¿Están los software contables provisionando correctamente el valor de los intereses a las cesantías mensuales en contabilidad?

En muchas ocasiones al hacer auditoría al valor provisionado en la contabilidad en intereses a las cesantías, no es el correcto y se debe hacer un ajuste cada mes o cuando se vaya a realizar la consolidación de las prestaciones sociales. Lo anterior sucede por varias razones que analizamos a continuación.

Consideramos que deben hacerse unas observaciones sobre el tema y son los siguientes:

Intereses a las cesantías, el Numeral 2 del Artículo 99 de la Ley 50 de 1990 establece:

2. «El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente».

El Artículo 1º. de la Ley 52 de 1975, que establece la siguiente manera de hacer el cálculo continúa aun vigente:

“1. A partir del primero de enero de 1975 todo patrono obligado a pagar cesantía a sus trabajadores conforme al Capítulo VII Título VIII, Parte 1ª, del Código Sustantivo del Trabajo y demás disposiciones concordantes, les reconocerá y pagará intereses del 12% anual sobre los saldos que en 31 de diciembre de cada año, o en las fechas de retiro del trabajador o de liquidación parcial de cesantía, tenga este a su favor por concepto de cesantía”.

2. Los intereses de que trata el inciso anterior deberán pagarse en el mes de enero del año siguiente a aquel en que se causaron; o en la fecha del retiro del trabajador o dentro del mes siguiente a la liquidación parcial de cesantía, cuando se produjere antes del 31 de diciembre del respectivo período anual, en cuantía proporcional al lapso transcurrido del año.”

De acuerdo a lo anterior, las personas encargadas de la liquidación de nómina en las empresas deben mensualmente generar un proceso con el cual automáticamente se calcula y contabiliza en las cuentas indicadas el monto de la provisión de la prestaciones sociales de los empleados (cesantías, interés a las cesantías, primas y vacaciones); en repetidas ocasiones al hacer auditoría a esas cifras, el valor provisionado por el software contable no es el correcto y se debe hacer un ajuste o en el momento de la provisión (que regularmente se hace mensual) o cuando se vaya a realizar la consolidación de las prestaciones sociales (31 de diciembre de cada año o al término del contrato).

La mayoría de las pequeñas empresas que realizan este proceso de manera automática y no cuentan en el software contable con un módulo especial para nómina; quedan expuestas a que el cálculo automático mensual de este rubro lo realice el sistema básico contable y es probable que tenga la fórmula mal parametrizada, ya que regularmente estos parámetros los realizan (ingenieros de sistemas no contadores) con base a la fórmulas establecidas, sin tener en cuenta la normatividad antes mencionada, lo que se presta para malas interpretaciones, que los lleva a cometer errores en el cálculo.

Lo anterior lo podemos entender con el siguiente ejemplo:

El Sr. Gustavo Cervera tiene un salario fijo de $2.000.000 mensuales, el valor de las cesantías mensuales a provisionar es de $166.600, que corresponden al 8,33% del valor del salario.

Se tiene claro que las formulas para realizar la provisión a las cesantías y a los intereses es:

((Salario base) X (días laborados))/ 360 = Valor Cesantías

Y el de los intereses a las cesantías:

((Valor de Cesantías) X (días laborados)(12%))/ 360 = Valor Intereses a las cesantías anuales.

Entonces, el valor de las cesantías a consignar al Sr. Gustavo en caso que trabajara todo el año (360 días) sería:

(2.000.000 X 360) / 360 = $2.000.000 = Cesantías anuales

(2.000.000 X 360 X 12%) / 360 = $240.000 = Intereses a las cesantías anuales