Firma de factura electrónica es diferente a la usada para presentar declaraciones tributarias
Cada factura electrónica debe firmarse con un mecanismo de firma digital expedido por una entidad de certificación abierta, por tanto, no se puede usar el mismo mecanismo de firma electrónica de las declaraciones. La Dian asignaría 7.200 mecanismos de firma digital gratuitos a microempresas.
Cada factura electrónica debe firmarse con un mecanismo de firma digital expedido por una entidad de certificación abierta, por tanto, no se puede usar el mismo mecanismo de firma electrónica de las declaraciones. La Dian asignaría 7.200 mecanismos de firma digital gratuitos a microempresas.
Los contribuyentes que están participando actualmente en el proceso de emisión de las facturas electrónicas reguladas con el Decreto 2242 de noviembre de 2015 (recopilado en los artículos 1.6.1.4.1.1 a 1.6.1.4.1.21 del DUT 1625 de 2016) y la Resolución 000019 de febrero 24 de 2016 (modificada con las Resoluciones 000055 de julio 07 de 2016 y 001 de enero 5 de 2018), deben firmar de forma digital todas y cada una de dichas facturas siguiendo la instrucción contenida en el anexo 2 de la Resolución 000019 de 2016.
En la página 10 de dicho anexo se lee lo siguiente:
“El obligado a facturar electrónicamente o el proveedor tecnológico expresamente autorizado por este para hacerlo deberá aplicar la firma digital sobre el documento completo, con un certificado digital vigente y no revocado al momento de la firma.”
(El subrayado es nuestro)
Por tanto, es claro que [pq]las firmas digitales que se deben utilizar en el proceso de la emisión de las facturas electrónicas son aquellas que estén respaldadas con un certificado digital vigente[/pq] y en consecuencia no se puede utilizar la nueva firma electrónica que se viene usando desde noviembre de 2016 para las declaraciones tributarias y los reportes de información exógena (pues dicha firma electrónica no está acompañada de un certificado digital).
Lo anterior está ratificado en las repuestas que la Dian suministró en su documento de mayo de 2017 titulado “preguntas frecuentes sobre factura electrónica”. Así por ejemplo, en las respuestas a las preguntas 25, 26 y 27 de dicho documento, la Dian dijo lo siguiente:
“25. ¿Si decido firmar las facturas utilizando un certificado digital puedo utilizar el expedido por la DIAN?
No, es un certificado diferente al expedido por la DIAN el que se utilizará como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad e integridad. La firma con certificado digital del formato estándar de generación XML debe ser del obligado a facturar electrónicamente o de los sujetos autorizados en su empresa o al proveedor tecnológico cuando sea expresamente autorizado por el obligado. El actual mecanismo de firma digital de la DIAN no podrá ser usado para la firma de las facturas electrónicas por ser expedido por entidad certificadora cerrada; para el caso de las facturas se requiere uno expedido por una entidad de certificación abierta.
26. ¿Deben ser firmadas el 100% de las facturas electrónicas emitidas por un obligado?
Sí, deben ser firmadas el 100% de las facturas como mecanismo técnico de control fiscal, para garantizar autenticidad, integridad y no repudio.
27. ¿El obligado a facturar debe disponer de una persona para que firme cada una de las facturas que emita?
Sí, el obligado a facturar debe establecer cuál o cuales personas se encargarán de la firma de las facturas.
28. ¿La firma electrónica o digital es exclusiva para la firma de los documentos relacionados con la facturación electrónica?
La firma electrónica o digital que se utilice para la firma de los documentos relacionados con la facturación electrónica, tiene los mimos alcances probatorios de la firma autógrafa, y por ello puede ser utilizada por su poseedor para la suscripción de cualquier documento electrónico que lo requiera.”
Por consiguiente, es claro que si en el proceso de firmar cada factura electrónica se debe utilizar una firma digital respaldada con certificado digital, en ese caso el obligado a facturar (o su proveedor autorizado) tendrá que costear por sus propios medios el valor de dicha firma (algo que tiene un valor mensual o anual dependiendo del a entidad con la que se consiga dicha firma).
Dian piensa regalar 7.200 mecanismos de firma digital respaldados con certificado digital
En el parágrafo 2 del artículo 10 de Decreto 2242 de 2015 recopilado en el artículo 1.6.1.4.1.10 del DUT 1625 de 2016 se dispone lo siguiente:
“Parágrafo 2. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) deberá, a más tardar en el año 2017, disponer de manera gratuita los servicios informáticos electrónicos correspondientes con el fin de facilitar la expedición de la factura electrónica en las condiciones establecidas en la presente Sección, a microempresas y pequeñas empresas conforme con las definiciones del artículo 2° de la Ley 905 de 2004 o las que establezca el Gobierno nacional en desarrollo del artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 o las disposiciones que modifiquen o sustituyan estas normas. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) tendrá en cuenta estos elementos con el fin de identificar las empresas de menor capacidad empresarial a las cuales estarán dirigidos principalmente estos servicios y dispondrá los servicios respectivos acorde con los estándares y lineamientos que expida el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a través del Viceministerio de Tecnologías y Sistemas de la Información.”
En relación con ese mandato la funcionaria María Pierina González, directora de Gestión de Fiscalización de la Dian, dio a entender en una entrevista publicada en la Revista Dinero en fecha marzo 1 de 2018 que [pq]la Dian ya cuenta con una solución gratuita de facturación electrónica al servicio de las micro, pequeñas y medianas empresas y al menos 7.200 certificados de firma digital serán asignados sin costo[/pq] a los primeros interesados.
De manera que se hará necesario que las micro, pequeñas y medianas empresas interesadas en esa solución gratuita estén pendientes de que la Dian anuncie la asignación de esos 7.200 certificados. Además, debe tenerse presente que la norma contenida en el artículo 616-1 del ET (luego de ser modificado con el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016), establece que a partir de enero 1 de 2019 todos los contribuyentes responsables del IVA en el régimen común, o del INC en el régimen común, quedarán obligados a facturar electrónicamente (sin importar su tamaño económico).