Entrega de estados financieros 2021 a Supersociedades: se fijan plazos y condiciones

A través de su Circular 100-000016 de noviembre 17 de 2021, la Supersociedades fijó los plazos y condiciones en que las sociedades vigiladas, controladas e inspeccionadas de los grupos 1, 2 y 3 le deberán hacer entrega de estados financieros básicos del año 2021.

El pasado 17 de noviembre de 2021 la Superintendencia de Sociedades expidió su  Circular 100-000016, a través de la cual se fijaron las condiciones y plazos en que las sociedades vigiladas, controladas e inspeccionadas de los grupos 1, 2 y 3 de la convergencia a Estándares Internacionales (sin importar si se encuentran en condiciones normales de operación o en procesos de liquidación voluntaria) tendrán que hacer entrega de estados financieros básicos del año 2021 y de su informe de prácticas empresariales.

Al igual que lo sucedido con los reportes del año 2020 (ver Circular 100-000015 de diciembre 10 de 2020), otra vez se dispuso que las sociedades del grupo 3 que tengan condición de vigiladas y controladas tendrán que presentar sus reportes de forma virtual a través de la nueva opción “Informe 01A – Estados Financieros de Fin de Ejercicio Grupo 3 – 70 – NIF para microempresas” del software XBRL EXPRESS.

Además, una sociedad que tenga simplemente la condición de “inspeccionada”, indistintamente del grupo de convergencia al que pertenezca, [pq]si recibe por correo urbano o electrónico la solicitud expresa de entregar su información financiera, también deberá entregar sus reportes de forma virtual[/pq] mediante la opción del software XBRL EXPRESS antes mencionada.

Entrega de estados financieros del año 2021 para sociedades en condiciones normales de operación

De acuerdo con lo establecido en la Circular 100-000016 de noviembre 17 de 2021, las sociedades comerciales que a diciembre 31 de 2021 tengan la condición de vigiladas y/o controladas ante la Supersociedades, y que pertenezcan a los grupos 1, 2 o 3 de convergencia a Estándares Internacionales, estarán obligadas a entregar los reportes mencionados en dicha circular.

Lo mismo harán aquellas sociedades que solo tengan la condición de inspeccionadas ante la Supersociedades, que pertenezcan al grupo 1, 2 o 3 de la convergencia, que no se encuentren en situaciones de liquidación voluntaria y a las cuales se les solicite mediante correo urbano o electrónico la entrega de la información.

A las sociedades obligadas a entregar la información, y que se encuentren en condiciones normales de operación (es decir, que no se estén en procesos de liquidación), se les exigirán los siguientes reportes y documentos adicionales:

a) Sociedades vigiladas y/o controladas que pertenezcan a los grupos 1, 2 o 3 de  convergencia a Estándares Internacionales

Según las mismas instrucciones para los reportes del año 2020, estas sociedades deberán utilizar el software XBRL EXPRESS. En dicho software deberán elegir entre las siguientes opciones:

• “01-10-Estados financieros-NIIF plenas-Individual”
• “01-20-Estados Financieros-NIIF plenas-Separado”
• “01-40-Estados financieros-NIIF pymes-Individual”
• “1-50-Estados Financieros-NIIF pymes-Separado”
• “01A – Estados Financieros de Fin de Ejercicio Grupo 3 – 70 – NIF para microempresas”

Con esas opciones entregarán archivos de extensión .XBRL con la información (en miles de pesos y en forma comparativa por los años 2021 y 2020) de lo que serían el estado de situación financiera, el estado de resultados y el estado de resultado integral.

Este reporte deberá entregarse entre el 5 abril y el 9 de mayo de 2022 (dependiendo de los dos últimos dígitos del NIT), acompañados de nuevo de 4 documentos adicionales en PDF (escaneados del original), los cuales deben nombrarse sin usar espacios ni caracteres especiales ni mayúsculas sostenidas.

Tales documentos, que deben entregarse a más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes después de entregar el archivo .XBRL, son:

• certificación de estados financieros firmada por el representante legal, contador y revisor riscal,
• notas a los estados financieros,
• informe de gestión de los administradores, y
• dictamen del revisor fiscal.

Tanto los archivos de extensión .XBRL como los archivos de formato PDF se deben entregar a través de la plataforma Sirfin.

Adicionalmente, y con plazo máximo hasta el 26 de mayo de 2022, deberá entregarse una copia del extracto del acta relacionada con la reunión en la cual se aprobaron los estados financieros de propósito general y el informe de gestión (algo que no aplica a las sucursales de sociedades extranjeras).

b) Sociedades simplemente inspeccionadas que pertenezcan a los grupos 1, 2 o 3

Estas sociedades deberán efectuar los mismos reportes mencionados en el literal a) anterior (utilizando también el software XBRL EXPRESS) y entregarlos en los mismos plazos.

Al igual que los reportes del año 2020, otra vez se les pide reportar todos los mismos documentos adicionales en PDF que se mencionaron en el literal anterior. Tanto los archivos de extensión .XBRL como los archivos de formato PDF se deben entregar a través de la plataforma Sirfin.

Si alguna de las sociedades reportantes (ya sea vigilada, controlada o inspeccionada) pertenece a los grupos 1 o 2 de la convergencia y actúa como controlante de un grupo de sociedades (razón por lo cual debe emitir estados financieros consolidados), deberá adicionalmente utilizar el software XBRL EXPRESS, y con las opciones “01-30-NIIF plenas-Consolidados” o “01-60-NIIF pymes-consolidados” elaborar el reporte con las cifras financieras consolidadas del grupo económico o empresarial.

Este reporte, que también deberá acompañarse de 4 documentos especiales en PDF (certificación de estados financieros consolidados, notas a los estados financieros consolidados, informe especial del artículo 29 de la Ley 229 de 1995 y dictamen de revisor fiscal), se deberá entregar a más tardar en mayo 31 de 2022 (sin importar el NIT del reportante) a través de la plataforma Sirfin (ver el numeral 2 del capítulo I de la Circular 100-000016 de noviembre de 2021).

De igual forma, si alguna entidad reportante (sea vigilada, controlada o inspeccionada, y sin importar si pertenece al grupo 1, 2 o 3 de la convergencia) se encuentra en procesos de reestructuración empresarial (Ley 550 de 1999), o de reorganización empresarial (Ley 1116 de 2006 y decretos leyes 560 de abril de 2020 y 772 de junio de 2020), la circular le recuerda (en el numeral 3 del capítulo I) que, aparte de entregar los informes con las cifras anuales de 2021 mediante las opciones del software XBRL EXPRESS antes mencionadas, también debe cumplir con los otros reportes trimestrales exigidos con las circulares 100-000004 y 100-000005 de agosto de 2016.

Entrega de estados financieros del año 2021 para sociedades en procesos de liquidación voluntaria

De acuerdo con el numeral 5 del capítulo I de la Circular 100-000015 de diciembre de 2020, las sociedades en condición de vigiladas o controladas que pertenezcan a los grupos 1, 2 o 3 de la convergencia, pero que a diciembre 31 de 2021 se encuentren en procesos de liquidación voluntaria, no elaborarán ninguno de los reportes antes mencionados y en su lugar deberán tener en cuenta las instrucciones de la Circular 100-000006 de noviembre 9 de 2018, en la cual se indica lo siguiente:

a. Si el proceso de liquidación lo iniciaron antes del 31 de diciembre de 2017, utilizarán la opción “16” del software STORM USER, generando de esa forma archivos de extensión .STR, los cuales se entregan en otra zona especial del portal de la Supersociedades habilitada para recibir dichos archivos. Además, los 2 documentos adicionales en PDF que se les solicitan (certificación de estados financieros y notas a los estados financieros) también se entregarán en otra zona especial del portal de la Supersociedades. El plazo para entregar sus informes y reportes sería a más tardar el 30 de mayo de 2022, sin importar el número del NIT.

b. Si el proceso de liquidación voluntaria lo iniciaron a partir de enero 1 de 2018, utilizarán la opción “04-10-20 Entidades que no cumplen la hipótesis de Negocio en Marcha (HNM)-inventario patrimonio liquidable” del software XBRL EXPRESS, diligenciando la información en pesos. De esa forma se generará un archivo en extensión .XBRL, el cual se debe entregar a través de la plataforma Sirfin. En esa misma plataforma también se deberán entregar los mismos 2 documentos adicionales en PDF que ya mencionamos en el punto anterior. El plazo para hacerlo será igualmente el 30 de mayo de 2022.

Consulta de información para el público en general

Al igual que con los reportes del año 2019, la nueva Circular 100-000016 de noviembre de 2021 no menciona ninguna fecha en especial a partir de la cual la Supersociedades permitiría que todos los interesados puedan consultar las cifras que entreguen los reportantes (nota: la información del 2020 solo se pudo conocer a partir de junio 10 de 2021).

Al respecto, es importante destacar que, cuando se publicaron las cifras de los estados financieros del año 2019, la Supersociedades destacó a las sociedades “más grandes” solo por causa del volumen de los ingresos brutos de sus actividades ordinarias, pero sin importar que 39 de ellas figuraban con patrimonios negativos.

Reporte de otros informes

En el numeral 1 del capítulo II de Circular 100-000015 de diciembre de 2020 se indicó que solamente las sociedades vigiladas o controladas, que pertenezcan a los grupos 1 o 2 de la convergencia y que se encuentren en condiciones normales de operación, quedarán también obligadas a entregar, entre el 7 y el 21 de junio de 2022, el informe de prácticas empresariales por el año 2022, el cual es un cuestionario que se elabora en línea mediante la opción 42 del aplicativo web STORM USER ubicado en la página de la Supersociedades.

La responsabilidad de la elaboración del informe de prácticas empresariales solo corre por cuenta de aquellos que, a la fecha de su entrega, tengan la condición de administradores de la respectiva sociedad (representante legal y juntas directivas).

De manera adicional, si durante el año la sociedad tuvo más de un corte financiero, el informe en todo caso se hará como un solo reporte por lo sucedido durante todo el año 2021.

Frente a los reportes del año 2020, otra vez se solicitaron los siguientes:

a. El reporte de programas de transparencia y ética empresarial, el cual estará a cargo de las sociedades a las que les apliquen los criterios de la Resolución 100-006261 de octubre de 2020 (sociedades vigiladas que hayan hecho operaciones con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado iguales o superiores a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes –smmlv– y que hayan obtenido ingresos o tengan activos totales iguales o superiores a 40.000 smmlv). Este reporte se hará por la opción 52 del software STORM USER y se deberá entregar entre el 31 de mayo y el 6 de junio de 2022.

b. El reporte de prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, el cual estará a cargo de las sociedades a las que les aplique el capítulo X de la Circular Básica Jurídica de noviembre de 2017 de la Supersociedades (sociedades dedicadas a algunas actividades económicas especiales como el sector inmobiliario, la explotación de minas, etc., y que obtienen ingresos brutos anuales elevados). Este reporte se hará por la opción 50 del software STORM USER y se deberá entregar entre el 23 y 27 de mayo de 2022.

Por otra parte, en el capítulo III de la circular por primera vez se solicitó el nuevo reporte “58-Oficiales de cumplimiento”, el cual se elaborará por la opción respectiva del sotware STORM USER y se entregará dentro de los 15 días hábiles siguientes al nombramiento que las entidades realicen de su respectivo oficial de cumplimiento en los términos del capítulo X de la Circular Básica Jurídica del año 2017.

Material relacionado:

• [Análisis] Supersociedades fija cuota de sostenimiento del año 2021
• [Formatos] Liquidador para calcular la contribución 2021 a la Supersociedades