Factura electrónica: conceptos técnicos básicos a tener en cuenta para su implementación

Para la implementación de la factura electrónica debe tenerse claridad sobre algunos conceptos técnicos indispensables en su comprensión. A continuación abordaremos algunos de ellos, los cuales conviene identificar y diferenciar al momento de cumplir con esta obligación.

Como una medida de control y seguimiento a las empresas en Colombia, el Gobierno nacional ha establecido al sistema de facturación electrónica con validación previa como de obligatorio cumplimiento para todos aquellos sujetos llamados a expedir factura. Dicho sistema consiste en una herramienta computacional y/o solución informática mediante la cual se soportan transacciones de venta de bienes o servicios, dando cumplimiento a ciertas condiciones que facilitan la inspección de la información por parte de la Dian.

Sin embargo, para la implementación de este sistema de facturación se hace necesario el dominio de ciertos conceptos, indispensables para su comprensión, los cuales abordamos a continuación:

• Acceso al software: es un control realizado por parte de la Dian para solicitar a los sujetos obligados a expedir factura o documento equivalente, o a los proveedores tecnológicos, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuentes, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, licencias, proveedores, identificación de fabricantes… y en general toda la información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de los sistemas de facturación.
• Catálogo de participantes: es la información sobre los sujetos que participan en el ciclo de generación, trasmisión, validación, expedición, recepción, procedimiento y demás trámites relacionados con la facturación electrónica. A este catálogo se accede a través de la página web de la Dian.

• Código de respuesta rápida (Código QR): es un código de barras bidimensional cuadrado, que permite almacenar información en una matriz de puntos.

• Código único de factura electrónica –Cufe–: corresponde a uno de los requisitos de la factura de venta. Está constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca cada factura electrónica de venta, y queda incluido en los demás documentos electrónicos que se deriven de la misma.

• Código único de documentos electrónicos –Cude–: corresponde a uno de los requisitos de las notas débito, crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta. Se encuentra constituido por un valor alfanumérico que permite identificar tal documento.

• Documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica: se trata de los documentos electrónicos, distintos a las notas débito y crédito, asociados a una factura electrónica mediante el código Cufe, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Dian.

• XML: es el lenguaje en el que se encuentran escritas las facturas electrónicas.

Por otra parte, resulta importante precisar la diferencia entre firma electrónica y firma digital, puesto que esta última deberá ser usada por el facturador electrónico en los procesos de emisión de las respectivas facturas, para lo cual tenemos que:

• Firma electrónica: es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, en donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido. Esta firma es la empleada para marcar declaraciones tributarias (ver nuestro editorial Firma electrónica de la Dian también se podrá obtener de forma virtual y no solo presencial).

• Firma digital: en un mecanismo criptográfico que le permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente identificar a la entidad originadora de dicho mensaje y confirmar que el mismo no ha sido alterado desde que fue firmado por el originador.

El certificado de firma digital se crea mediante un documento electrónico que contiene los datos que acreditan la identidad del titular, posee un período de vigencia y a su vez es emitido y firmado por la entidad certificadora. Dicha firma incorpora confidencialidad, lo que permite que la información solo sea conocida por el emisor y receptores autorizados.

Por lo tanto, es claro que las firmas digitales que deben usarse en los procesos de emisión de las facturas electrónicas, son aquellas que se encuentran respaldadas por un certificado vigente y en consecuencia no se puede utilizar la misma firma electrónica usada en las declaraciones tributarias y los reportes de información exógena (ver nuestro editorial Firma de factura electrónica es diferente a la usada para presentar declaraciones tributarias).

Adicionalmente, cabe señalar que, en la actualidad solo seis entidades se encuentran autorizadas por la Organismo Nacional de Acreditación en Colombia  –ONAC– para emitir certificados de firma digital de acuerdo con las especificaciones de la Ley 527 de 1999, entre las cuales se encuentran:

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