Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En las empresas que efectúan ventas a crédito es posible que los software que utilizan para la causación de dichas ventas no esté programado de tal forma que con la expedición de la factura se haga el registro de las retenciones en la fuente a título de renta, IVA e ICA que el cliente terminará practicando por ser un cliente obligado a practicar dichas retenciones.
Y si no utilizan software, entonces también es posible que las personas que hacen manualmente los registros no tengan la costumbre de hacer el registro de dichas retenciones en el momento en que expiden la factura.
En esos casos, lo que termina sucediendo es que cuando el cliente cancela la factura en los meses siguientes, es en ese momento cuando terminan registrando las retenciones a favor que les han sido practicadas por dicho cliente. Pero el cliente, en sus registros internos, sí contabilizó las retenciones por pagar a la DIAN en la fecha que tenía la factura de venta.
¿Qué inconvenientes se pueden originar por esta costumbre de que la empresa vendedora no cause en la misma fecha de expedición de sus facturas las retenciones a favor que practicarán sus clientes?
Si pensamos en el registro de las retenciones en la fuente a título de renta, para la empresa vendedora no habría traumatismos en registrar dichas retenciones a favor en el momento en que el cliente las paga siempre y cuando el pago de tales facturas se efectúe dentro del mismo año fiscal en que habían sido expedidas las facturas. Lo anterior por cuanto en su contabilidad del año le quedará el mismo valor de retenciones a favor que le serán certificadas por su respectivo cliente.
Pero cuando el pago de las facturas es realizado por el cliente en fechas que corresponden al siguiente año fiscal, en ese caso habrá inconvenientes para el vendedor en registrar en esas fechas las retenciones pues en la contabilidad del año que ya se cerró le quedará un valor de retenciones distinto al que le certificará el cliente.
Si se cuenta con el certificado del cliente, en esos casos lo correcto será llevar a la declaración de renta lo que diga dicho certificado. Pero como algunas veces sucede que no se puede conseguir el certificado del cliente y por ello se lleva a la declaración de renta lo que indica la contabilidad (ver parágrafo 1 del Artículo 381 del Estatuto Tributario), en esos casos existirá el riesgo de estar llevando o un menor valor del que en verdad se podría llevar (lo que implica pagar más impuestos) o un mayor valor del permitido pues al comienzo del año también se pudieron haber registrado en la contabilidad retenciones de clientes que eran de ventas del año anterior (nota: esto lo podría detectar la DIAN cuando revise la declaración de renta o cuando cruce la información exógena tributaria que el vendedor y el comprador pueden estar obligados a presentarle por aparte).
En el caso de las retenciones a título de IVA, si el vendedor registra las retenciones a su favor en el momento del pago que realiza el cliente, y eso sucede en cualquiera de los dos bimestres siguientes a la fecha en que había hecho la venta, en esos casos no habría problemas pues la norma del Artículo 484-1 del Estatuto Tributario permite tomar esas retenciones en cualquiera de los dos bimestres siguientes (consulta nuestro anterior editorial: “¿Cuanto tiempo tenemos para restar las retenciones de IVA?” y “¿Cómo evitar que las Declaraciones de IVA arrojen saldos a favor?”
Y en el caso de las Retenciones a título de Industria y Comercio, habrá que evaluar el efecto que tendría registrar ese tipo de retenciones a favor en el momento del pago pues en la mayoría de los municipios la declaración de Industria y Comercio se presenta por periodos anuales y allí se formaría entonces el mismo inconveniente que ya mencionamos con el caso de las Retenciones a título de renta.
Por todo lo anterior, siempre lo más conveniente será que en las ventas a crédito las empresas tengan la costumbre de registrar las retenciones a su favor en el momento en que expiden la factura y no en la fecha en que el cliente les pague.
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