Facturación electrónica en contratos de mandato es responsabilidad del mandatario

Si un contribuyente queda obligado a facturar electrónicamente o lo hace de forma voluntaria, pero actúa mediante mandatario, será este último el que expedirá la factura electrónica, no solo por las operaciones que realice por cuenta de su mandante, sino también por las propias.

Las normas de los artículos 1262 a 1286 del Código de Comercio regulan los contratos de mandato, figura a través de la cual una persona natural o jurídica que realiza actos de comercio adquiere la calidad de mandante y nombra a otra persona natural o jurídica como su mandataria para que sea esta última la que realice los actos de comercio en representación de su respectivo mandante. En todo caso, el mandante puede nombrar a su mandatario para que lo represente solo en algunas de sus operaciones, pues el mandante puede al mismo tiempo seguir realizando otras operaciones por su propia cuenta, es decir, de forma directa y sin la participación de su mandatario.

Ahora bien, cuando se ha configurado un contrato de mandato, las normas tributarias establecen que la facturación de las operaciones relacionadas con el contrato de mandato siempre será realizada por el mandatario, es decir, será el mandatario (con su propio NIT y con su propia facturación) el que se encargará de facturar a terceros los ingresos que en realidad le pertenecen a su mandante (ver el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 recopilado en el artículo 1.6.1.4.3 del DUT 1625 de 2016).

En vista de lo anterior, si un contribuyente (persona natural o jurídica) es señalado por la Dian mediante resolución como obligado a facturar electrónicamente, o si decide hacerlo voluntariamente, pero ya tiene nombrado a un mandatario a quien le ha encargado facturar todas o una parte de sus operaciones, se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 11 del Decreto 2242 de noviembre de 2015 el cual quedó recopilado en el artículo 1.6.1.4.1.11 del DUT 1625 de octubre de 2016. A saber:

“Artículo 1.6.1.4.1.11. Factura electrónica en los contratos de mandato, consorcio y uniones temporales.

1. En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas en todos los casos por el mandatario. En consecuencia:

Si el mandante es elegido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para facturar electrónicamente o lo es en forma voluntaria, el mandatario deberá facturar en forma electrónica. Para tal efecto, este deberá surtir el procedimiento de habilitación respectivo y cumplir las disposiciones de la presente Sección.

Las facturas electrónicas deberán permitir diferenciar las operaciones relacionadas con el mandante de las del mandatario.

Si el mandante seleccionado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o voluntario para expedir factura electrónica, por su parte, factura además operaciones en forma directa, también deberá adelantar el respectivo procedimiento de habilitación y cumplir las disposiciones de la presente Sección.

Cuando el mandatario sea el sujeto elegido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para facturar electrónicamente o este decida hacerlo voluntariamente, debe facturar en forma electrónica. Los mandantes por los cuales actúa, si facturan además operaciones por su cuenta, lo harán en forma electrónica si son obligados de acuerdo con el ámbito de esta Sección, o por las demás formas de facturación vigentes, si fuereese el caso.”

A partir de lo anterior, se pueden establecer los siguientes comentarios:

1. Si el mandante que quedó obligado a facturar electrónicamente, o que lo hará voluntariamente, tiene nombrado a un mandatario a quien le ha encargado la facturación de la totalidad de sus operaciones, se entendería que dicho mandante solo debe actualizar su RUT para hacer figurar la responsabilidad “37-Obligado a facturar electrónicamente”, pero no tendría que realizar en el portal de la Dian el proceso mencionado en la Resolución 000019 de febrero de 2016 relacionado con la obtención de la habilitación como facturador electrónico (el cual implica diligenciar información en una zona especial del portal de la Dian, y hacer pruebas especiales con el software propio o de terceros que se piensa utilizar para facturar electrónicamente), pues dicha tarea solo la realizará su mandatario, el cual también deberá en primera instancia actualizar su respectivo RUT con la misma responsabilidad 37.
2. Si el mandante que quedó obligado a facturar electrónicamente (o que lo hará voluntariamente) tiene nombrado a un mandatario, quien a su vez se encarga de facturarle solo una parte de sus operaciones, se entendería que dicho mandante debe actualizar su RUT para hacer figurar la responsabilidad “37-Obligado a facturar electrónicamente” y efectuar en el portal de la Dian el proceso mencionado en la Resolución 000019 de febrero de 2016 relacionado con la obtención de la habilitación como facturador electrónico, pues dicho mandante sí deberá facturar electrónicamente al menos sus operaciones propias (es decir, aquellas en las que no participa su mandatario). Adicionalmente, su mandatario también deberá realizar el proceso de solicitud de habilitación como facturador electrónico.
3. Cuando un mandatario quede obligado a facturar electrónicamente la totalidad o una parte de las operaciones de su respectivo mandante, deberá entenderse que dicho mandatario tendrá que usar la facturación electrónica para facturar no solamente las operaciones de su mandante sino también sus propias operaciones (como por ejemplo aquella facturación en que le cobrará sus honorarios a su respectivo mandante). Sin embargo, dicha facturación electrónica deberá permitir diferenciar las operaciones que realiza por cuenta de su mandante de aquellas que realiza como operaciones propias. Por tanto, cuando el mandatario esté solicitando la autorización de numeración de facturación para su nueva facturación electrónica (ver Resolución 000055 de julio de 2016), podría solicitar que le autoricen dos rangos diferentes de numeración diferenciadas cada una de ellas con algún prefijo especial.

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