Los artículos 2.2.2.40.1.1 hasta 2.2.2.40.1.13 del DUR 1074 de 2015 del Ministerio de Comercio mencionan los tipos de ESAL que están obligadas y/o exoneradas de inscribirse en las cámaras de comercio. Por tanto, aquellas que estén obligadas a contar con dicho registro también podrían inscribir en las cámaras de comercio sus libros de actas en forma electrónica.
De acuerdo con las instrucciones contenidas en los artículos 2.2.2.40.1.1. hasta 2.2.2.40.1.13 del DUR 1074 de mayo de 2015 del Ministerio de Comercio, en la actualidad existen cerca de 23 tipos de Entidades Sin Ánimo de Lucro, en adelante –ESAL–, que están obligadas a figurar inscritas en el registro mercantil de las cámaras de comercio, mientras que existen otros 19 tipos de tales entidades que están exoneradas de cumplir con dicho registro.
Entre las ESAL que sí se encuentran obligadas a figurar en el registro mercantil figuran por ejemplo: las entidades de naturaleza cooperativa; los fondos de empleados; las entidades ambientalistas; las corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas; y las asociaciones de padres de familia.
Ahora bien, y pensando en el caso de las ESAL que sí están obligadas a inscribirse en el registro mercantil, es claro que dichas entidades requerirán inscribir en las cámaras de comercio los libros que sean equivalentes a los “libros de registro de socios y de actas de asamblea y de junta de socios” que se utilizan, por ejemplo, en las sociedades comerciales (ver el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio luego de ser modificado con el artículo 175 del Decreto-Ley antitrámites 019 de enero de 2012). Por tanto, surge la pregunta: ¿pueden efectuar el registro de dichos libros en forma electrónica?
De acuerdo con lo establecido en el artículo 56 del Código de Comercio, luego de ser modificado con el artículo 173 del Decreto Ley anti–trámites 019 de enero de 2012, los libros que se deban registrar en las cámaras de comercio (es decir, solamente los libros de socios y similares, e igualmente los de actas) se podrán registrar mediante archivos electrónicos y dicha disposición puede ser aplicada tanto por las entidades con ánimo de lucro como por las entidades sin ánimo de lucro.
Por tal motivo, a través del Decreto 805 de abril 24 de 2013 (que luego fue recopilado entre los artículos 2.2.2.39.1 hasta 2.2.2.39.12 del DUR 1074 de mayo de 2015), el Gobierno Nacional reglamentó los procedimientos que se deben llevar a cabo por parte de aquellos interesados en inscribir en las cámaras de comercio los diferentes archivos electrónicos de sus libros de socios y similares y de sus libros de actas.
Dicho proceso fue luego regulado a través de las circulares 01 de enero 17 de 2014 y 04 de mayo 27 de 2014, expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Por tal motivo, desde mayo de 2014 en adelante las principales cámaras de comercio del país cuentan con el servicio que permite inscribir los mencionados libros electrónicos.
En el caso de las ESAL, y de acuerdo con información suministrada por la Cámara de Comercio de Bogotá, los libros que pueden inscribirse en formato electrónico, son:
