Factura electrónica: componentes y entrega en el portal de la DIAN

La DIAN solo hará verificaciones a las facturas que fueron emitidas a clientes nacionales. La entidad también revisará las notas débito y crédito. Entre las verificaciones que hará la DIAN figuran 7 que explicamos a continuación.

A través de la Resolución 0019 del 24 de febrero del 2016, la DIAN comenzó a dar cumplimiento a las tareas que se le habían asignado en el artículo 19 del Decreto 2242 de noviembre 24 del 2015, norma con la cual se fijaron las nuevas condiciones que regirán en el proceso de expedición y aceptación de la factura electrónica.

La DIAN definió 10 elementos que compondrán el sistema técnico de control para la factura electrónica, el cual comprende los elementos técnicos, las condiciones y los procedimientos establecidos en el Decreto 2242 del 2015, necesarios para la interoperabilidad, masificación y control fiscal de la factura electrónica.

1. Habilitación de los facturadores electrónicos.
2. Autorización de los proveedores tecnológicos.
3. Registro en el catálogo de participantes.
4. Formato estándar XML de la factura electrónica y las notas débito y crédito.
5. Numeración autorizada y vigente.
6. Código único de factura electrónica y clave de contenido técnico de control.
7. Firma de la factura electrónica como elemento para garantizar autenticidad e integridad, acorde con la política de firma adoptada por la DIAN en la resolución.
8. Entrega del ejemplar de la factura electrónica y las notas débito y crédito a la DIAN.
9. Formatos alternativos de acuse de recibo.
10. Rechazo de la factura electrónica por parte del adquirente, cuando sea el caso.

Entrega de facturas electrónicas en el portal de la DIAN

Para reglamentar la norma contenida en el artículo 7 del Decreto 2242 del 2015, relacionado con la tarea que tienen los contribuyentes habilitados como facturadores electrónicos de estar entregando en la DIAN una copia de cada factura electrónica, al igual que de sus posibles notas débito o crédito, el artículo 8 de la Resolución 0019 define los tipos de verificaciones especiales que la DIAN realizará a cada una de las facturas.

La DIAN solo hará verificaciones a las facturas que fueron emitidas a clientes nacionales. La entidad también revisará las notas débito y crédito. Entre las verificaciones que hará la DIAN figuran:

1. Que el obligado a facturar y el adquirente, cuando haya lugar a ello, se encuentren en el RUT en estado activo.
2. Que el obligado a facturar electrónicamente y su proveedor tecnológico, y los adquirentes que deciden recibir la factura en formato electrónico de generación, se encuentren registrados en el catálogo de participantes en los términos establecidos en el Decreto 2242 del 2015.
3. Que la numeración de la factura se encuentra dentro del rango autorizado por la DIAN y está vigente.
4. Que el número de factura no fue utilizado previamente.
5. Que la entrega del ejemplar de la factura electrónica se haya realizado dentro de los términos establecidos en la presente resolución.
6. Que el código único de factura electrónica sea válido.
7. Que el software asociado se encuentre registrado y activo (2.1.8). Validez de la firma de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.

Si la DIAN efectúa todas estas verificaciones, los adquirentes de los bienes y servicios podrán consultar en el portal de la entidad si las facturas que los facturadores electrónicos les emitieron en forma impresa o digital son válidas y les sirven para soportar fiscalmente sus costos y/o gastos.

Si quiere ampliar esta información, lea nuestro análisis Factura electrónica: DIAN reglamentó procesos técnicos para su expedición y aceptación.