Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En la cadena de suministro de bienes y servicios se dan múltiples hechos económicos (transacciones y eventos) con efectos contables, que a su vez generan efectos en el equilibrio financiero de los patrimonios que respaldan a los negocios.
En esta cadena de suministro diariamente se escriben muchos registros contables de los hechos económicos que son básicamente compras, contrataciones y ventas de bienes y servicios. En la administración del efectivo, a su vez, se escriben otros registros contables con ocasión de su captación en los puntos de ventas y en las unidades prestadoras de servicios, así como en su custodia y en el transporte a los bancos, y por último en su utilización como medio de pago para los bienes y servicios adquiridos y para la cancelación de las diferentes obligaciones contraídas.
Al momento de registrar estos hechos económicos hay que cumplir, por ley, con la escritura de otros registros que tienen que ver con las obligaciones tributarias propias de esta cadena de suministro y administración de efectivo.
Anteriormente la labor de registro de estos hechos económicos, más parecido a un arte que a un oficio profesional, las adelantaba un contador escribiente-operador de computador-liquidador de nómina-preparador de declaraciones tributarias-y persona de confianza del dueño. El contador con su software contable preferido garantizaba el detalle y el resumen de información contable para cualquier propósito específico.
El objetivo de la práctica contable en muchos países era el de la pre-constitución de la contabilidad como medio de prueba en los litigios entre comerciantes, para las prácticas forenses, y las responsabilidades tributarias. Con el tiempo se insertó en el imaginario colectivo el contador responsable de la “planeación tributaria” para conseguir la minimización del impacto de la gravabilidad de los ingresos y la maximización de la deducibilidad de las partidas imputables a los ingresos.
Hoy en día, cuando las transacciones comerciales se hacen con el apoyo de la tecnología de información y comunicación a una velocidad y volúmenes tan impresionante, es imposible seguir dándole a los sistemas de contabilidad dirigidos por contadores, la responsabilidad por el registro contable a nivel de detalle y pedirles a esto la capacidad de ser la fuente de toda información empresarial.
La práctica contable (Incorporada en muchos reglamentos de la contabilidad) nos ayuda a solucionar la sobrecarga a la capacidad de los contadores para atender el registro del detalle, cuando dice que los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. En el nivel de resumen entonces se asientan en los libros tradicionales de la contabilidad, dejando que el nivel de detalle, entonces, se quede en los sistemas de registros propio de los negocios. Tanto uno como otro nivel, para ser efectivos y confiables, deben aportar mecanismos de comprobación para garantizar que los resúmenes periódicos guarden correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y con aquellos libros en que se registran en orden cronológico todas las operaciones.
Con lo expuesto hasta aquí se puede prever el divorcio de la preparación de la información contable con la gestión de preparación de información con fines de divulgación.
Consecuentemente con esta ruptura en la práctica contable, se hace necesario obviar la necesidad de permitir a los terceros interesados ir a la fuente de la información(los libros) para consumir información. Para ello tendríamos que inventar un modelo de la información contable que, resumiendo y representando en formatos adecuados, permita el entendimiento del estado de la situación y de la actividad de los negocios, así como el cambio operado en el efectivo de los entes respectivos.
Si hacemos un modelo contable llamado “Estados Financieros” para representar los efectos identificados y registrados en la contabilidad por hechos económicos generados en la cadena de suministro y la administración del efectivo, entonces podríamos observar su reconocimiento en cada elemento de la ecuación patrimonial establecida en este modelo.
Sin embargo, si quisiéramos decir que esa es la representación de la situación financiera nos abstendríamos, ya que podremos observar que faltarían unos cálculos y ajustes adicionales.
Para terminar de representar la realidad económica y reflejar la situación financiera tendríamos que ajustar el modelo “Estados Financieros” para que permita ejecutar varios procedimientos contables adicionales de acuerdo a la práctica de los negocios:
Esta situación de registros contables por operación de la cadena de suministros y de la administración del efectivo y por los respectivos ajustes al modelo se podría estar dando en un número considerable de establecimientos de negocios de una misma empresa, muchas veces alejadas geográficamente o en países diferentes con sistemas culturales, políticos y económicos de complejidad diferente.
Si a esta realidad le añadimos el hecho de que la información contable ya no es necesaria solamente para lo fiduciario o para lo forense, y ahora también se necesita la información para la toma de decisión, se puede establecer claramente que hay dos maneras de suministrar información, una a nivel de registros documentales y contables, y otra a nivel de resúmenes adecuados para la toma de decisión.
Como el suministro de información a nivel documental y de registros contables no puede ser prescrito con un formato de uso general, se debe avanzar más allá de lo tradicional hacia los conceptos tecnológicos de repositorio de datos y de inteligencia de negocios, antes de estar prescribiendo formatos para su diligenciamiento manual. Sin embargo es preciso notar que este nivel de suministro de información no es el adecuado para la toma de decisiones.
Para la toma de decisión la información debe ser adecuada a la práctica generalizada de informar sobre estados contables clasificados que se aceptan con diferentes grados de confianza. Como el gran volumen de la información contable en los libros contables no los hace adecuados ni manejables para ser utilizada para la toma de decisiones de inversión u otorgamiento de crédito, ensayemos entonces con un modelo contable llamado “Estados Financieros” que utiliza una estructura y dinámica igual a la de la ecuación contable.
¿Qué le faltaría al modelo de información contable que hemos llamado “Estados Financieros”, para ser objeto de la confianza del tomador de decisiones de inversión u otorgamiento de crédito (decisiones financieras)?
Para contestar la anterior pregunta debemos dar una mirada a la realidad de los ambientes de negocios y financieros internacionales donde han sido prescritos modelos de representación de información contable llamados Estados Financieros que reúnen todos los requisitos del modelo contable propuesto en este artículo llamado ““Estados Financieros”.
Estos modelos internacionales vienen, además, con unos desarrollos de estándares de información financiera aparejado a las necesidades de los principales mercados de capital del mundo, y son usados a nivel nacional en los países de las respectivas áreas de influencia de estos mercados de capital. Esta realidad que incluye numerosos tratamientos divergentes, ha llevado a la necesidad de plantear una llegada a un único conjunto de normas de información financiera de aceptación mundial –Convergencia–. ¡Pues hacia allá vamos!
Espere la próxima entrega.
Autor:
CP. Hernan A. Rodriguez G.
globaliconta.blogspot.com.
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Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
