Evidencias en un proceso de auditoría
De acuerdo con lo señalado en la NIA 500, dentro de la labor del auditor se tiene la responsabilidad de reunir las evidencias que sean útiles en la generación de las conclusiones que se deben presentar como resultado del procedimiento de auditoría, y establecer las herramientas para la recolección de la información.
De acuerdo con lo señalado en la NIA 500, dentro de la labor del auditor se tiene la responsabilidad de reunir las evidencias que sean útiles en la generación de las conclusiones que se deben presentar como resultado del procedimiento de auditoría, y establecer las herramientas para la recolección de la información.
En la NIA 500 se ha abordado el tema de la recolección de las evidencias en el proceso de auditoría, y la responsabilidad del auditor frente al establecimiento de los procedimientos que permitirán el acceso a la misma; en esta norma se establece la proporción de guías de lo que constituye evidencia en un procedimiento de auditoría.
¿A qué se hace referencia cuando se habla de evidencia?
De acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría es toda información utilizada por el auditor, para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión. La evidencia de auditoría incluye tanto la información contenida en los registros contables de los que se obtienen los estados financieros, como otra información. En esta otra información se puede valer de los recursos tecnológicos y de comunicación disponibles para el ejercicio de sus labores, entre ellos la toma de fotografía, vídeos, audios, que sean necesarios para la recolección de información que permita emitir opinión en cualquiera de los sentidos abordados por el auditor, en fin, toda aquella información que se constituya como soporte y sea útil para construir la opinión.
No obstante, es preciso que el auditor desarrolle atención –a través de su experticia y capacidad de discernimiento– para seleccionar la información clave que sirva de apoyo para la ejecución de su labor, teniendo en cuenta que se pueden presentar casos en los que el volumen de información desborde la capacidad del auditor y tal saturación se convierta en información inocua que distrae el objetivo del auditor. Por lo anterior, es importante la destreza en la identificación de información relevante y el conocimiento de la organización, a fin de seleccionar la evidencia que cumpla con el principio de importancia relativa.
¿Cuáles son las características de la evidencia?
La principal característica de la información constituida como evidencia es la acumulativa, siempre que esta sea verificable, cierta y pertinente.
Acumulativa: hace referencia a que la evidencia se obtiene de todas las actividades ejercidas durante el período de aplicación de la auditoria; además, puede estar conformada por procesos o resultados de procesos de auditorías anteriores, o puede estar constituida por la información generada en otras áreas, tales como procedimientos de calidad, procesos de evaluación de clientes, entre otros, útil para la emisión de los resultados del auditor.
Ejemplo: los archivos de cada cliente, en los que se contiene información histórica, de la cual se pude definir que sea pertinente para la generación de resultados del proceso de auditoría.
2. La opinión de la auditoría del período anterior, que contrasta los resultados con los nuevos hallazgos y resultados, a fin de evaluar las gestiones del control y administración de la organización.
Un tema importante de abordar, que resulta neurálgico para el auditor, es la responsabilidad de la administración con respecto a la generación de la información financiera de la organización; incluso, en lo señalado en la normatividad internacional, las NIIF determinan que la responsabilidad de la generación de información financiera es de la administración. En este punto es de considerar que la preparación física está dirigida al departamento de contabilidad, pero la responsabilidad de inspeccionar el cumplimiento físico y verificar la correspondencia con la normatividad vigente es de la administración; por tanto, la alusión de que la generación de informes es responsabilidad de la administración no se debe interpretar como la responsabilidad de la preparación física, sino de la garantía del cumplimiento de la obligación, en la validez de la responsabilidad que tiene frente a la organización y su óptimo desempeño.
En la NIA 500 se reafirma dicho postulado, en la medida en que se establece que la responsabilidad de la preparación de la información financiera es de la administración de la empresa. El auditor usa como fuente para la adquisición de evidencia y la aplicación de herramientas, los reportes contables y financieros; de modo tal que se pueda señalar al interior del informe, que se cumple con la normatividad para la preparación y revelación de la información, además de que esta es una representación de la realidad del ente económico.
La NIA 500, también hace referencia a la responsabilidad que tiene el auditor de diseñar y aplicar los procedimientos de auditoría para obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada que le permita alcanzar conclusiones razonables en las que pueda basar su opinión.
Responsabilidad del auditor ante la información generada por la empresa
En los casos en los que la evidencia sea constituida con información generada por la entidad, el auditor evaluará si, para sus fines, dicha información es suficientemente fiable, lo que implica según lo requieran las circunstancias, que el auditor ejecute labores a fin de determinar la exactitud e integridad de la información suministrada, además de efectuar un proceso de evaluación de la información para determinar si es suficientemente precisa y detallada para los fines del auditor.
Entre dichos procedimientos y labores para determinar la integridad, fiabilidad y exactitud de la información, el auditor realizará pruebas sobre algunas muestras de la información, bajo el objetivo de que con un método aleatorio se pueda constatar el cumplimiento de las características que requieren dichas evidencia, a modo tal que sean información útil en la generación de información para los resultados del proceso de auditoría.
En las situaciones en las que los resultados sean negativos, el auditor cuenta con la posibilidad de incluir en sus resultados la incongruencia de la información, de modo tal que sea una evidencia, a fin de señalar el problema de la incongruencia en la información; y en el caso en que no se tenga un conocimiento claro de las inconsistencias, pero el auditor considere bajo su criterio profesional que dicho material no es fiable para el cumplimiento de su labor, puede abstenerse del uso de la información generada y recurrir a fuentes alternas o a información que le permita entregar las conclusiones que se ajusten a la responsabilidad del ejercicio profesional desempeñado en la entidad.