Establecimiento de procesos y procedimientos: tarea fundamental para el control

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  • Publicado: 15 septiembre, 2016

Establecimiento de procesos y procedimientos: tarea fundamental para el control

Cuando los emprendimientos comerciales, industriales o de servicios empiezan a crecer, es necesario el establecimiento de manuales de procesos y procedimientos que faciliten la operación empresarial y la renovación de la planta de personal. Este post incluye algunos puntos a tener en cuenta.

Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas lógicamente que se enfoca en la realización de una función específica, en tanto que el procedimiento es la agrupación de algunas de dichas actividades –que no necesariamente tienen que estar organizadas de forma lineal dentro del proceso–.

Por regla general, un procedimiento está compuesto de actividades relacionadas de forma lógica que indican los pasos que se deben seguir para realizar un ciclo de operaciones, que habitualmente es repetitivo al interior de la organización.

Por su parte, la actividad es el eslabón más bajo y se refiere a una tarea específica que puede ser ejecutada por uno o varios funcionarios.

Un ejemplo de lo mencionado hasta el momento podría ser:

  • Proceso: gestión de cartera
  • Procedimiento: cobro administrativo a clientes con cartera en mora.
  • Actividad: llamada de notificación a deudor en mora.

Levantamiento de procesos y procedimientos requiere tiempo

Es frecuente que las organizaciones en crecimiento y que evidencian la importancia del montaje de un sistema de control interno, requieran con urgencia el levantamiento de procesos y procedimientos en todas sus áreas; sin embargo, ante esta situación, el preparador de la información deberá tener claro que cuando se empieza a trabajar en la formalización de un sistema de control interno es imposible anticipar el levantamiento de la totalidad de los procesos y procedimientos de la organización y aún más, de formalizarlos y documentarlos en corto tiempo.

“El montaje del sistema de control requiere tiempo y entre más grande y especializada sea la gestión de la organización, más plazo se requerirá para hacer una buena labor”

El montaje del sistema de control requiere tiempo y entre más grande y especializada sea la gestión de la organización, más plazo se requerirá para hacer una buena labor. Los primeros días de trabajo del nuevo departamento de control interno serán testigos de un avance lento que se irá agilizando en la medida en que la entidad en sí misma vea los resultados del control, entienda los beneficios de la estandarización y se empiece a mostrar positiva ante dichos beneficios.

Por todo esto, lo que se sugiere cuando se monta un sistema de control interno, es iniciar con el levantamiento de los procesos y procedimientos que se consideren de mayor importancia para la entidad; y para su selección, la administración deberá evaluar una escala de relevancia tomando como referente qué labores pueden afectar o no de manera significativa la marcha de la organización y sus resultados; este indicador puede medirse sobre la premisa de la importancia que esa función tiene en relación directa con la satisfacción del cliente. Dichos procesos y procedimientos fundamentales son llamados ‘procesos básicos’y tienen mayor relación con el objeto misional de la entidad.

Responsables del levantamiento de datos

En la labor de levantamiento de procesos y procedimientos están inmersas cada una de las personas que desempeñan alguna labor en la organización, pues no puede obviarse que cada uno de los actores del proceso puede dar cuenta real y detallada de la labor que realiza.

En lo que a responsabilidades se refiere, la administración de la entidad deberá hacer de público conocimiento que la labor del personal de control interno cuando se está iniciando el establecimiento del sistema, está limitada a la tarea de facilitadora, pues esta área proporciona la metodología y entrenamiento respectivos para la ejecución del levantamiento de datos, teniendo para tal fin que construir ciertos formatos estándar,  los cuales podrán ser utilizados por todas las demás dependencias para el suministro de la información; dichos formatos deben ser claros y fácilmente diligenciales a fin de garantizar que desde la planta de personal hasta los niveles directivos, los colaboradores suministren información detallada de sus labores.

Ahora bien, como se indicó líneas más atrás, el amplio conocimiento de cada trabajador sobre la gestión específica que desempeña, le da la cualificación máxima para ser el responsable del levantamiento de los procesos y procedimientos relacionados con sus funciones; ellos suministrarán la información pertinente al área de control interno que tendrá labor de recolectar, organizar y diseñar el manual de la entidad. Una vez que estén claramente documentados todos los procesos y procedimientos, la gerencia de la organización deberá emitir un acto administrativo que ponga en conocimiento público los datos obtenidos garantizando que estos seguirán siendo adoptados por todos los trabajadores de la entidad.

Pasos para la decantación de información obtenida de los trabajadores

El departamento de control interno que recepciona los datos de los demás trabajadores de la entidad, deberá:

  • Entender los procesos. Para tal fin, deberá indagar sobre qué requieren los clientes y cómo cumplimos con las solicitudes del cliente, etc.
  • Seleccionar los procesos clave. Deben ser los más urgentes por su relevancia para el cumplimiento del objeto misional de la entidad.
  • Formalizar la documentación relativa a los procesos y procedimientos clave seleccionados. El departamento tendrá que decantar y reorganizar la información, así como garantizar su autorización en las esferas administrativas hasta hacerlas oficiales para los demás componentes de la empresa.

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