Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
De acuerdo con 4 doctrinas que la DIAN expidió entre julio del 2015 y agosto del 2016, los dueños de máquinas dispensadoras, si no están exonerados de expedir factura o documento equivalente, tendrán que utilizar los propios mecanismos con que estén dotadas las máquinas para expedirlos. Pero si la máquina no está dotada con mecanismos para dicho propósito, entonces deberán elaborar el documento a que se refiere el artículo 1 del Decreto 1514 de 1998.
Entre julio 24 del 2015 y agosto 24 del 2016 la DIAN expidió 4 conceptos (021723 de julio 24 del 2015, 036311 de diciembre 23 del 2015, 12572 de mayo 20 del 2016 y 22768 de agosto 24 del 2016) para aclarar si existe o no la obligación de expedir “factura de venta” o “documento equivalente a factura” por parte de los propietarios de máquinas dispensadoras (también conocidas como “máquinas vending”), a través de las cuales se venden de forma automática diferentes tipos de mercancías (comestibles y no comestibles). Además, en caso de estar obligados a facturar, las doctrinas han buscado aclarar qué tipo de documento es el que deberían expedir.
Al respecto, a través del Concepto 21723 de julio del 2015 dicha entidad aclaró que de acuerdo con el artículo 615 del ET todos los comerciantes estarían en la obligación de expedir factura de venta y/o documento equivalente y que solamente en los casos establecidos en el artículo 616-2 del ET (como por ejemplo los responsables del IVA en el régimen simplificado) y el artículo 2 del Decreto 1001 de 1997 se hicieron exoneraciones a la obligación de expedir factura o documento equivalente. Por tal razón, si el dueño de las mercancías que son vendidas a través de las máquinas dispensadoras no se encuentra exonerado de la obligación de facturar, tendría entonces que cumplir con dicha obligación sin importar el tipo de mercancía que esté vendiendo ni el monto final por el cual sea vendida cada unidad.
Posteriormente, a través del Concepto 036311 de diciembre del 2015, la DIAN mencionó que si las máquinas expendedoras cuentan con algún mecanismo tecnológico que les permita imprimir y entregar algún comprobante de pago, en ese caso se entendería que dicho comprobante debe reunir por lo menos las características del artículo 6 del Decreto 1165 de 1996 (tiquete de máquina registradora) y con ello se entendería cumplida la obligación de expedir un documento equivalente a factura.
Sin embargo, cuando la máquina utilizada no tenga dispositivos que le permitan imprimir y entregar ningún documento como comprobante de la compra, en ese caso el dueño de las mercancías tendría que soportar sus ventas elaborando el documento especial mencionado en el artículo 1 del Decreto 1514 de 1998, el cual se utiliza para soportar las ventas masivas y ambulantes de mercancías. Al respecto, en la parte final de su doctrina la DIAN mencionó:
“En consecuencia se concluye que tratándose de sujetos obligados a facturar que realicen ventas a través de máquinas expendedoras (vending) y bajo los supuestos analizados, por corresponder en la práctica a ventas masivas y ambulantes, es factible admitir como soporte de las ventas efectuadas el documento sustitutivo previsto en el artículo 1 del Decreto 1514 de 1998. En todo caso los registros, movimientos y soportes de salida, cargue y descargue de los inventarios de los productos que se reemplazan en dichas máquinas, y que se efectúan desde la sede principal del negocio o empresa, que utiliza este medio o vehículo comercial para la venta o comercialización masiva de los mismos, deberán probarse con los documentos internos y/o externos a que haya lugar, cuando la autoridad tributaria así lo requiera”.
Posteriormente la DIAN, a través del Concepto 12572 de mayo 20 del 2016, buscando dar una mayor precisión a lo indicado en su anterior Concepto 36311 de diciembre del 2015, indicó que aunque algunas máquinas dispensadoras no traen en su equipo original algún sistema que les permita imprimir y entregar factura de venta, el dueño de la máquina podría intentar adquirir ese sistema por separado y en tal caso asegurarse de que la factura se expida con los “requisitos del artículo 615 del ET”. En su doctrina la DIAN plantea:
“Así las cosas, es posible implementar un mecanismo a fin de expedir factura en ciertos casos de ventas realizadas a través de máquinas vending, lo que permite precisar frente a este escenario que cuando se opte por expedir factura esta debe cumplir con todos los requisitos del artículo 615 del Estatuto Tributario y demás normas concordantes”.
Al respecto, podemos destacar que cuando la DIAN hizo referencia a que la “factura de venta” debía cumplir con “los requisitos del artículo 615 del ET”, dicha entidad incurrió en un simple error mecanográfico, pues los requisitos de tal documento no se encuentran en el artículo 615 sino en el 617 del ET.
De otra parte, una de las frases utilizadas en el texto antes citado (a saber, “cuando se opte por expedir factura”) fue interpretada por algunos contribuyentes como un mensaje en el cual la DIAN les estaría diciendo que al final la tarea de expedir factura o documento equivalente en las ventas realizadas con las máquinas dispensadoras sería algo “opcional” y no obligatorio. Sin embargo, para disipar dicha confusión la DIAN expidió el Concepto 22768 de agosto 24 del 2016; en este deja claro:
a. De acuerdo con lo indicado en el artículo 615 del ET, y si no hay norma expresa que los exonere de la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, los dueños de las máquinas dispensadoras (en especial los del régimen común) deben preocuparse por expedir ya sea una “factura de venta” (con los requisitos del artículo 617 del ET) o un “documento equivalente a factura de venta” (que podría ser el tiquete de máquina registradora que menciona el artículo 6 del Decreto 1165 de 1996).
b. Si la máquina dispensadora está dotada con algún mecanismo para expedir factura de venta o documento equivalente, en ese caso se deberán expedir con todos los requisitos de ley.
c. Si la máquina dispensadora no está dotada con algún mecanismo para expedir factura de venta o documento equivalente, en ese caso el obligado a facturar que esté vendiendo los bienes a través de dichas máquinas tendrá que elaborar el documento equivalente especial a que se refiere el artículo 1 del Decreto 1514 de 1998. Al respecto, valdría la pena destacar que el documento mencionado en dicho decreto solo es válido para los casos de ventas de bienes en forma masiva y ambulante. Por tanto, se podría entender que en los casos en que se utilicen máquinas vending para cobrar por la prestación de algún servicio (por ejemplo de parqueaderos o de preparación de bebidas), sería necesario que el obligado a facturar cuente con un sistema que le permita expedir aunque sea el respectivo tiquete de máquina registradora.
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