Facturadores electrónicos: puntos clave para tener en cuenta en el cumplimiento de su obligación
Con ocasión a la Resolución 000030 de abril 29 de 2019, y teniendo en cuenta los próximos vencimientos para la implementación de la facturación electrónica, a continuación abordaremos algunos de los aspectos que deberán considerar los facturadores electrónicos al momento de cumplir con su obligación.
Con ocasión a la Resolución 000030 de abril 29 de 2019, y teniendo en cuenta los próximos vencimientos para la implementación de la facturación electrónica, a continuación abordaremos algunos de los aspectos que deberán considerar los facturadores electrónicos al momento de cumplir con su obligación.
Como lo ya hemos mencionado en anteriores editoriales, la Dian, a través de la Resolución 000030 de abril 29 de 2019, reglamentó las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la implementación de la facturación electrónica. A su vez, estableció el procedimiento de habilitación que deberán seguir los facturadores electrónicos en el servicio informático de validación previa de la Dian, antes del inicio de la expedición formal de la factura electrónica (ver nuestro editorial Facturadores electrónicos: procedimiento a seguir para su habilitación), para lo cual el obligado a facturar deberá tener en cuenta los plazos establecidos en los calendarios 1 y 2 mencionados en el artículo 3 de la Resolución 000020 de marzo 26 de 2019 y lo señalado en el parágrafo 3 del artículo 3 de la Resolución 000030 de 2019, en el cual se indica que los obligados a facturar contarán con dos meses adicionales a tales fechas para iniciar con la expedición de las respectivas facturas.
Así pues, a continuación, abordaremos algunos aspectos de especial relevancia para los facturadores electrónicos al momento de cumplir con su obligación y que además deberán tener en cuenta al elegir el servicio mediante el cual expedirán la factura electrónica.
Opciones para implementar la factura electrónica
Aquellos obligados a facturar electrónicamente podrán elegir entre implementar el mecanismo de factura electrónica por medio de tres opciones:
- Solución gratuita: este es un servicio gratuito de factura electrónica de venta dispuesto por la Dian para que los facturadores electrónicos efectúen la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica; así como las notas débito y crédito, y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica.
- Directamente: a través de un desarrollo informático a la medida, el cual podrá ser ejecutado con la ayuda de un equipo de personal técnico, siguiendo las orientaciones de las normas expedidas por la Dian (ver nuestro editorial Facturación electrónica cuenta con una zona especial en el portal de la Dian). Otra forma mediante la cual puede cumplirse dicha obligación es a través de un software contable que cuente con la posibilidad de conectarse con la Dian.
- Proveedor tecnológico: personas jurídicas habilitadas por la Dian para actuar como proveedores tecnológicos autorizados para la prestación de los servicios relacionados con la facturación electrónica (ver nuestra guía Proveedores tecnológicos autorizados para prestar servicios de facturación electrónica).
Proceso de habilitación para facturar electrónicamente
Una vez el facturador electrónico haya seleccionado la opción mediante la cual iniciará el proceso para facturar electrónicamente, deberá tener en cuenta los siguientes pasos para el registro, aprobación y activación de su software de factura electrónica:
- A través del portal de la Dian deberá ingresar al servicio informático de factura electrónica, haciendo uso del usuario y contraseña habitual.
- Seguidamente, deberá seleccionar la opción mediante la cual va a facturar electrónicamente (solución gratuita, directamente o proveedor tecnológico). Además, deberá identificarse como facturador electrónico obligado o anticipado.
- Consulte los datos registrados hasta el momento y asegúrese de que toda la información sea correcta en cada paso del proceso de registro y habilitación.
- Con el registro activo, deberá realizar pruebas de habilitación, para lo cual le será enviado un enlace de prueba adaptable al negocio en particular sobre el cual se aplicará la facturación.
- Con la información proporcionada en el registro se podrán crear las facturas de prueba con un certificado de firma digital.
- Si las pruebas del software son satisfactorias, estará habilitado para facturar electrónicamente.
- Cuando el software esté listo para la producción de facturas a través del proveedor o la solución gratuita que haya seleccionado, podrá empezar el proceso en firme de facturación electrónica.
- Los rangos de numeración obtenidos deberán ser asociados al software de numeración, por medio de la opción “asociar prefijos” (ver nuestro editorial Proceso para solicitar la habilitación de rangos de numeración de facturas electrónicas).
- Finalmente, podrá comenzar a facturar electrónicamente.
Es necesario resaltar que si el facturador electrónico decide facturar directamente, deberá disponer de un software de facturación electrónica, un certificado vigente de firma digital y un servicio web que le permita la trasmisión de facturas electrónicas a la Dian y la obtención de la clave técnica de rangos de numeración.
Expedición de la factura electrónica
[pq]El deber formal de facturar electrónicamente se entiende cumplido cuando la respectiva factura es entregada al adquiriente, la cual debe ir acompañada del mensaje electrónico de validación firmado por la Dian[/pq]. Por lo anterior, el adquiriente deberá señalar los medios por los cuales autoriza que le sea enviada la respectiva factura.
Para el caso de los adquirientes que sean facturadores electrónicos, estos deberán indicar si autorizan la entrega de la factura, ya sea por trasmisión electrónica entre el servidor del facturador o proveedor tecnológico y el servidor del adquiriente, o mediante correo electrónico (cuya vigencia tendrá lugar hasta el 31 de agosto de 2020).
Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos, deberán señalar si autorizan la entregan de la factura por alguno de los siguientes medios:
- Correo electrónico.
- Trasmisión electrónica entre el servidor del facturador o el proveedor tecnológico y el servidor del adquiriente.
- Por medio de la pagina web de la Dian, siempre que el adquiriente así lo indique en el catálogo de participantes.
- Por medio de la página web del facturador electrónico o del proveedor tecnológico, según sea el caso.
- Impresión o formato digital de representación gráfica.