Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Para la información exógena del 2015, los empleadores deberán suministrar la información de los terceros a quienes hayan comprado bonos o tarjetas para realizar pagos a sus empleados, la información de los empleados a quienes les hayan realizado pagos y los datos de las empleadas víctimas de la violencia por quienes hayan obtenido beneficios tributarios.
Para la información exógena del 2015, los artículos 29, 31 y 32 de la Resolución 220 del 2014 establecen la obligación de los empleadores de presentar tres nuevos formatos en los cuales deberán reportar la información correspondiente a los certificados de ingresos y retenciones de quienes hayan sido sus empleados durante el 2015, la información de las empleadas víctimas de violencia por las cuales hayan obtenido el beneficio tributario señalado en el artículo 23 de la Ley 1257 del 2008, y en caso de que hayan adquirido bonos o tarjetas para realizar pagos a sus trabajadores, la información correspondiente a los terceros a quienes les hayan comprados dichos bonos. A continuación relacionamos cada uno de estos formatos.
Todas las personas naturales y asimiladas y las jurídicas y asimiladas, que durante el año gravable 2015 hayan practicado algún tipo de retención en la fuente, y que durante el mismo período hayan actuado como empleadores de una o más personas naturales, deberán utilizar el nuevo formato 2276 para suministrar los datos básicos de todos aquellos que fueron sus empleados durante el 2015, sin importar el monto de lo que se les haya pagado y/o abonado en cuenta durante dicho año. Por tanto, a través de este formato la DIAN recibirá más información sobre las personas naturales que recibieron ingresos por salarios o servicios durante el año por parte de los agentes de retención, pero cuya información específica no quedaba detallada en el formato 1001, ya que en este último solo se detalla a los empleados que hubieran recibido pagos o abonos en cuenta superiores a $5.000.000.
El formato 2276 se elaborará con la misma información que estará contenida en el formulario 220 para la expedición del certificado de ingresos y retenciones a empleados por el año gravable 2015, el cual fue definido por la DIAN en el artículo 9 de la Resolución 004 de enero 8 del 2016 y que debe ser entregado por los empleadores, antes de marzo 17 del 2016, a todos los que hayan sido sus empleados durante el 2015, sin importar si lo fueron por todo el año o por solo una fracción de este, y sin tener en cuenta si el mismo empleado se presenta a solicitarlo o no (ver artículo 43 del Decreto 2243 de noviembre del 2015, los artículos 378 a 380 del ET y el fallo del Consejo de Estado de febrero del 2003 para el expediente 12859).Cabe señalar que el formulario 220 del año gravable 2015 se tendrá que expedir a todo tipo de empleado, ya sea un empleado por salarios (al cual se le certifican solamente los valores que estén efectivamente pagados) o un empleado por servicios (al cual se le certifican los valores que se le hayan pagado y/o causado durante el año). Sin embargo, los artículos 378 y 379 del ET, al igual que el numeral 1 del artículo 43 del Decreto 2243 de noviembre del 2015 y algunas doctrinas de la DIAN, indican que esa certificación de ingresos solo debería expedirse a las personas naturales asalariadas, e incluso a los asociados de las cooperativas de trabajo asociado (ver el Concepto 4592 de enero del 2001, el 91762 de diciembre del 2005 y el 43266 de junio del 2007). Por tanto, a los que no tenían vínculo laboral y a pesar de que hayan terminado siendo tratados como empleados, solo se les debería expedir el certificado sencillo de retención por «otros conceptos» a que se refiere el artículo 381 del ET y el numeral segundo del artículo 43 del Decreto 2243 de noviembre del 2015.
Es importante destacar que el texto del artículo 29 de la Resolución 220 del 2014 no indica que deban suministrarse los datos sobre la dirección y correo electrónico del empleado. Sin embargo, cuando se estudia la estructura del anexo para el formato 2276 que fue publicado junto con la Resolución 111 de octubre del 2015 (a través de la cual se modificó la Resolución 220 del 2014), dicha estructura sí exige que a todos los empleados se les suministre la dirección (dato obligatorio) y el correo electrónico (dato opcional).
Las personas naturales y jurídicas que durante el 2015 hayan adquirido bonos electrónicos o de papel, tarjetas, vales, etc., para la realización de pagos o abonos en cuenta en beneficio de sus trabajadores, deberán utilizar el nuevo formato 2278 para informar los datos de aquellos terceros a quienes se haya hecho la compra de los bonos, tarjetas o vales, sin importar su cuantía. Al momento de elaborar el formato, se debe detallar la clase de bono o tarjeta adquirida indicando si se trataba de bonos o tarjetas para ser utilizados en alimentación, compra de gasolina, útiles escolares, o prendas de vestir, o para fines diferentes a los anteriores. Además, aunque en el formato hay un espacio en el que se informaría el correo electrónico del tercero al que se compraron los bonos y/o tarjetas, dicho dato no es obligatorio.
Sobre la utilidad que pueda tener para la DIAN el conocer el monto de las compras de bonos y/o tarjetas para remunerar a los trabajadores, se podría comentar que en la práctica dichos bonos y/o tarjetas se utilizan casi siempre para cancelar a los trabajadores aquella parte de sus remuneraciones que han sido pactadas como no salariales. Por tanto, si una empresa adquiere un volumen importante de dichos bonos y/o tarjetas la DIAN podría interesarse en investigar si al momento en que dicha empresa deba cumplir con la liquidación de sus aportes a seguridad social (salud, pensiones y ARL), la cual se debe realizar solo sobre la parte que sea salarial, se ha tomado en cuenta o no lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 1393 del 2010, el cual establece lo siguiente:
“Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los artículos 18 y 204 de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de las trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración”.
El artículo 23 de la Ley 1257 del 2008 permite que desde el año gravable 2008 en adelante todo tipo de empleador que contrate laboralmente a mujeres víctimas de la violencia comprobada, pueda deducir solamente durante los primeros tres años fiscales de la vinculación laboral el equivalente al 200% de los salarios y prestaciones sociales efectivamente pagadas durante el respectivo ejercicio fiscal. La deducción solo se concede en el impuesto de renta (no se puede utilizar en el impuesto CREE), y adicionalmente se concede solo sobre los casos de mujeres a las que un juez haya considerado víctimas de la violencia después de diciembre 4 del 2008.
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