Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La Norma (haz click en la imagen para ampliar)
Todos los años, cuando la DIAN hace su solicitud anual de información exógena tributaria, siempre termina diseñando dos formatos a través de los cuales se terminarían informando todos los distintos tipos de costos y gastos que un informante pudo haber llegado a tener durante el año fiscal: el 1001 ( con el cual se suministra la información del literal “e” del artículo 631 del Estatuto) y el 1011 (con el cual se suministra la información del literal “K” del artículo 631 del Estatuto).
En el caso del año gravable 2011, con la solicitud que se hizo a través de la Resolución 11429 de octubre 31 de 2011, es claro que muchos informantes tendrían que utilizar solo el formato 1001 mientras que otros sí terminarán utilizando tanto el 1001 como el 1011 (ver los artículos 1 y 2 de la Resolución y los cuadros de las páginas 16 a 20 de nuestra publicación “Guía para la preparación y presentación de la información exógena tributaria la DIAN por al año gravable 2011” la cual se pude adquirir a precio especial si se compra junto con la obra de “Guía para la preparación y presentación de la declaración de renta de personas jurídicas año gravable 2011” ).
El punto a destacar entonces es que en el formato 1001 solo se tienen que reportar aquellos pagos y/o causaciones en los cuales sí existe un beneficiario externo real (ya sea persona natural o jurídica). Por consiguiente, los demás costos y gastos que no tienen beneficiario (tales como el gasto depreciación, o la provisión cartera, etc.), por no tener un beneficiario externo real, se reportarían solo por quienes deban desarrollar la información del literal “k” y lo harían usando el Formato 1011 (ver numeral 5 del Art.11 de la Resolución 11429). En ese formato 1011 solo se usan conceptos y valores pero no se colocan datos de terceros.
Lo anterior implicaría entonces que si alguna persona natural o jurídica solo tiene que entregar el formato 1001 y no tiene que entregar el formato 1011 (como es el caso de aquellos que solo fueron agentes de retención con retenciones practicadas durante el 2011 superiores a $3.000.000), en ese caso en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio tendrán muchos más gastos que aquellos que se reporten en el formato 1001, pues por ejemplo en sus declaraciones sí figurarían los gastos por depreciación, o por provisiones, etc,. Pero como ya dijimos esos tipos de gastos sin beneficiario externo solo se llevan al formato 1011.
Adicionalmente, si algún costo o gasto fue deducido en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio por más del 100% del verdadero valor pagado (ejemplo: la donación a la fundación Gustavo Matamoros se deduce en un 125% del valor pagado; ver Art.126-2 del ET) en ese caso, en el formato 1001, al tercero solo se le reporta con el 100% del valor pagado (en el ese ejemplo se usaría el concepto 5013). Pero luego, si se debe entregar el formato 1011 (literal “k del Art. 631, Art. 11 de la Resolución), entonces allá en ese otro formato 1011, que no maneja nombres de “terceros”, se dirá cuál fue el valor deducido en renta (en nuestro ejemplo se reportará el 125% del pago y se hará con el concepto 8222).
Incluso, es importante destacar que en el caso de los costos y gastos labores, la instrucción del formato 1001 para cualquier reportante que lo tenga que diligenciar es que allí, con los nombres de los empleados, irían los datos de los empleados a quienes se les hicieron pagos (no causaciones) por valor superior a $10.000.000. Los demás empleados que recibieron pagos inferiores a ese tope se reportan en un solo registro con el seudo-nit 222222222 y razón social “cuantías menores”.
Pero luego, en el formato 1011, para quien lo tenga de diligenciar, se informará el valor que se tomó en la declaración de renta como costo o gasto por pagos labores sin importar que solo estuviese causado y se haría con concepto 8207 (ver el art.11, numeral 5, ítem 52, de la Resolución 11429). Recuérdese que los costos y gastos laborales son deducibles sin importar que solo estén causados, pero con tal que los aportes de seguridad social y parafiscales sobre la parte salarial sí se hayan pagado antes de presentar la declaración (ver artículo 664 del Estatuto tributario).
El punto es que en el formato 1001 la DIAN solo necesita conocer los datos de los salarios efectivamente pagados al trabajador pues solo cuando un asalariado recibe el pago de sus salarios es cuando se dice que sí recibió el ingreso durante el año ya que ellos no llevan contabilidad por causación (ver Artículo 27 del Estatuto Tributario).
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