Estados Financieros y Libros de Contabilidad para Microempresas – José Israel Trujillo Del Castillo

Autor: José Israel Trujillo del Castillo
Tuve la oportunidad de leer y analizar el borrador del proyecto de nuevo decreto que colocó “para discusión” en la página web el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, sobre la adición del decreto 2649 de 1993 y de manifestar mi opinión sobre el mismo, además de hacer algunas recomendaciones que no fueron tenidas en consideración.

Sobre el particular manifesté que aunque veo loable la iniciativa que tuvo el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, organismo hoy adscrito a dicho Ministerio, no estoy de acuerdo en que se le sigan colgando retazos al decreto 2649 de 1993 para dejarlo como está actualmente: una colcha de retazos o una norma reciclada de acuerdo a muchos intereses particulares, como ocurrió con el decreto 4918 de 2007.

Voy a considerar en este escrito, los aspectos positivos y negativos que tiene la nueva norma que adiciona el decreto 2649:

a. El artículo 2º. de la ley 905 de 2004, define en su numeral 3, la Microempresa, considerando como parámetros tener una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores o activos totales (excluido el inmueble de vivienda para las microempresas de personas naturales) por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV); con el valor del actual salario mínimo mensual vigente ($461.500) multiplicado por 499 SMMLV – ya que no puede ser la cifra igual o mayor a 500 SMMLV – da un valor de $230.288.500.

b. Para estas empresas (microempresas para efectos legales) solamente están obligadas a presentar como estados financieros básicos, 1. El balance general y 2. El estado de resultados. En consecuencia no quedan obligadas a presentar los restantes estados enumerados en el artículo 22 del decreto 2649 de 1993: Estado de cambios en el patrimonio, Estado de cambios en la situación financiera (cuya abolición propuse) y el Estado de flujos de efectivo. No regularon nada sobre las notas a los estados financieros, las cuales nada de raro tiene que se interprete que las microempresas no estarían obligadas a elaborarlas y presentarlas, situación que nos tendrá que precisar el Consejo Técnico de la Contaduría Pública mediante una orientación profesional. Considero que los artículos 118 – Revelaciones sobre el estado de cambios en el patrimonio, 119 – Revelaciones sobre el estado de cambios en la situación financiera y 120 – Estado de flujos de efectivo, no serán de obligatorio cumplimiento para las Microempresas. A esta parte de la norma le veo dos problemas:

a. Excluyen el estado de flujos de efectivo el cual es un instrumento de primer orden para la administración y gestión empresarial de cualquier orden y tamaño,

b. Es nefasta para fines académicos y de formación profesional en Contaduría Pública ya que tendríamos que clasificar a los estudiantes en dos grupos: uno, los que irían a trabajar en pequeñas, medianas y grandes empresas; y otro, los que irían a trabajar con microempresas, para determinar a cuales se les enseñan el juego completo de estados financieros y a cuales los estados financieros para microempresas reglados en el nuevo decreto. Aunque la academia deber ser integral y debería enseñarse bajo la competencia de preparar a los estudiantes de contaduría para la preparación y presentación del juego completo de estados financieros y sus notas, no faltaran directivos académicos y docentes que piensen y actúen de manera diferente.

c. Para efecto de los estados financieros consolidados, referidos en el artículo 23 del decreto 2649 de 1993, no se reguló nada en el nuevo decreto, ante lo cual cabe el interrogante siguiente: ¿Cuándo la matriz o controlante sea una microempresa, deberán consolidar y presentar todos los cinco estados financieros del artículo 22 o solamente los dos que le exige el decreto 1878 de 2008?

d. El nuevo decreto rige a partir del 29 de mayo de 2008 (Diario Oficial No. 47.004). ¿Qué pasa con los estados financieros de las Microempresas que hasta el 31 de diciembre de 2007 presentaban los cinco estados financieros enunciados en el artículo 22 del decreto 2649, comparativos con los del 31 de diciembre de 2006 y ahora, para el 31 de diciembre de 2008, presentarán solo dos de ellos? Y ¿Qué efectos tendrá la nueva norma con la certificación y dictamen de dichos estados financieros?

e. En el parágrafo adicionado al artículo 22 del decreto 2649 se hace alusión al “artículo 1º. del presente decreto”. Dicho artículo define los principios de contabilidad generalmente aceptados. Considero que hubo un error en la redacción y se debe hacer alusión es al artículo 2º. que trata del ámbito de aplicación.

f. El estado financiero de propósito especial regulado en artículo 28 del decreto 2649 denominado Estado de inventario1, lo convierten en un estado financiero obligatorio para las microempresas. En estos términos, las microempresas deberán presentar tres (3) estados financieros de carácter obligatorio:

a. El balance general

b. El estado de resultados

c. El estado de inventario El Estado de inventario (que no es otra cosa que el mismo libro de contabilidad de Inventario y balances) considero que técnicamente no se puede considerar por sí solo un estado financiero dado que sus saldos finales se repiten en el balance general. No se repiten en el estado de resultados, pues el Inventario y balances, se elabora después del cierre de las cuentas de resultado, apareciendo solamente el resultado del período como aumento o disminución del patrimonio en el balance general. En consecuencia, gracias al nuevo decreto el Estado de inventario, es un estado financiero de básico de propósito general (por su obligatoriedad de presentación) para las microempresas y para las pequeñas, medianas y grandes empresas seguirá siendo un estado financiero de propósito especial.

g. En materia de libros de comercio (denominados impropiamente libros de contabilidad o libros oficiales), hasta antes de la vigencia del nuevo decreto (mayo 28 de 2008) eran obligatorios para todos los comerciantes (personas naturales y jurídicas) y demás personas obligadas por disposiciones especiales, registrar los siguientes libros de comercio:

a. Para comerciantes personas naturales: a) libro diario, b) libro mayor y balances y c) libro de inventarios y balances, y

b. Para comerciantes personas jurídicas: a) libro diario, b) libro mayor y balances, c) libro de inventarios y balances y d) libros de actas de junta de socios, de junta directiva, de asamblea, de registro de socios y de registro de accionistas; dependiendo de la naturaleza jurídica de la sociedad.

Para los efectos del artículo 2º. del decreto 1878 de2008 (parágrafo 1 del artículo 125 del decreto 2649 de 1993) los libros de comercio en materia de contabilidad, comprenden:

· Para comerciantes personas naturales clasificados como pequeñas, medianas y grandes empresas: a) libro diario, b) libro mayor y balances y c) libro de inventarios y balances,

· Para comerciantes personas naturales clasificados como microempresas: a) libro mensual de resumen de las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito y sus saldos. Lo considero un híbrido entre el libro diario (ahora mensual) y el libro de inventarios y balances (que queda abolido); b) libro de transacciones individuales, cuando se registren en los libros de resumen en forma global. No sé cómo sea el diseño de este libro ya que al manejar en la actualidad todas las contabilidad mediante software contable, no habría necesidad de hacerlo pues las mismas de por si se detallan individualmente; c) libros auxiliares necesarios para entender los principales.

· Para comerciantes personas jurídicas clasificadas como microempresas: a) libro diario, b) libro de registro de socios o accionistas (para determinar la propiedad del capital, sus movimientos y las restricciones sobre el mismo), c) libros de actas de junta de socios, de junta directiva, de asamblea, de registro de socios y de registro de accionistas; dependiendo de la naturaleza jurídica de la sociedad, d) libro de transacciones individuales, cuando se registren en los libros de resumen en forma global, e) libros auxiliares necesarios para entender los principales. Para el caso de las empresas unipersonales, no se requiere el libro de registro de socios o accionistas. No sé si esta exención también cobija a las sociedades comerciales unipersonales reguladas en el decreto 4463 de 2006.

h. En todos los casos, los libros diario, de registro de socios o accionistas y de de actas de junta de socios, de junta directiva, de asamblea, de registro de socios y de registro de accionistas; dependiendo de la naturaleza jurídica de la sociedad; deberán inscribirse en el registro mercantil o en el organismo que haga sus veces.

i. El numeral 5º. del parágrafo 1º. del artículo 125 del decreto 2649 de 1993 solamente sería aplicable en los remotos casos de llevar contabilidad manual, pues en un contexto de contabilidad sistematizada no es procedente.

j. Esta norma ofrece problemas de índole práctica como este: ¿Qué pasa con una empresa considerada para los fines de la ley 905 de 2004 Microempresa, y que en cualquier momento deje de cumplir una o las dos condiciones para estar encasillada como tal y deba emigrar a Pequeña o a Mediana Empresa?

k. En el parágrafo 2º. adicionado al artículo 125 del decreto 2649 de 1993 mencionan el libro de registro auxiliar de transacciones individuales (¿es acaso el mismo libro diario?), supongamos que el espíritu del legislador fue darle la tal denominación. Aparte del nombre del libro que considero un aspecto de forma, si existe uno de fondo: el reconocimiento y autenticación de dicho libro por parte del contador público y del revisor fiscal. Considero que esta disposición tiene serios vicios jurídicos y contradicciones normativas, a saber, por los cuales podría ser declarada inexequible:

a. El reconocimiento y autenticación, hasta donde conozco, son funciones adscritas a los Notarios y no sé si por aquello de que los contadores públicos estamos facultados para dar fe pública, también nos den mediante un decreto la potestad de reconocer y autenticar ciertos documentos como el libro diario.

b. La disposición sería válida si se aplicase a todos los libros de contabilidad y no a uno en particular, por aquello del carácter general que debe tener toda norma.

c. La norma en mención es contradictoria de la señalada en los artículos 37 de la ley 222 de 1995 la cual trata sobre estados financieros certificados, los cuales van suscritos por el representante legal y el contador que los prepara, y 38 de la misma ley que trata sobre estados financieros dictaminados, que son estados financieros certificados acompañados del dictamen del revisor fiscal o contador público que lo otorgue. ¿Por qué razón el representante legal de la empresa que certifica los estados financieros no certifica también con su firma el libro diario?; ¿Por qué razón el revisor fiscal quien por mandato legal no certifica los estados financieros que sirven de fuente para preparar los estados financieros, debe reconocerlos y autenticarlos con su firma?

d. Además la firma del revisor fiscal para efectos de la autenticación y reconocimiento del libro diario no tendría cabida para las microempresas obligadas a llevar este libro, primero porque las personas naturales no están obligadas a tener revisor fiscal y segundo, porque por los montos de activos exigidos para su clasificación no están obligadas a tener revisor fiscal, salvo que sean sociedades por acciones; máxime si está en curso el proyecto de ley para la creación de la sociedad por acciones simplificada para las cuales el
nombramiento de revisor fiscal quedaría como opcional.

l. Espero que este escrito sea considerado y analizado por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública y por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, a quienes les remito copia vía correo electrónico. Espero de parte de mis colegas los comentarios respetuosos y argumentados sobre este escrito para mejorarlo y para corregir nuestros posibles errores.

Atento saludo.

(*) José Israel Trujillo del Castillo
Contador Público
Especialista en Gerencia Tributaria
Especialista en Docencia para la Educación Superior
Especialista en Informática Educativa ©
Diplomado en Pedagogía Universitaria
Docente Universidades Libre e ICESI
internationalaccounting@gmail.com
Santiago de Cali, Valle del Cauca, 2008-06-08

1 Artículo 28. —Estado de inventario. El estado de inventario es aquel que debe elaborarse mediante la comprobación
en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general