Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
De acuerdo con lo establecido en el literal h del artículo 631 del Estatuto Tributario, las personas o entidades obligadas a presentar la información exógena a la DIAN, deben reportar, entre otras, la información sobre pasivos que hayan incluido en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio del año 2014.
Dentro de la información que hay que reportar a la DIAN, se debe adjuntar un informe de los pasivos que se incluyeron en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio correspondiente al año 2014. En este reporte se deben informar los datos de aquellos terceros domiciliados en Colombia y en el exterior (incluidas las direcciones solo para los ubicados en Colombia), con quienes se tengan cuentas por pagar, aceptadas fiscalmente a diciembre 31 del 2014. Al respecto, el numeral 22.6 del artículo 22 de la Resolución 228 del 2013, indica que si el total fiscal de las cuentas por pagar del reportante a diciembre 31 del 2014 es igual o superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000), deberá discriminar, en forma individualizada, a los terceros con saldos en sus cuentas por pagar iguales o superiores a $1.000.000. Pero si el saldo total fiscal de las cuentas por pagar es inferior a los $500.000.000, se reportará, en forma individualizada, a los terceros con saldos en sus cuentas por pagar iguales o superiores a $5.000.000. Es importante tener en cuenta que con la derogatoria que el artículo 198 de la Ley 1607 del 2012 hizo respecto al artículo 287 del ET, por el 2014, sí se aceptarán como pasivos fiscales los valores que las sucursales en Colombia de compañías extranjeras tengan con la casa matriz en el exterior, e igualmente los pasivos que las empresas colombianas tengan con los vinculados económicos en el exterior.
Aquellos terceros con los que se tengan saldos inferiores a $5.000.000 o a $1.000.000, según el caso, se agruparán en un único registro, dentro de cada uno de los 8 conceptos diseñados por la DIAN, con el NIT 222.222.222, razón social “cuantías menores” y “Tipo de documento 43”.
El total de los pasivos llevados al formato 1009 que se usa en este reporte deberá cruzar con el dato llevado a la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2014. Por consiguiente, y a diferencia de los reportes de pagos a terceros, en el reporte de pasivos no se pedirán pasivos que sean solo contables, pero que no pasan a la declaración de renta, como son los pasivos estimados, o los sobregiros bancarios que son solo contables pero no fiscales, etc. Los pasivos que solo son contables pero no fiscales, únicamente se reflejaran dentro de los renglones 188 a 209 del formato 1732 para quienes queden obligados a entregar este formato (ver el artículo 2 de la Resolución 263 de diciembre 29 del 2014).
Además, si el beneficiario de algún pasivo decidió hacer una operación de factoring con lo que en su contabilidad correspondía a la “cartera” o “cuenta por cobrar” (Ley 1231 del 2008), y a la entidad o persona natural informante la cuenta por pagar le sigue quedando vigente en diciembre 31 del 2014 con ese beneficiario original, en tal caso, el pasivo se reportaría con el NIT del beneficiario original a quien se adquirieron los bienes y servicios a crédito, y no con el NIT de la empresa especializada en factoring que adquirió la cartera, pues el parágrafo 3 del artículo 773 del Código de Comercio (modificado por el artículo 2 de la Ley 1231 del 2008, y reglamentado por el Decreto 3327 de septiembre del 2009) menciona:
“Parágrafo: La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio. Tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio”.
Por tanto, puede darse el caso de que a diciembre 31 del 2014 la empresa que tiene el pasivo no se dé cuenta de que su acreencia cambió de titular. Por lo anterior, la DIAN deberá aceptar en el reporte de pasivos la posible “falta de cruce” que se pueda generar con los terceros.
Respecto a los pasivos por sobregiros bancarios, es importante que el pasivo que se declarará fiscalmente y que también se llevará al formato 1009, sea en realidad un sobregiro que figure en el extracto bancario y no solo en la contabilidad –lo cual sucede, por ejemplo, por causa de los famosos “cheques girados y pendientes de cobro a diciembre 31”– pues solo así habrá cruce de información cuando el banco reporte como su “deudor” a la empresa que hace el reporte de pasivos. Si se dejase como un pasivo fiscal los sobregiros que son solo contables, no sería correcto reportar que el tercero de ese tipo de pasivos es “el banco” (pues puede ser, incluso, que en el banco el saldo sea positivo). Tampoco sería correcto decir que se reportaría con los NIT de los titulares a quienes se dieron los cheques y que están pendientes de cobro, pues estos terceros pudieron haber endosado dichos cheques a otros.
Por ello, el artículo 268 del ET indica que los saldos en bancos, aun para el obligado a llevar contabilidad, se deben denunciar por el “saldo en el último día”, entendida esta frase como el “saldo en extracto” (y no por el saldo en libros de contabilidad), pues la norma se aplica por igual, tanto al obligado a llevar contabilidad como al que no. En consecuencia, si el saldo es positivo en el extracto, este mismo saldo debe figurar en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio como un activo. Si el saldo en el extracto es negativo, este mismo saldo se denunciará como pasivo. Lo anterior aplica solamente en relación con la forma de definir el valor fiscal del saldo en la entidad bancaria. Pero si con los cheques girados, entregados y pendientes de cobro se había afectado alguna compra de un activo, o una cuenta por cobrar, o una cuenta por pagar, o un costo o gasto, esa parte de la operación contable sí queda intacta.
El concepto “2208-pasivos respaldados en documentos de fecha cierta”, lo usarían solo los reportantes, personas naturales no obligados a llevar contabilidad, si los pasivos que incluyen en la declaración de renta 2014 están soportados de esa forma. Para ello, conviene citar lo que establecen actualmente los artículos 767, 770 y 771 del ET:
“Artículo 767. Fecha cierta de los documentos privados. Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación”.
“Artículo 770. Prueba de pasivos. Los contribuyentes que no estén obligados a llevar libros de contabilidad, solo podrán solicitar pasivos que estén debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los demás casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad”.
“Artículo 771. Prueba supletoria de los pasivos. El incumplimiento de lo dispuesto en el artículo anterior, acarreará el desconocimiento de los pasivos, a menos que se pruebe que las cantidades respectivas y sus rendimientos, fueron oportunamente declarados por el beneficiario”.
De otra parte, se debe aclarar que existen cuatro pasivos especiales a diciembre 31 del 2014, que no necesitan ser depurados para definir quién es su beneficiario:
Les corresponde a las siguientes personas o entidades:
Si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2014 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, o actuó como mandante en contratos de mandato, o participó en consorcios y uniones temporales, en tales casos no deben reportar los pasivos a diciembre 31 del 2014 que figurarían en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio del 2014, pero que fueron originados en las operaciones hechas en dichos contratos de exploración, o a través de los contratos de mandato, o por la participación en los consorcios y uniones temporales, pues tales pasivos serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario de los contratos de mandato, o por el consorcio o unión temporal en el que participaron (ver parágrafo 1 del numeral 22.8, parágrafo 2 del numeral 22.9 y parágrafo 1 del numeral 22.10, todos ellos del artículo 22 de la Resolución 228 del 2013). Es decir, las personas jurídicas y naturales solo entrarán a reportar por su propia cuenta los demás pasivos fiscales que no se hayan originado por su participación en dichos negocios jurídicos especiales.
Se debe tener en cuenta que todo mandatario, en el desarrollo de contratos de mandato (como son, por ejemplo, las agencias aduaneras o todas las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces) y sin importar los ingresos brutos a diciembre del año 2012 ni del mandante ni del mandatario, reportará en forma especial los saldos de pasivos que les hayan quedado a diciembre 31 del 2014, pero por causa de cubrir los costos y gastos de sus mandantes. Igualmente lo harán el “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos y el “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos deben reportar los pasivos especiales a diciembre 31 del 2014 que se generaron al manejar los recursos de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el numeral 22.6 del artículo 22 de la Resolución 228 del 2013, pero usando los formatos especiales que se les indican en los numerales 22.8 a 22.10 del artículo 22 de la Resolución 228 (formatos 1027, 1052 y 1588). Por tanto, si a dichos intermediarios les corresponde elaborar el formato 1009, allí reportarían solo las cuentas por pagar que se originaron en sus operaciones propias.
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