Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
De acuerdo a lo indicado esta vez en los artículos finales de las Resoluciones 11428 y 11429 de Octubre 31 de2011, todos los reportantes de la información exógena del año gravable 2011, incluidos los tipógrafos y los reportantes que solo tengan que entregar el nuevo formato 1001 con el detalle de pagos y retenciones a terceros, tendrán que entregar esos reportes únicamente en forma virtual a través del portal de internet de la DIAN y hacerlo en los plazos que transcurrirán entre el 27 de Febrero y el 16 de Marzo de 2012.
Lo anterior significa que esta vez ya no se verán las colas de gente en las sedes dela DIAN que se veían en los años anteriores cuando llegaban las fechas de entregar únicamente los formatos 1037 (por trabajos de elaboración de facturas que hicieron los tipógrafos durante el año ) o el formato 1002 (por retenciones practicas a terceros) los cuales eran los únicos formatos que se permitían entregar de forma presencial llevándolos en dispositivos USB siempre que el reportante no tuviera que entregar al mismo tiempo otros formatos y siempre que para esas fechas no estuviera obligado a estar presentado declaraciones tributarias u otros deberes tributarios de forma virtual (ver por ejemplo los artículos 4 de la resolución 8659 y 19 de la Resolución 8660 de agosto de 2010).
En consecuencia, los reportantes de información exógena del año gravable 2011 (tanto personas naturales como personas jurídicas) que aun no tengan asignados los mecanismos de firma digital con los cuales se puede efectuar la presentación virtual de los formatos que les corresponda entregar, les conviene empezar a solicitar desde ya tales mecanismos y no dejar dicha tarea para la última hora pues algunos funcionarios de la DIAN ya nos han confesado que eso es lo que temen que termine sucediendo…
El mecanismo de firma digital es un archivo especial de extensión “.epf” el cual es asignado gratuitamente por la DIAN a los representantes legales de las personas jurídicas o directamente a las personas naturales obligadas a cumplir deberes de forma virtual. Estos mecanismos son configurados para ser manejados con el uso adicional de una contraseña que solo sea conocida por la persona a la cual se le asigno el mecanismo ( Véase la Resolución 12717 de 2005, el Artículo 3 del Decreto 1791 de 2007 y la cartilla instructiva de la DIAN “Mecanismo Digital”).
Los mecanismos se deben renovar cada tres años y se pueden hacer todas las copias que se necesite según si se firma siempre desde un mismo computador o si el firmante necesita transportarlas en una USB para estar haciendo las firmas desde distintos computadores.
Sin embargo, los computadores desde donde se utilice el mecanismo de firma digital deben reunir unas características específicas especiales y estrictas que son revisadas por el propio portal de la DIAN cuando se intenta hacer el proceso y que han estado generando problema en los computadores con configuraciones más modernas (véase la cartilla “Inducción a los Servicios Informáticos Electrónicos” y nuestro editorial anterior de noviembre 16 de 2011: “¿Hacia donde nos llevará el Muisca”?).
En primer lugar es importante aclarar que si algún obligado a entregar la información exógena tributaria del 2011 es alguien que ya viene cumpliendo con presentar por ejemplo sus declaraciones tributarias en forma virtual (pues le está aplicando alguno de los criterios de la resolución 1336 de Febrero de 2010), en ese caso no necesita ir a obtener nuevos mecanismos de firma digital pues el mismo mecanismo que se usa para presentar virtualmente las declaraciones tributarias es el mismo con el que se pueden firmar y entregar virtualmente los formatos de información exógena.
Aclarado lo anterior, los reportantes que no tengan esos mecanismos de firma digital deberán agotar los siguientes pasos para obtenerlos (ver el artículo 5 de la resolución 11428 para tipógrafos y el artículo 21 de la resolución 11429).
1. Los reportantes que sean personas jurídicas: En estos casos se deben tomar en cuenta los siguientes puntos:
a) El mecanismo de firma digital solo se le asigna al representante legal de la entidad pues el contador y el Revisor Fiscal no firman los reportes de información exógena tributaria.
b) Al RUT de la persona jurídica se le debe hacer la actualización, si nunca antes ha reportado información exógena, para que le figure en la primera página de dicho RUT la responsabilidad “14-Informante de Exógena”.
c) El representante legal debe tener su propio RUT como persona natural y en él se debe hacer figurar la responsabilidad “22-Suscribir declaraciones para terceros”. Al respecto, debe recordarse que si alguien requiere inscribirse por primera vez en el RUT o actualizarlo después de julio de 2011, en ese caso le pedirán los nuevos requisitos que se fijaron con los decretos 2645 y 2820 de 2011. Además, si el Representante legal llega a ser cambiado en la empresa antes de la entrega de los reportes pero al representante legal saliente ya le habían asignado su mecanismo de firma digital, entonces se tendrá que hacer otra vez el proceso de obtener los mecanismos de firma digital para el nuevo representante legal y que tal diligencia se debe hacer como mínimo 3 días antes de que se venza el plazo para entregar los reportes (ver artículo 3 del decreto 1791 de 2007).
d) El representante legal deberá ir presencialmente a la DIAN (o en caso contrario enviar a un apoderado abogado o a una persona cualquiera autorizada con documento firmado ante notaría; ver parágrafo 2 del artículo 20 de la Resolución 11429) donde le tramitarán también un formulario en papel 10036 a través del cual se señalará la cuenta de correo electrónico a la cual la DIAN le hará llegar el archivo del mecanismo de firma digital
e) Una vez recibido en el correo electrónico el mecanismo de firma digital, la persona tiene que hacer el proceso de “activarlo” en el portal de internet de la DIAN y para ello deberá seguir todas las instrucciones que se le indicarán en el correo (véase también la cartilla instructiva de la DIAN “Mecanismo Digital”).
f) Cuando ya tenga activado su mecanismo de firma digital y necesite entrar al portal de la DIAN a entregar los formatos de la información exógena que le correspondan a la persona jurídica (los cuales son archivos que deben quedar elaborados en estándar XML), en ese caso deben ser cuidadosos de que al iniciar la sesión en el portal de la DIAN se escoja que van a entregar los reportes “de una organización” y no se vayan a equivocar escogiendo la opción “a nombre propio” pues esta última opción es solo para cuando los reportes que se entregan son los reportes de una persona natural reportante (véase la cartilla “Presentación de información exógena por envío de archivos”).
2. Los reportantes que sean personas naturales: En estos casos se deben tomar en cuenta los siguientes puntos:
a) La persona natural deberá tener su RUT y en la primera página del mismo l le deberá figurar la responsabilidad “14-Informante de exógena”. El mecanismo solo se le asignan a la persona obligada a entregar sus reportes de información exógena y no se le asigna al Contador que pueda tener a su servicio pues los Contadores no firman los reportes de información exógena.
b) La persona natural deberá ir presencialmente a la DIAN (o en caso contrario enviar a un apoderado abogado o a una persona cualquiera autorizada con documento firmado ante notaría; ver parágrafo 2 del artículo 20 de la Resolución 11429) donde le tramitarán también un formulario en papel 10036 a través del cual se señalará la cuenta de correo electrónico a la cual la DIAN le hará llegar el archivo del mecanismo de firma digital.
c) Una vez recibido en el correo electrónico el mecanismo de firma digital, la persona tiene que hacer el proceso de “activarlo” en el portal de internet de la DIAN y para ello deberá seguir todas las instrucciones que se le indicarán en el correo (véase también la cartilla instructiva de la DIAN “Mecanismo Digital”).
d) Cuando ya tenga activado su mecanismo de firma digital y necesite entrar al portal de la DIAN a entregar sus formatos de información exógena (los cuales son archivos que deben quedar elaborados en estándar XML), en ese caso debe iniciar la sesión en el portal de la DIAN con la opción “a nombre propio” (véase la cartilla “Presentación de información exógena por envío de archivos”).
A esta altura también conviene aclarar que quienes deban entregar sus reportes de exógena año gravable 2011 en forma virtual no van a quedar por esa sola razón obligados también a seguir presentando de allí en adelante sus declaraciones tributarias en forma virtual pues para quedar obligado a presentar declaraciones en forma virtual solamente se deben tomar en cuenta los criterios de la Resolución 01336 de Febrero de 2010 entre las cuales no se indica que quien presente virtualmente información exógena vaya a quedar obligado también a declarar virtualmente.
Sin embargo, aunque no queden obligados a presentar sus declaraciones tributarias en forma virtual y si sus declaraciones tributarias no requieren la firma de un contador o un Revisor fiscal, sí podrían entonces aprovecharse de que ya contarán con mecanismos de firma digital y presentar voluntariamente sus declaraciones en forma virtual.
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