Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Entre 2006 y 2014 algunas cosas, principalmente lo relacionado con la vigencia del Decreto 2649 de 1992, Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, que están siendo cambiadas por las NIIF, se han modificado. Sin embargo, la normatividad sobre Revisoría Fiscal hasta la fecha no ha cambiado y por lo tanto las funciones del revisor fiscal siguen vigentes. A continuación, el Dr. Carlos Sastoque M. realiza un amplio análisis de cada una de ellas.
Para llegar a definir cuáles son la misión y la visión de la revisoría fiscal es necesario comenzar con un análisis de las funciones que el artículo 207 del Decreto Especial 410 de 1971 -Código de Comercio- asignó al revisor fiscal.
Lo anterior configura labores de fiscalización de cumplimiento de las normas propias y específicas del ente económico vigilado, entre ellas: Objeto social, convocatoria y quórum para asambleas generales de accionistas o para juntas de socios, funciones de los órganos de administración, responsabilidades y limitaciones de los administradores, colocación y cesión de aportes de capital (acciones y partes sociales), distribución de utilidades, presentación de estados y otros informes financieros y administrativos, manejo de libros de actas y otros aspectos contemplados en los estatutos.
Para el cumplimiento de esta función también es necesario que la revisoría fiscal verifique –basándose en el libro de actas respectivo- si la administración actúa de acuerdo con las decisiones tomadas por la asamblea general o por la junta de socios, así como las instrucciones y mandatos emanados de la junta directiva (cuando existe este órgano de administración). Para ello es importante que los mencionados libros de actas estén al día, estén debidamente registrados en la Cámara de Comercio del domicilio social de la empresa y que cada una de las actas estén firmadas por el presidente y el secretario de la reunión, amén de haber sido aprobadas por la asamblea o junta de socios, según el caso, o por la junta directiva y no tener vicios de forma o de fondo que les hagan perder su validez probatoria.
Son muchos los casos en que los libros de actas han sido registrados en la Cámara de Comercio, pero al cabo de varios meses –y a veces años- permanecen con sus páginas en blanco, o con notorio atraso, sin haber sido firmados por quienes deben hacerlo, con enmendaduras, borrones y tachones que los invalidan, con redacción confusa o errónea y muchas otras fallas; ante lo cual las actuaciones de los administradores pierden soporte legal y éstos quedan expuestos a acciones legales en su contra, a pesar de que no hayan incumplido con sus responsabilidades ni hayan incurrido en dolo ni delito alguno relacionado con su gestión.
El cumplimiento satisfactorio de la función aquí analizada puede facilitarse si el revisor fiscal asiste a las sesiones de asamblea general o junta de socios y a las de junta directiva. Y, por supuesto, si graba o toma nota de los temas tratados en cada reunión y de las decisiones adoptadas y hace un cuidadoso seguimiento de que los administradores actúen en consecuencia. Esto es compatible con lo estipulado en el artículo 213 de mismo Código, que reza:
“Derecho de intervención del Revisor Fiscal. El revisor fiscal tendrá derecho a intervenir en las deliberaciones de la asamblea o de la junta de socios, y en las de juntas directivas o consejos de administración, aunque sin derecho a voto, cuando sea citado a estas. Tendrá asimismo derecho a inspeccionar en cualquier tiempo los libros de contabilidad, libros de actas, correspondencia, comprobantes de las cuentas y demás papeles de la sociedad.”
Una oportuna y eficiente vigilancia de la revisoría fiscal sobre las aspectos comentados reporta grandes beneficios a los propietarios de la sociedad en cuanto que les da tranquilidad de saber que su empresa está cumpliendo con los objetivos para los cuales ha sido creada y que los administradores están cumpliendo con sus funciones, responsabilidades y limitaciones; lo que, seguramente, redundará en una dirección eficiente, protección de sus intereses sociales y óptima rentabilidad de su inversión, disminuyendo en gran medida los riesgos de graves errores, desviaciones frente a lo esperado, hechos que atenten contra su patrimonio y tener que enfrentar problemas legales.Por su parte, los administradores encontrarán en la revisoría fiscal su mejor aliado para acertar en su gestión gerencial, les evitará conflictos con las dueños y altos directivos del negocio y les facilitará corregir el rumbo cuando se detecte que van deambulando por caminos equivocados.
El Estado, máximo conductor de la economía nacional y del bienestar social, podrá disminuir la intensidad y costo de sus funciones de inspección, vigilancia y control, proyectará con más posibilidades de acierto el futuro del país y, posiblemente, estará en capacidad de llegar a más y mejores logros en beneficio de toda la comunidad.
Tal vez en este numeral estriba la mayor dedicación de horas de trabajo por parte del revisor fiscal y sus colaboradores; pues si debe dar oportuna cuenta “de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios”, necesita hacer un seguimiento constante de todas las áreas de actividad del ente económico. Algunos piensan, equivocadamente, que la revisoría fiscal debe concentrar su acción de vigilancia en los libros de contabilidad, estados financieros y declaraciones tributarias y que sobre estos aspectos debe presentar un informe anual o firmar lo que se requiera. Seguramente no han leído con detenimiento y atención el texto de este numeral 2º., que se refiere a las irregularidades en todo tiempo y lugar de la empresa.
Es conveniente que la revisoría fiscal ejerza su función a lo largo de todo el año, todos los meses y, en muchas ocasiones, todos los días; para así detectar las irregularidades cuando se presenten y “dar oportuna cuenta” de ellas. Recordemos que su vigilancia debe ser, ante todo, preventiva. No podemos concebir una revisoría fiscal que informe sobre irregularidades importantes cuando ya no hay remedio; situación que se presentaría si el revisor fiscal se limita a presentar un informe anual a los socios de la compañía. Estos informes sobre irregularidades tienen que presentarse “oportunamente, por escrito”, precisamente porque el legislador buscó que la acción de la revisoría fiscal fuera eminentemente preventiva. De qué serviría un control que informa cuando ya no hay remedio? Lo importante es que se entere de los riesgos y de las anomalías cuando todavía no son graves y que informe inmediatamente, para se puedan tomar las medidas correctivas a tiempo.
No se quiere decir con lo anotado en el párrafo anterior que en todos los casos la revisoría fiscal deba estar presente todos los días. No. Hay casos en que es suficiente con su presencia solamente uno o dos días en la semana, o en la quincena, y en ciertos negocios pequeños bastaría con uno o dos días al mes. Pero, en cuanto sea posible, es aconsejable su presencia diaria. Esto depende del volumen de operaciones, de su complejidad, del nivel de eficiencia del control interno, de los riesgos potenciales y de otras variantes.
¿A quién debe comunicar el revisor fiscal, sobre las irregularidades encontradas?
La lógica y la práctica nos conducen a pensar que en su orden, según el caso, a: 1) La gerencia; 2) La Junta Directiva; y 3) La Asamblea General o la Junta de Socios.
En primer lugar al gerente; puesto que es la persona que normalmente está todos los días al frente de la empresa y con quien se puede tener más fácilmente un diálogo frecuente, amén de ser el directo y principal responsable del manejo de las operaciones.
En segundo lugar a la junta directiva; organismo que suele reunirse con cierta periodicidad, que está compuesto por pocas personas y, por lo tanto, es accesible para su convocatoria y para hacerle llegar oportunamente los informes a cada uno de sus integrantes. Debemos considerar que en la época actual, gracias a la internet, es posible hacer llegar la información de manera veloz y simultánea a varios destinatarios. Estos informes oportunos y escritos para la junta directiva deberían enviarse más que todo cuando se ha informado a la gerencia sobre riesgos e irregularidades importantes y, pasado un tiempo prudencial, no ha tomado medidas correctivas; exponiendo a la empresa gerenciada a mayores males o a riesgos innecesarios que, a la postre, podrían socavar las condiciones económicas de ella y la conservación del patrimonio de los propietarios. O cuando sean de tal magnitud o calidad las irregularidades y riesgos, que ameriten ser conocidos por la máxima instancia administrativa, como lo es la junta directiva (por supuesto que donde existe).
El revisor fiscal sopesará adecuadamente la situación y en casos especialmente graves, cuando haya hechos importantes que no deban esperar hasta la reunión ordinaria de asamblea general o de junta de socios para ser solucionados, convocará al máximo organismo social para que se reuna y, conociendo su informe sobre irregularidades altamente peligrosas, tome a tiempo las decisiones requeridas.
¿Qué áreas y actividades deben estar bajo la vigilancia de la revisoría fiscal?
Sin excepción: todas. Solamente si la revisoría fiscal vive pendiente del funcionamiento de todas y cada una de las áreas de actividad podrá estar en condiciones de detectar oportunamente los riesgos y las irregularidades importantes de cualquier tipo. Al decir “importantes” se quiere significar que no tiene sentido que la revisoría fiscal se desgaste en vano haciendo el seguimiento de cosas minúsculas de rutina, que pueden solucionarse de manera fácil e inmediata por la persona o las personas que sean responsables de ellas, ni que distraiga, sin necesidad, la atención de la gerencia, junta directiva o asamblea general, en asuntos sin relevancia; lo cual podría resultar más costoso que las pérdidas originadas por esas pequeñas anomalías.
No se puede esperar que la revisoría fiscal vigile el 100% de las operaciones y de los documentos que se manejan en la empresa. Esto conllevaría a un control inoperante, entorpecedor y excesivamente costoso. Ningún control puede ser más costoso que el valor de las pérdidas o gastos que se pretenden evitar merced a este control.
Algunos opositores a la existencia de la revisoría fiscal han dicho que se necesitaría ser casi un dios o un superhombre para poder cumplir con las funciones de la revisoría fiscal; pues, según ellos, únicamente alguien de poderes sobrenaturales podría vigilar todas las operaciones de un ente económico. No es esto lo que tuvo en mente el legislador cuando redactó las normas sobre el tema, dentro del decreto especial 410 de 1971. Lo que previó fue que la vigilancia cubriera las diferentes fases y clases de operaciones; más no el 100% de documentos y operaciones. Por esto, el revisor fiscal debe valerse de herramientas técnicas como el muestreo selectivo –estadístico o subjetivo, según lo permitan las circunstancias- pruebas de calidad, exámenes periódicos de procedimientos, prácticas y registros, observación de cómo se realizan las funciones, etc. Debe llegar a obtener evidencias y certeza de que las operaciones, en general, funcionan o no funcionan en determinada forma; pero es imposible que garantice que su labor se hace sobre el 100% de las operaciones.
Autor:
C. P. Carlos Sastoque M.
carsastoque@yahoo.com
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
