[Certificación] Formulario 220 certificación pagos y retenciones a “empleados” por el año gravable 2014

Con esta herramienta se podrán elaborar los formularios 220 para el año gravable 2014 tal como fueron definidos en el art. 6 de la Resolución DIAN 263 de diciembre 29 de 2014. De nuevo la DIAN ha pedido que este formulario se le expida no solo a los «empleados asalariados» sino también a los «empleados por servicios» lo cual viola lo indicado en los arts. 378 a 381 del E.T. y el art. 40 del decreto 2623 de 2014. El plazo para expedirlos es hasta marzo 20 de 2015.

Mediante el artículo 6 de la Resolución DIAN 263 de diciembre 29 del 2014, fue definido el Formulario 220 que todos los agentes de retención (personas naturales y jurídicas) deberán expedir a más tardar el 20 de marzo del 2015 para certificar los pagos y retenciones que durante el 2014 efectuaron a todo tipo de persona natural (asalariada o prestadora de servicios), pero que durante dicho año fue tratada como «empleado» en los términos del artículo 329 del E.T. y los Decretos 099 de enero del 2013 y 1070 de mayo del 2013, y a las cuales se les aplicaron las retenciones con las tablas de los artículos 383 y 384 del E.T.

Aunque los artículos 378 y 379 del E.T., al igual que el artículo 40 del Decreto 2623 de diciembre del 2014 y algunas doctrinas de la DIAN, indican que esta «Certificación de ingresos» solo debería expedirse a las personas naturales «asalariadas» e incluso a los asociados de las CTA, sucede que las instrucciones del renglón 37 del formulario 220 violan las anteriores normas e indican que el formulario 220 se le debería expedir a todo tipo de «empleado», es decir, sin importar si fue un «empleado por salarios» o un «empleado por servicios». En realidad, a los que no tenían vinculo laboral y a pesar de que hayan terminado siendo tratados como «empleados», solo se les debería expedir un certificado sencillo de retención por «otros conceptos» a que se refiere el artículo 381 del E.T. y el artículo 40 del Decreto 2623 de diciembre del 2014. Pero esta ya es la segunda vez en que la DIAN insiste en que el Formulario 220 se le expida por igual a los «empleados por servicios»; la primera vez que lo hizo fue en la Resolución 0060 de febrero del 2014 a través de la cual se diseñó el Formulario 220 para año gravable 2013. Además, es importante destacar que una persona natural pudo haber sido tratada como «empleado» por parte de su agente de retención a lo largo del 2014 pero al final del año 2014 es posible que la persona no pertenezca al universo de «empleados». Lo anterior puede suceder en razón a que la certificación del Decreto 1070 de mayo del 2013, que la persona entregó a su agente de retención durante el 2014, hacía referencia a lo que fueron sus ingresos «del año anterior», es decir, del año 2013, y en función de ello el agente de retención lo trató a lo largo del 2014 como «empleado». Pero al finalizar el 2014, y fijándose en los ingresos del mismo año 2014, es posible que la persona no pertenezca al universo de «empleados» pues sus ingresos laborales o por servicios no le representan más del 80% de sus ingresos ordinarios del año. Es por lo anterior que el formulario 220 debería expedirse solamente a los «asalariados», y así no confundir al beneficiario del certificado encasillándolo como «empleado» por el 2014 cuando es posible que al final del 2014 no lo haya sido.

Se advierte además que los valores a favor del «empleado» que se certifiquen en este Formulario 220 por el año gravable 2014, y si los pagos fueron hechos a un asalariado, serán los mismos con los que luego se podrá diligenciar la parte pertinente del Formato 1001 para los reportes de información exógena del año gravable 2014 (ver el parágrafo 5 del numeral 22.2 del artículo 22 de la Resolución 228 de octubre del 2013, en el cual se indica que se debe reportar los pagos efectivamente realizados al asalariado durante el 2014). En todo caso se debe advertir que si el Formulario 220 por el año gravable 2014 también se debe expedir a aquellas personas que cobraron servicios sin tener relación laboral pero que fueron tratados como «empleados» del artículo 329 del E.T., las instrucciones del renglón 37 del Formulario 220 no son exactas, pues para este tipo de «empleados» debería reportarse no solo los valores efectivamente pagados sino también hasta los simplemente causados o abonados en cuenta.

Además, se debe tener presente que los artículos 378 a 380 del E.T. y el fallo del Consejo de Estado de febrero del 2003 para el expediente 12859, indican que este certificado del Formulario 220 siempre se debe expedir sin que el asalariado lo deba solicitar primero, pues equivale al documento que reemplazará su obligación de declarar renta. Por tanto, si el Formulario 220 también se usará para certificar los valores pagados o abonados en cuenta a los prestadores de servicios que fueron tratados durante el 2013 como “empleados”, habría que entender que a ellos también es forzoso darles en todos los casos este mismo Formulario 220 y que si ellos no quedaron obligados a declarar renta por el año gravable 2014 (ver artículo 7 del Decreto 2623 de diciembre 17 del 2014 donde se indica quiénes quedaron exonerados de declarar renta del año gravable 2014) entonces también deberán conservar por 5 años este Formulario 220, pues será el que reemplazará su obligación de declarar renta. Adicionalmente, se advierte que el artículo 6 del E.T. (luego de ser modificado con la Ley 1607) e igualmente el artículo 7 del Decreto 2623 del 2014, están indicando que las personas naturales residentes ante el Gobierno colombiano por el año gravable 2014, que no quedaron obligadas a presentar declaración de renta, podrán de todas formas presentar la declaración de renta en forma VOLUNTARIA y si con ello se les forman saldos a favor por causa de las retenciones que les hayan practicado, tal saldo a favor se lo devolverán directamente en la DIAN (ver la parte final del instructivo que está en el respaldo del Formulario 220). Por este motivo es de esperarse que más personas naturales se interesen por estar pidiendo este tipo de certificado como el Formulario 220, pues con ellos tendrán el soporte de estas retenciones en la fuente que luego llevarán a sus declaraciones (voluntarias u obligatorias) de la declaración de renta año gravable 2014.

Incluso, en los Conceptos 4592 de enero 25 del 2001, 91762 de diciembre del 2005 y 43266 de junio del 2007, la DIAN ha opinado que las Cooperativas de Trabajo Asociado deben haber practicado retenciones en la fuente a las compensaciones que les pagan mensualmente a sus asociados, y que debieron hacerlo de la misma forma en cómo se hacen retenciones en la fuente a los que sí son asalariados. Por tanto, opina la DIAN que estas Cooperativas de Trabajo asociado, por haber practicado las retenciones en dicha forma, deberían expedir a sus asociados el mismo certificado de ingresos y retenciones que se diseña pensando en los asalariados.

En el artículo 6 de la Resolución 263 del 2014 se estableció lo siguiente: “El Certificado de Ingresos y Retenciones a que se refiere esta Resolución, podrá ser producido por las diferentes casas impresoras o diseñado por los agentes retenedores para ser expedido por computador en formas continuas, siempre y cuando se conserven la distribución y el contenido de la información exigida.»

Pero es extraño que esta parte de la norma no haya incluido la frase que se incluía en las resoluciones similares de años anteriores y que en relación con la elaboración del Formulario 220 indicaba: «Este certificado deberá expedirse en original y dos (2) copias para el interesado y una (1) copia para el agente retenedor«. Por tanto, si la norma del artículo 6 de la Resolución 263 del 2014 no incluyó esta frase, quizás se debió a un error de omisión de la DIAN, pero lo más sensato es que el Formulario 220 para año gravable 2014 también se expida en original y la misma cantidad de copias con que se hizo hasta el año gravable 2012.

El plazo para expedir este certificado será hasta el día 20 de marzo de 2015 (ver artículo 40 del Decreto 2623 de diciembre 17 del  2014).

En la presente herramienta se reproduce el mismo texto del Formulario 220 que fue diseñado por la DIAN para que quienes lo quieran utilizar como plantilla, puedan diligenciarlo y luego imprimirlo en original y dos copias si es que su software contable no les permite hacerlo directamente y no desean tampoco ir a conseguirlo gratuitamente en las sedes de la DIAN. Para el diligenciamiento del mismo, es importante consultar las instrucciones que trae el formulario (ver las instrucciones en la versión de PDF del Formulario 220 que publicó la DIAN y que puede descargar: haciendo clic aquí