Entre abril y mayo de 2012 vencen plazos para Reporte de Prácticas Empresariales a Supersociedades

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  • Publicado: 25 abril, 2012

Entre abril y mayo de 2012 vencen plazos para Reporte de Prácticas Empresariales a Supersociedades

Todas las sociedades que entre marzo y abril de 2012 estuvieron entregando el reporte del formulario empresarial con las cifras financieras del 2011 también deberán entregar este reporte con 128 preguntas sobre la administración de la sociedad. Es necesario ser muy cuidadosos con las “cascaritas jurídicas” escondidas en las preguntas.

La Cita (haz click en la imagen para ampliar)

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Según las instrucciones que impartió la Superintendencia de Sociedades en su Circular 115-00004 de noviembre 3  de 2011, otra vez se ha dispuesto que todas las sociedades (inspeccionadas, vigiladas y controladas) que durante marzo y abril de 2012  entregaron los reportes con sus Estados Financieros individuales del año 2011, también entreguen, entre el 23 de abril y el 22 de mayo de 2012, el reporte denominado “Informe de Prácticas Empresariales” el cual se elabora con la opción 31 del Software Storm User.

Las únicas que quedarían exoneradas de entregar dicho informe son las sucursales de sociedades extranjeras y las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, voluntaria o judicial.

En efecto, en el Numeral 2 de la Circular 105-0004 de noviembre de 2011 se dispuso lo siguiente:

2. DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES.

La Cita (haz click en la imagen para ampliar)

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El informe de prácticas empresariales es una herramienta que facilita al empresario familiarizarse con las adecuadas prácticas que debe adelantar para identificar y poder administrar los riesgos societarios, uno de ellos el de conflictos entre socios.

Dicho informe debe ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales vigiladas o controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

Así mismo, deben remitir el informe de prácticas empresariales las sociedades comerciales y empresas unipersonales a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les es remitido el requerimiento respectivo.

La responsabilidad del contenido y del diligenciamiento del Informe de Prácticas Empresariales (Informe No. 31 en el aplicativo Storm), y de la veracidad de la información, recae en los administradores de las sociedades requeridas, quienes tienen el conocimiento directo de la información  solicitada, teniendo en cuenta los deberes establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 y la responsabilidad establecida en los artículos 24 y 43 de la Ley 222 de 1995.

Nota: El informe 31 Prácticas Empresariales NO debe ser remitido por sucursales de sociedades extranjeras NI por sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, voluntaria o judicial.

(Los subrayados son nuestros y las mayúsculas son del texto original)

Un cuestionario extenso y que requiere asesoría

El reporte de Prácticas Empresariales es en realidad un cuestionario de unas 128 preguntas que deben responder solamente los administradores de las sociedades (Junta directiva, o Representante Legal) y que está dividido en tres secciones: 1) Carátula, 2) Anexo Jurídico y 3) Anexo Gobierno Corporativo y Responsabilidad social Empresarial.

Al respecto, en los primeros incisos de la Circular se lee:

“La información solicitada en el informe 31 sobre prácticas empresariales, nos permite un diagnóstico del estado actual de las prácticas relacionadas con el gobierno corporativo y la responsabilidad social, establecer la forma en que son gobernadas las empresas colombianas y establecer el número de empresas familiares, esto con el fin de entregar a los empresarios herramientas que les permitan aumentar su sostenibilidad mediante la cultura del desarrollo sostenible y competitivo con la adopción de prácticas de Responsabilidad Social, Buen Gobierno Corporativo y Protocolos de Familia.

En el anexo jurídico incluido en este informe, el empresario podrá adelantar un chequeo de los mínimos legales con el fin de disminuir el riesgo de incumplimiento legal y evitar, de esta forma, sanciones o multas.”

Las preguntas son las mismas que se contestaron por parte de quienes tuvieron que hacerlo en el caso de los reportes del año 2010, pues la opción 31 del Storm User no sufrió modificaciones esta vez.

Aunque al momento de diligenciar este reporte se puede utilizar la cartilla instructiva que la Supersociedades puso en su portal de Internet, en todo caso es conveniente que los administradores de las sociedades tengan cuidado de la forma en cómo se respondan las preguntas que allí se les formulan pues varias de ellas traen su “cascarita”.

Por ejemplo, en la pregunta No.22 del anexo de “Gobierno Corporativo”, se indaga lo siguiente: “¿Los Miembros de la Junta Directiva rinden cuentas de su gestión dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiran de su cargo?”. Aunque la Supersociedades obviamente no lo aclare en el texto de esa pregunta, con la respuesta a la misma se podrá evaluar si se está cumpliendo o no con lo indicado en el Artículo 45 de la Ley 222 de 1995).

Por consiguiente, lo conveniente sería que antes de responder a las preguntas de este informe, los administradores de las empresas cuenten con una correcta asesoría que les resuelva las dudas que se originen cuando estén resolviéndolo y que adicionalmente consulten también la “Guía práctica para la realización de Asambleas y Juntas de socios” publicada por la Supersociedades, pues las pautas que allí se dan sirven para conocer las respuestas correctas a varias de las preguntas que se hacen en el “Anexo Jurídico”.

También se puede consultar nuestro recopilatorio de materiales publicados hasta marzo de 2012 sobre asambleas y juntas de socios.

¿Cómo se entrega este reporte?

Todos lo deben entregar únicamente en forma virtual y sin necesidad de tener que estar mandando luego un oficio por escrito a la Supersociedades avisando que cumplieron con la entrega del reporte.

Al respecto, en el Numeral 2 y 6 de la Circular se hacen las siguiente aclaraciónes:

“Nota: El informe 31 Prácticas Empresariales NO debe ser remitido por sucursales de sociedades extranjeras NI por sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, voluntaria o judicial”

“El informe 31 prácticas empresariales NO requiere la presentación de documentos adicionales NI ser firmado digitalmente y NO requiere el envío de un oficio indicando el cumplimiento del requerimiento.”

(Las mayúsculas son de la Supersociedades)

En su Circular la Supersociedades da al respecto la siguiente instrucción (véase la parte final del numeral 5):

“Nota: El informe de prácticas empresariales se solicita a partir del mes de abril para garantizar que las sociedades hayan realizado la reunión del máximo órgano social, asamblea general de accionistas o junta de socios de acuerdo con su naturaleza jurídica. Por lo anterior, el informe 31-PRÁCTICAS EMPRESARIALES estará disponible para su diligenciamiento en el aplicativo STORM a partir del primero (1º) de marzo de 2012.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de todo lo ocurrido durante el año 2011 en un solo envío.”

Así mismo, en el inciso tercero de la circular se lee lo siguiente:

“En el anexo jurídico incluido en este informe [el de Prácticas Empresariales], el empresario podrá adelantar un chequeo de los mínimos legales con el fin de disminuir el riesgo de incumplimiento legal y evitar, de esta forma, sanciones o multas”

Si después de haber entregado el Informe de Prácticas Empresariales se piensa que es necesario hacerle una corrección; en ese caso la Circular dice lo siguiente en su Numeral 11.11.:

“11.11 En el evento de presentarse alguna modificación en el informe de prácticas empresariales, al igual que en el punto anterior, será necesario solicitar autorización para retransmitir, indicando las razones por las que se solicita la modificación y dicha comunicación debe estar suscrita por el representante legal.

Plazos y sanciones

Este reporte también se puede trabajar inicialmente por Excel (usando la opción de “Exportar” que trae el Storm User), y que una vez diligenciado y generado el archivo con extensión .Str, dicho archivo se entregará virtualmente por el portal de Internet de la Supersociedades (en la misma zona donde se entregaron los reportes de Estados Financieros) y sin que tenga que estar acompañado de documentos adicionales que se firmen digitalmente.

De acuerdo con el numeral 5 de la Circular 115-0004 de noviembre de 2010, los plazos para la entrega de este reporte son:

ÚLTIMOS DOS DÍGITOS DEL NIT

ENVÍO DE INFORMACIÓN

ÚLTIMOS DOS DÍGITOS DEL NIT

ENVÍO DE INFORMACIÓN

96-00

Lunes 23 de Abril

46-50

Martes 8 de Mayo

91-95

Martes 24 de Abril

41-45

Miércoles 9 de Mayo

86-90

Miércoles 25 de Abril

36-40

Jueves 10 de Mayo

81-85

Jueves 26 de Abril

31-35

Viernes 11 de Mayo

76-80

Viernes 27 de Abril

26-30

Lunes 14 de Mayo

71-75

Lunes 30 de Abril

21-25

Martes 15 de Mayo

66-70

Miércoles 2 de Mayo

16-20

Miércoles 16 de Mayo

61-65

Jueves 3 de Mayo

11-15

Jueves 17 de Mayo

56-60

Viernes 4 de Mayo

06-10

Viernes 18 de Mayo

51-55

Lunes 7 de Mayo

01-05

Martes 22 de Mayo

Además, en la página 4 de la Cartilla instructiva para este reporte se lee la siguiente advertencia sobre las sanciones que se originarían por la no entrega de este reporte:

“Sanciones- El incumplimiento en el envío dentro de los plazos señalados en la Circular Externa referida, dará lugar a imponer multas sucesivas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales, de conformidad con el numeral 29, artículo 2o. del Decreto 1080 de 1996,  independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada en  que se encuentre el ente
económico.”

Material relacionado:

Realizar inadecuadamente el reporte de información exógena o no presentarlo,
puede ocasionar cuantiosas sanciones hasta de 15.000 UVT ($534.105.000 por el año gravable 2020)

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