El sistema de control interno debe tener una estructura funcional claramente definida
Dada la importancia del sistema de control y la transversalidad del mismo en toda la organización, es fundamental que cuente con una estructura clara y organizada funcionalmente, que integre políticas, objetivos y estrategias.
Dada la importancia del sistema de control y la transversalidad del mismo en toda la organización, es fundamental que cuente con una estructura clara y organizada funcionalmente, que integre políticas, objetivos y estrategias.
Un sistema de control interno integrado, donde los niveles de dirección y la administración de la entidad puedan dar cuenta de políticas, objetivos y estrategias a cumplir en todos los niveles jerárquicos, facilita la aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación; por ello, la urgencia de superar este requerimiento, que una vez instaurado podrá disminuir la posibilidad de equivocación en aspectos legalmente establecidos de manera interna (manuales de la empresa) o externa (Leyes, decretos, resoluciones, etc.).
Así pues, para construir una adecuada estructura funcional del sistema de control interno en su empresa, tenga en cuenta lo siguiente:
- El control interno no es un proceso en serie donde al terminar una labor se asciende a otro punto más avanzado y en el que, por tanto, cada componente afecta directamente al siguiente. Por el contrario, dicho sistema debe pensarse de una forma interactiva y multidimensional, pues es evidente que sin importar cual sea el objeto misional de la empresa o la distribución jerárquica que haya establecido, cada componente puede influenciar a los otros, tanto en forma vertical como horizontal.
Por esta razón, se entiende que el sistema de control interno de cualquier organización es en realidad una red de interacciones que busca que los objetivos de la empresa se cumplan a cabalidad de la mejor forma y con índices de calidad lo más altos posibles. La meta central es, sin duda, el autocontrol.
- La estructura del sistema se piensa en paralelo con el diseño de flujo de información y comunicación, pues esto ayuda al personal a entregar y recibir la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.
La compañía, en cabeza de quien dirige el establecimiento del sistema de control, debe velar por una comunicación efectiva y esto solo se logra a través de la conformación de canales de comunicación estratégicos, para que fluya la información en todas las direcciones al interior de la entidad e incluso al exterior, por ejemplo, con los clientes, los proveedores, las entidades supervisoras y accionistas.
Las indicaciones de control, que se espera ayuden a la construcción de un comprometido autocontrol, solo cumplirán su objetivo si son dirigidas de forma clara desde la administración hasta el implicado, sin intermediaciones que puedan distorsionar la finalidad inicial; esta cuestión facilita que el trabajador entienda su papel en el sistema de control interno y la forma en que su trabajo se relaciona con el de las demás personas del equipo.
- El comité de coordinación de control interno es un eje central en la estructura del sistema, pues este tiene la responsabilidad de diseñar las políticas, las estrategias y los grandes objetivos de la organización.
En su calidad de eje central y centro de coordinación, debe trabajar de la mano del más alto órgano de administración de la empresa para el correcto establecimiento de los propósitos y objetivos del sistema, las metas y propiedades de las acciones de control y las orientaciones que guían el buen cumplimiento de las políticas establecidas; para tal fin, enfoca su análisis en cuatro componentes:
- Planeación: propende por la construcción de planes enmarcados en las políticas y objetivos trazados por la administración, con miras al cumplimento de metas periódicas y la construcción de los correspondientes indicadores.
- Información: evalúa permanente el estado de los canales de comunicación y los datos disponibles sobre novedades internas y externas, como actividades y condiciones o cambios en el contexto en que se mueve la entidad.
- Verificación: monitorea las actuaciones del personal con relación a los acontecimientos a los que se enfrente la empresa, esto debe ser en tiempo real y es obligación de los responsables de este componente la trasmisión de información sobre las deficiencias del sistema.
- Organizacional: en este componente la labor principal es el diseño de las normas, los métodos y procedimientos que llevarán a cabo los miembros de la organización en el desarrollo de sus funciones; para tal fin, los responsables deben atender a las normas externas y a los lineamientos internos que la compañía ha trazado con anterioridad.
Ahora bien, aun siguiendo al pie de la letra los puntos que acá hemos enumerado, y otros que la administración determinará como de suma relevancia, no podrá perderse de vista en ningún caso que los clientes constituyen el sustento de la compañía, por tanto, todas las decisiones y los diseños internos que emprenden las empresas están enfocados en materializar los mejores resultados para ellos. En este contexto se entiende que cuanto más funcional sea el sistema de control interno, también será mejor el servicio y la atención a los clientes, lo que aumenta los indicadores de sostenimiento en el mercado de la compañía.
Ahora bien, hay un hilo muy delgado entre la valoración del cliente y su idealización; la empresa debe poder cuidar adecuadamente su estructura interna (recursos físicos, humanos, etc.) y estos por sí mismos cuidarán del cliente, de ahí la importancia del establecimiento de un sistema de control interno.