil) de los días de la escritura en las máquinas de escribir, permiten alinear texto en columnas de forma rápida y fácil. Es por eso que cuando una tabulación está en su lugar, se puede saltar inmediatamente a una posición horizontal en la página pulsando la tecla Tab del computador. Las tabulaciones son más comúnmente usadas para alinear columnas en las estructura horizontales de una tabla, pero hoy en día el carácter tabulador no necesariamente es el Tab, podría ser una coma, un punto y coma, una raya u otro carácter o marca.

Las tecnologías pioneras usada en el contexto del procesamiento de datos son las máquinas de tabulación y las tarjetas perforadas. Hoy en día la mayoría de los software contables nos presentan una pantalla que dibuja una tabulación de datos en cuadros de textos, listas desplegables o combinadas; todas identificadas con etiquetas para facilitar la captura manual. Esta tabulación respeta una jerarquía de presentación que discrimina los datos de encabezados, de detalles y de pie de los documentos soportes.

Un registro, en informática, es pues unos tipos de datos estructurados formados por la combinación de varios elementos en una misma estructura. Estos elementos pueden ser, o bien datos elementales (real, entero, doble, carácter, fecha…), u otras estructuras de datos. El concepto de registro que se acaba de presentar es muy cercano al concepto de registro en bases de datos, el cual se refiere a una colección de datos que hacen referencia a un mismo ítem que se van a guardar en una fila de una hoja de datos de la tabla respectiva de la base de datos.

Para los archivos XML introduciremos el concepto de elemento como los campos o conjunto de campos que integran un registro contable. Estos elementos, aunque podrían serlo, no tiene porque ser del mismo tipo. A cada uno de los elementos más internos los asimilaremos a los campos de los archivos en los programas de escritorio tradicionales y a los campos de las tablas de las bases de datos en los ERPs.

El concepto de elemento es necesario para poder introducirnos en el concepto de validación de datos XML, como tránsito obligatorio hacia el XBRL. Para ello a cada colección de datos iguales los llamaremos elementos simples y la colección de elementos simples las llamaremos elementos complejos.

Publicado por Hernán A. Rodríguez para GlobaliConta el 5/06/2009