Firma electrónica de la Dian también se podrá obtener de forma virtual y no solo presencial

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  • Publicado: 16 abril, 2019

Firma electrónica de la Dian también se podrá obtener de forma virtual y no solo presencial

Así lo dispuso la Resolución 000022 de abril 3 de 2019, a través de la cual se modificó la Resolución 000070 de noviembre de 2016. La medida se tomó para dar cumplimiento a las normas antitrámites contempladas en el Decreto Ley 0019 de enero de 2012.

“de ahora en adelante la emisión del instrumento de firma electrónica –IFE– también se podrá hacer virtualmente y no solo de forma presencial, como había estado sucediendo desde noviembre de 2016”

El pasado 3 de abril de 2019, invocando previamente el artículo 6 del Decreto Ley antitrámites 0019 de enero 10 de 2012 (el cual indica que en los trámites de las entidades públicas deben eliminarse las complejidades innecesarias), la Dian expidió su Resolución 000022, a través de la cual se modificaron los artículos 3 y 4 de la Resolución 000070 de noviembre de 2016, para establecer que de ahora en adelante la emisión del instrumento de firma electrónica –IFE– también se podrá hacer virtualmente y no solo de forma presencial, como había estado sucediendo desde noviembre de 2016.

Para comprobar lo anterior, a continuación citamos la versión comparativa de los artículos 3 y 4 de la Resolución 000070 de noviembre de 2016 (nota: del artículo 4 se cita exclusivamente el numeral 1, que fue el único que resultó modificado):

Versión anterior de la norma

Nueva versión de la norma

Artículo 3. Firma Electrónica pactada mediante acuerdoPara poder utilizar el Instrumento de firma electrónica, a que se refiere el artículo 1 de esta resolución, el usuario deberá firmar el Acuerdo de F.E. (Acuerdo de Firma Electrónica), el cual establece, entre otras, las condiciones legales y técnicas, medidas de seguridad y condiciones de uso, que debe observar para su funcionamiento, de conformidad con el Decreto 2364 de 2012.

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El Acuerdo de F.E. se firmará en el procedimiento de emisión del instrumento de firma electrónica –IFE– y de renovación por migración, por una única vez.”

 

Artículo 3. Firma Electrónica pactada mediante acuerdo. (modificado con artículo 1 de la Resolución 000022 de abril 3 de 2019). Para poder utilizar el instrumento de firma electrónica, a que se refiere el artículo 1 de esta resolución, el usuario deberá aceptar de manera electrónica el Acuerdo de F.E. (Acuerdo de Firma Electrónica), el cual establece, entre otras, las condiciones legales y técnicas, medidas de seguridad y condiciones de uso, que debe observar para su funcionamiento, de conformidad con el Capítulo 47 del Título 2, Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del Sector Comercio, Industria y Turismo.
El Acuerdo de F.E se aceptará en el procedimiento de emisión del Instrumento de Firma Electrónica –IFE–, por una única vez.”
“Artículo 4. Procedimiento para obtener el Instrumento de Firma Electrónica.  Para efectos de obtener el instrumento de firma electrónica –IFE–, el usuario adelantará los siguientes procedimientos, según corresponda:
1. Emisión del Instrumento de firma electrónica: Consiste en la gestión presencial del usuario o a través de apoderado debidamente facultado ante las dependencias de asistencia al cliente o quien haga sus veces en las Direcciones Seccionales de la Dian, en la cual solicita, la generación de la identidad electrónica –IE– y habilitación del instrumento de firma electrónica –IFE– para firmar dentro de los servicios informáticos electrónicos o cuando se presente cambios en la información de identificación del obligado.Para gestionar la emisión, el usuario deberá actualizar la información en el registro único tributario, conforme al Decreto 2460 de 2013 y demás disposiciones reglamentarias que le modifiquen o sustituyan.Dentro de este proceso, el usuario seleccionará 5 preguntas reto, cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno, que servirá solo para recuperar la Contraseña de la Identidad Electrónica en caso de olvido.Las personas naturales que se encuentren residenciadas en el exterior que opten por presentar sus declaraciones de manera virtual, podrán solicitar la emisión del Instrumento de firma electrónica a través del sistema de quejas, reclamos, peticiones y sugerencias de la página web de la Dian y por este medio se enviará respuesta a la solicitud.El usuario aceptará mediante acuerdo las responsabilidades frente a la firma electrónica y la entidad pondrá a disposición el servicio informático electrónico soporte de esta función, para su posterior uso.

Parágrafo. Si el usuario no finaliza la autogestión de habilitación del instrumento de firma electrónica –IFE– del proceso de emisión dentro de los veinte días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso de emisión.”

“Artículo 4. Procedimiento para obtener el Instrumento de Firma Electrónica. Para efectos de obtener el Instrumento de Firma Electrónica –IFE–, el usuario adelantará los siguientes procedimientos, según corresponda:
1. Emisión del Instrumento de firma electrónica (modificado con artículo 2 de la Resolución 000022 de abril 3 de 2019): Consiste en la gestión del usuario, por el cual solicita, la generación de la identidad electrónica –IE– y habilitación del instrumento de firma electrónica –IFE– para firmar dentro de los servicios informáticos electrónicos o cuando se presenten cambios en la información de identificación del obligado. El trámite podrá realizarse directamente por el usuario o su apoderado, de manera presencial ante las dependencias de asistencia al cliente o quien haga sus veces de las Direcciones Seccional de Impuestos o de Impuestos y Aduanas Nacionales, o por autogestión a través de los servicios informáticos Electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian– para aquellos contribuyentes que se encuentren autorizados para utilizar la firma electrónica.Para gestionar la emisión, el usuario deberá actualizar la información en el registro único tributario, conforme al Capítulo 2, Título 1, Parte 6 del Libro 1 del Decreto Único Tributario 1625 de 2016 y demás disposiciones reglamentarias que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.Dentro de este proceso, el usuario seleccionará 5 preguntas reto, cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno, que servirá solo para recuperar la contraseña de la identidad electrónica en caso de olvido.

Las personas naturales que se encuentren residenciadas en el exterior obligadas a presentar sus declaraciones de manera virtual podrán solicitar la emisión del instrumento de firma electrónica a través del sistema de quejas, reclamos, peticiones y sugerencias de la página web de la Dian y por este medio se enviará respuesta a la solicitud.

El usuario aceptará mediante acuerdo las responsabilidades frente a la firma electrónica y la entidad pondrá a disposición el servicio informático electrónico soporte de esta función, para su posterior uso.

Parágrafo. Si el usuario no finaliza la autogestión de habilitación del instrumento de firma electrónica –IFE– del proceso de emisión dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso de emisión.”

 (Los subrayados son nuestros)

De acuerdo con el cambio introducido en la norma, los usuarios que necesiten obtener por primera vez su instrumento de firma electrónica podrán solicitar la emisión del mismo de forma virtual, o si lo prefieren podrán hacerlo de forma presencial (para esta última opción se requiere obtener previamente una cita en la Dian).

Por lo tanto, cuando opten por hacerlo de forma virtual lo único que necesitarán es haber llevado a cabo previamente su inscripción en el RUT y haber creado también su “cuenta de usuario” (algo para lo cual solo se necesita el número de cédula y fecha de expedición) e iniciar sesión en los servicios informáticos electrónicos de la Dian. Seguidamente, en el menú principal encontrarán un ícono de fondo rojo y letras blancas con la opción “Emisión firma electrónica”.

Firma electrónica de la Dian también se podrá obtener de forma virtual y no solo presencial

 

Al dar clic, lo que primero que aparecerá es el texto del “Acuerdo de Firma electrónica”, el cual simplemente deberán leer y “aceptar” (no se firma con ningún tipo de firma especial; ver capturas de pantalla).

Firma electrónica de la Dian también se podrá obtener de forma virtual y no solo presencial
Firma electrónica de la Dian también se podrá obtener de forma virtual y no solo presencial

Una vez diligenciada la casilla final para “aceptar” el acuerdo, el usuario recibirá en su correo electrónico una notificación de la Dian con el asunto: “Se ha generado un código electrónico”, el cual contiene un código de cinco dígitos que deberá digitar en la siguiente pantalla que se le mostrará en el portal de la Dian.

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Luego del paso anterior la Dian enviará al correo electrónico otro mensaje con el asunto: “Solicitud de emisión de instrumento de firma electrónica generada”, en el que vendrá adjunto un archivo en PDF del formulario 10036 con el sello de “presentado”, y en el cual se incluirá información que será solicitada en el siguiente paso denominado “habilitación del Instrumento de firma electrónica”.

Posteriormente, se recibirá otro correo electrónico con el asunto: “Configurar preguntas para recuperación de la contraseña de identidad electrónica”, el cual incluye un enlace con el que el usuario será dirigido a una zona especial del portal de la Dian, donde responderá 5 preguntas especiales.

Los pasos siguientes serán los de responder dichas preguntas y efectuar la habilitación de la firma electrónica, los cuales se siguen efectuando de la misma forma en que se ha venido haciendo desde noviembre de 2016 (ver también instructivo del portal de la Dian sobre dichos pasos).

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