Actualizado: 30 abril, 2019 (hace 5 años)
Por medio del proyecto de resolución del 22 de abril de 2019, la Dian pretende señalar los requisitos a cumplir al expedir la factura electrónica con validación previa, así como también las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos imperativos para su implementación.
Como ya lo mencionamos en un editorial anterior, por medio de la Resolución 000020, publicada el 26 de marzo de 2019, la Dian señaló nuevos sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa, y a su vez dio a conocer el calendario con las fases y fechas en las cuales debe iniciarse la implementación de este sistema de facturación.
Ahora bien, a través del proyecto de resolución publicado en su portal web el 22 de abril de 2019, la administración tributaria busca establecer los requisitos que debe cumplir dicha facturación para su expedición, así como también las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos necesarios para su puesta en práctica.
A continuación, abordamos los aspectos más relevantes del proyecto. Este último, de ser oficializado como norma, deberá tener en cuenta tales aspectos al momento de la implementación del sistema de facturación electrónica.
Requisitos para el funcionamiento de la facturación electrónica
De acuerdo con el proyecto de resolución, para su expedición la factura electrónica debería cumplir con la totalidad de los siguientes requisitos:
- Estar expresamente denominada como factura electrónica de venta.
- Contener apellido y nombre, o razón social, y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
- Contener apellido y nombre, o razón social, y NIT del adquiriente de los bienes o servicios. En caso de que se trate de una persona natural, y de que esta no se encuentre inscrita en el RUT; se deberá incluir el tipo y número de documento de identidad.
- Llevar numeración consecutiva autorizada por la Dian.
- Contener fecha y hora de generación y validación.
- Constar la cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados, para lo cual se deberán utilizar los códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
- Contener el valor total de la operación.
- Constar la forma de pago, indicando si es de contado o a crédito, así como también el plazo para efectuarlo.
- Clarificar el medio de pago, indicando si es con tarjeta de crédito o débito, efectivo, transferencia electrónica u otro mecanismo.
- Indicar la calidad del retenedor del IVA.
- Discriminar el impuesto nacional al consumo –INC– e IVA y sus respectivas tarifas.
- Incluir la firma del facturador electrónico, de acuerdo con la política de firma establecida por la Dian al momento de la generación.
- Incluir el documento electrónico de validación firmado por la Dian, de acuerdo con la política de firma que se establezca al momento de la validación.
- Incluir el código único de factura electrónica –Cufe– que establezca la Dian.
- En el caso de operaciones de intermediación a cargo de agencias de viajes se deberá incorporar en la factura electrónica que se expida a las empresas transportadoras el tiempo durante el cual se realizaron las operaciones, el valor individual y total de estas y el monto de las comisiones causadas junto con el IVA correspondiente al servicio de intermediación.
“Para la expedición de la factura electrónica, los facturadores surtirán el procedimiento de habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa de la Dian”
Por otra parte, cabe resaltar que en caso de que la factura de venta corresponda a servicios públicos domiciliarios, para la procedencia de costos, deducciones y descuentos del IVA no sería necesario que figurara el nombre del propietario, arrendatario o de quien solicite el costo, gasto o impuesto descontable; solo sería necesario que se acredite la calidad del propietario o arrendatario que tenga la responsabilidad del pago de los servicios públicos. Los anteriores costos, deducciones o impuestos descontables no podrían ser solicitados por el tercero que figura en la respectiva factura.
Proceso de habilitación de la factura electrónica
Para la expedición de la factura electrónica, los facturadores surtirán el procedimiento de habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa de la Dian,
proceso que tendría que ser realizado con anterioridad al inicio de la obligación formal de expedir la factura electrónica, cumpliendo las siguientes condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos:
- Inscribirse en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, ingresando los datos como facturador y adquiriente electrónico, con lo cual quedaría incluido en el catálogo de participantes.
- Informar en el servicio informático de validación previa los medios a través de los cuales cumpliría la obligación de facturar electrónicamente, informando para ello el software de facturación que corresponda a un desarrollo informático propio o adquirido, o el software de servicios gratuito suministrado por la Dian para la generación, validación y transmisión de la factura electrónica, o el software correspondiente al servicio de facturación a través de un proveedor electrónico.
Estos software deberán incluir las funcionalidades que permitirían la elaboración de las notas débito y crédito y demás documentos electrónicos propios de la factura.
- Una vez definido el medio de facturación, se registraría en el servicio informático la información del software seleccionado (de los anteriormente mencionados), para lo cual se indicarían los nombres y apellidos, o razón social y NIT, del fabricante, y el pin de seguridad del software. Seguidamente se daría inicio a las pruebas mediante las cuales se demostraría que el software cumple con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, validación y expedición de la factura electrónica. Por último se evaluaría el resultado de las pruebas, para así obtener la aprobación del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica.
- En caso de que se trate de un software adquirido a través de un proveedor tecnológico, se debería verificar en el catálogo de participantes que el proveedor prestador del servicio se encuentre previamente autorizado por la Dian; así mismo se actualizaría el catálogo de participantes, indicando el proveedor tecnológico que prestaría los servicios relacionados con la factura electrónica. Además, se asociaría en el servicio informático el software que se utilizaría para la facturación.
“la Dian generaría electrónicamente una clave de contenido de control para uso del facturador o de su proveedor tecnológico, con la cual obtendría el código Cufe de la factura electrónica”
En caso de que el facturador electrónico utilice prefijos asociados a rangos de numeración en su factura, estos deberían ser asignados a sus proveedores tecnológicos en el servicio informático.
- Solicitar la autorización de numeración para las facturas electrónicas, de conformidad con la Resolución 000055 del 14 de julio de 2016 (modificada por la Resolución 000013 del 15 de febrero de 2019). Una vez esta numeración sea autorizada, la Dian generaría electrónicamente una clave de contenido de control para uso del facturador o de su proveedor tecnológico, con la cual obtendría el código Cufe de la factura electrónica.
- Indicar en el servicio informático la fecha en la que iniciaría la expedición de la factura electrónica. Posteriormente, el RUT se actualizaría de oficio por parte de la Dian con la responsabilidad 37 – Factura electrónica de venta con validación previa.
Una vez se haya surtido el proceso de habilitación anteriormente señalado, el facturador electrónico deberá cumplir con la obligación asociada, atendiendo las disposiciones y plazos indicados en la Resolución 000020 de 2019.
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