Factura electrónica: cronología de una realidad a punto de darse

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  • Publicado: 5 agosto, 2016

Factura electrónica: cronología de una realidad a punto de darse

Paso a paso explicamos el proceso por el cual se ha pasado para que la facturación electrónica sea una realidad en Colombia. Se busca para el 2018 la masificación de esta herramienta, por lo que el 2017 se podría considerar como un período de transición en el que se irán incorporando progresivamente las empresas a la nueva normativa.

En 1996 se realizaron los primeros pilotos exploratorios alrededor del tema de la factura electrónica en Colombia. En el 2007 hubo un intento fallido. Hoy, 60 empresas ya participaron realizando pruebas y las condiciones están dadas para su implementación.

Masificación de la factura electrónica

Con el Decreto 2242 del 2015 se establece la obligación futura de adaptación a la factura electrónica para ciertas personas, tanto naturales como jurídicas, que serán seleccionadas de forma gradual por la DIAN. Para esta selección, la entidad atenderá criterios como: el volumen de operaciones, ingresos, patrimonio, importancia en el recaudo, nivel de riesgo, cumplimiento de obligaciones tributarias, solicitantes de devoluciones, zonas urbanas y/o rurales.

Este decreto establece características como:

  • Se determina un lenguaje estándar para los documentos emitidos por las empresas colombianas. Las facturas electrónicas deberán emplear el formato XML, que será definido por la DIAN en los próximos meses.
  • Las facturas electrónicas deberán llevar incorporada la firma electrónica o digital de los sujetos que tengan obligación de facturar electrónicamente, sujetos autorizados en la empresa que emite la factura o un operador tecnológico autorizado.
  • La DIAN dispondrá a las empresas obligadas y a aquellas que soliciten la facturación electrónica de un ambiente de prueba para la adaptación de los requisitos establecidos en la normativa. De esta manera, será necesaria la autorización de la DIAN para facturar electrónicamente.
  • Se establecerá un catálogo de participantes de la factura electrónica con todos los obligados a emitirla, los que opten por recibirla electrónicamente y todos los proveedores autorizados por la DIAN.
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  • La DIAN facilitará a las pymes antes del 2017 servicios gratuitos para su adaptación a la facturación electrónica.

Sistema técnico de control

Para la reglamentación de la factura electrónica, el 24 de febrero del 2016 se publicó la Resolución 000019 que establece un sistema técnico de control acorde con el Decreto 2242, y donde se señalan los procedimientos y requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y se disponen otros aspectos en relación con la factura electrónica.

El sistema técnico de control está formado por:

  • El formato estándar XML de la factura electrónica y las notas débito y crédito.
  • La habilitación de los facturadores electrónicos.
  • El sistema de numeración consecutivo autorizado por la DIAN para garantizar la unicidad de la factura.
  • El formato del código único de factura electrónica, que se obtendrá a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada electrónicamente por la DIAN, y el formato de la clave de contenido técnico de control que será generada por la DIAN.
  • El formato de firma electrónica que los documentos generados deben incluir para garantizar la autenticidad e integridad de los mismos.
  • La autorización de los proveedores tecnológicos por parte de la DIAN y las condiciones para obtenerla.
  • La entrega del ejemplar de la factura electrónica y las notas débito y crédito a la DIAN.
  • El formato opcional de rechazo de la factura electrónica por parte del adquirente, cuando sea del caso.
  • Los formatos alternativos de acuse de recibo.
  • El registro en el catálogo de participantes.

Así funcionará el sistema de facturación electrónica

  • El emisor deberá enviar una copia de la facturación electrónica a la DIAN en un plazo de 48 horas desde la emisión del documento.
  • Una vez recibida la factura electrónica, la DIAN informará de la recepción al emisor del documento a través de un mensaje automático transmitido desde el Servicio Informático de Factura Electrónica de la DIAN.
  • El emisor debe poner a disposición del adquirente la factura emitida, ya sea de forma electrónica o en papel.
  • El adquirente que reciba la factura electrónica deberá hacer llegar al obligado a facturar electrónicamente el correspondiente acuse de recibo de la misma.
  • Tanto el emisor de la factura electrónica como el adquirente tienen obligación de conservar la factura.

Plan piloto de la DIAN

La entidad ya inició el plan piloto del nuevo modelo de facturación electrónica en el que participan 60 empresas voluntarias de diversos sectores de la economía colombiana y distintas ciudades del país. Con este plan, que durará 6 meses, se pretende probar las condiciones técnicas y funcionales de interoperabilidad entre las soluciones tecnológicas de facturación electrónica y el sistema técnico de control. La entidad estableció 4 etapas:

  • Liberación del ambiente de pruebas: del 15 de mayo al 24 de mayo del 2016.
  • Pruebas de habilitación: del 18 de junio al 18 de julio del 2016.
  • Inicio de la transmisión en producción: del 26 de agosto al 18 de octubre del 2016.
  • Inicio de la transmisión oficial: el 18 de octubre del 2016.

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