[ORO] Formato exógena 1009 por el año gravable 2018: reporte de cuentas por pagar

En el formato 1009 v.7 se reportan los saldos fiscales de las cuentas por pagar a diciembre 31 de 2018. Si el reportante es una persona natural o asimilada, solo deberá detallar pasivos a diciembre 31 que se relacionen con sus cédulas de rentas de capital y rentas no laborales.

*Documento realizado y revisado por nuestro líder de investigación tributaria y contable, Diego Guevara M.

Para poder organizar la información de forma que se pueda conocer qué terceros acumulan saldos por todo tipo de cuenta por pagar iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a $1.000.000, dependiendo del tope que cada reportante deba utilizar), los pasos que se sugiere efectuar son los siguientes:

1. Tener a la mano una hoja de trabajo de Excel con los códigos contables y los nombres de las cuentas del pasivo, sus beneficiarios y los saldos fiscales a diciembre de 2018 para todas las cuentas por pagar (incluido el pasivo del cálculo actuarial de pensiones de jubilación, si la entidad lo maneja), y que el valor total de estos saldos fiscales coincida con el valor que la entidad o persona reportante haya llevado al renglón «total pasivos» de su formulario para la declaración de renta o de ingresos y patrimonio de 2018. Si el reportante es una persona natural que usará el formulario 210 para su declaración de renta de 2018, en ese caso la hoja de trabajo antes mencionada solo incluirá los datos de los pasivos a diciembre 31 que se relacionen únicamente con sus cédulas de rentas de capital y rentas no laborales (ver parágrafo 3 del artículo 1 de la Resolución 000060 de 2017).
2. Luego, si la entidad o persona natural informante participó durante 2018 como mandante en contratos de mandato, o como asociada en un contrato de exploración de hidrocarburos, o como miembro de un consorcio o unión temporal, o como partícipe oculta en contratos de cuentas en participación; en ese caso se retirarían las cuentas por cobrar que le figuran a diciembre 31 de 2018 pero que fueron originadas en las operaciones desarrolladas a través de los contratos de mandato, o de los contratos de exploración, o de los consorcios y uniones temporales, o de los contratos de cuentas en participación… pues tales cuentas por pagar serían reportadas únicamente por el mandatario que representó a la entidad o persona natural informante en el contrato de mandato, o por el operador del contrato de exploración, o por el consorcio en el cual participó, o por el gestor del contrato de cuentas en participación (ver parágrafo del artículo 26 de la Resolución 000060 de 2017).
3. Con los pasivos que quedan, sin incluir la cuenta del «pasivo del cálculo actuarial» (ya que este se reportará en su totalidad con el NIT del informante), se necesitará convertir dicha hoja de trabajo en una base de datos, donde para cada registro se vea el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta, el NIT del tercero, el nombre del tercero y su saldo fiscal a diciembre de 2018.
4. Seguidamente, a la base de datos en cuestión se le hace un ordenamiento usando como primer criterio el NIT (sin importar que se mezclen NIT de beneficiarios ubicados en el exterior con NIT de beneficiarios ubicados en Colombia) y como segundo criterio el código contable de la cuenta. Recuerde que todos los reportantes, sin importar si por 2018 están sujetos o no al régimen de precios de transferencia, deberán informar detalladamente, según la cuenta por cobrar a la que correspondan, a sus beneficiarios del exterior. Además, cuando se tenga que reportar a terceros del exterior que sean personas naturales, ya no se podrá con tipo de documento 43 (sin identificación del exterior) y usando los seudo-NIT del 444444001 al 444449999. Eso solo se permitirá para reportar a los terceros del exterior que sean personas jurídicas. Por tanto, a los terceros del exterior que sean personas naturales siempre se les deberá reportar con tipo de documento 42 (documento extranjero), y el número de identificación fiscal que utilizan en el exterior para efectos del impuesto de renta de sus respectivos países.
5. Calcular subtotales a esa base de datos de tal forma que se haga la suma en la columna “saldo fiscal” por cada cambio en el NIT. Con esto se descubre cuáles terceros acumularon saldos iguales o superiores a $500.000 (o iguales o superiores a $1.000.000, según el tope que le corresponda a cada informante), involucrándoles todos los distintos conceptos en que reflejen saldos a diciembre 31 de 2018.
6. Después, a los terceros que sí deban ser llevados de forma individualizada al reporte (porque sus saldos acumulados, reuniendo todas las cuentas por pagar en las que figuran con saldo, sí fueron iguales o superiores a $500.000, o iguales o superiores a $1.000.000) se les aplica en la celda un color de relleno cualquiera (en todas las celdas de su columna “saldo fiscal a diciembre 31 de 2018”).
7. Una vez ejecutados los pasos anteriores, los terceros cuyas celdas en la columna “saldo fiscal a diciembre de 2018” queden sin color de relleno, serán los que integrarán las cuantías menores con registro único 222.222.222. La forma de armar ese registro especial de las cuantías menores por cada concepto (las «cuantías menores de proveedores», las «cuantías menores de obligaciones financieras», etc.) sería realizando nuevamente el ordenamiento de la base de datos, pero usando como criterio el código PUC de la cuenta.

Aprende todo sobre las novedades en la preparación y presentación de información exógena, de la mano de nuestro líder en investigación tributaria el Dr. Diego Guevara, en el seminario presencial Novedades en información exógena tributaria a la Dian del año gravable 2018, dictado en abril y mayo de 2019.

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