[ORO] Formato exógena 1009 por el año gravable 2017: reporte de cuentas por pagar

En el formato 1009 v.7 se reportan los saldos fiscales de las cuentas  por pagar a diciembre 31 de 2017. Si el reportante es una persona natural o asimilada, solo deberá detallar pasivos a diciembre 31 que se relacionen con sus cédulas de rentas de capital y rentas no laborales.

Para poder organizar la información de forma que se pueda conocer qué terceros acumulan saldos por todo tipo de cuenta por pagar, iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a los $1.000.000, todo dependiendo del tope que cada reportante deba utilizar), los pasos que se sugiere efectuar son los siguientes:

1. Tener a la mano una hoja de trabajo en Excel, con los códigos contables y nombres de las cuentas del pasivo, sus beneficiarios y los saldos fiscales a diciembre de 2017 para todas las cuentas por pagar (incluido el pasivo del cálculo actuarial de pensiones de jubiliación si la entidad lo maneja), y que el valor total de estos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad o persona reportante haya llevado al renglón de «total pasivos» de su formulario para declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2017. Si el reportante es una persona natural que declarará renta en el formulario 210 (el cual aún no se conoce), su hoja de trabajo solo incluirá los datos de los pasivos a diciembre 31, que solo se relacionen con sus cédulas de  «rentas de capital» y «rentas no laborales» (ver artículo 17 literal «a» de la Resolución 000068 de 2016).
2. Luego, si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2017 como mandante en contratos de mandato, como asociado en un contrato de exploración de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o unión temporal, se retirarían los pasivos existentes, fiscalmente, a diciembre 31 de 2017, pero que fueron originados en las operaciones desarrolladas a través de los contratos de mandato, los contratos de exploración, o los consorcios y uniones temporales, pues tales cuentas por pagar serán reportadas únicamente por el mandatario que los representó en el contrato de mandato, por el operador del contrato de exploración, o por el consorcio en el cual participaron (ver parágrafo 1 del numeral 18.8, el parágrafo 2 del numeral 18.9 y el parágrafo 1 del numeral 18.10, todos en el artículo 18 de la Resolución 000068 de 2016).
3. Con los pasivos que queden, y sin incluir la cuenta de «pasivo del cálculo actuarial» (ya que este se reportará en su totalidad con el NIT del informante), se necesitará convertir dicha hoja de trabajo en una base de datos donde, para cada registro, se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el NIT del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a diciembre de 2017.
4. Posteriormente, a dicha base de datos se le efectúa un ordenamiento usando como primer criterio el NIT (sin importar que se mezclen NIT de beneficiarios ubicados en el exterior con los NIT de beneficiarios ubicados en Colombia) y, como segundo criterio, el código contable de la cuenta. Recuérdese que todos los reportantes, sin importar si por el 2017 estuvieron sujetos o no al régimen de precios de transferencia, deberán informar detalladamente, según la cuenta por pagar al que correspondan, a sus beneficiarios del exterior.
5. Calcular subtotales a esa base de datos, de tal forma que se haga la “suma” en la columna “saldo fiscal” por cada cambio en el NIT. Con lo anterior, se descubre cuáles terceros acumularon saldos iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a $1.000.000, según el tope que le corresponda  a cada informante), involucrándoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2017.
6. Luego, a los terceros que sí deben ser llevados en forma individualizada al reporte (porque sus saldos acumulados, reuniendo todas las cuentas por pagar en que figuran con saldos fueron iguales o superiores a $500.000, o iguales o superiores a $1.000.000), se les coloca un color de relleno cualquiera en la celda (en todas las celdas de su columna “saldo fiscal a diciembre 31 de 2017″).
7. Una vez hechos los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a diciembre de 2017” queden sin color de relleno, serán los que integrarían las “cuantías menores” con registro único «222.222.222-Cuantías menores». La forma de armar ese registro especial de las «cuantías menores» dentro de cada concepto (es decir, las «cuantías menores de proveedores», o las «cuantías menores de obligaciones financieras», etc.), sería realizando nuevamente el ordenamiento de la base de datos, pero usando como criterio el “el código PUC de la cuenta”.

*Documento realizado y revisado por nuestro líder de investigación tributaria y contable, Diego Guevara M.

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