Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.

Generalidades aplicables al reporte de información exógena por el año gravable 2018


Generalidades aplicables al reporte de información exógena por el año gravable 2018
Actualizado: 7 mayo, 2019 (hace 4 años)

Aquí hablaremos sobre...

  • Ningún reporte requiere firma del contador o revisor fiscal
  • Utilización de seudoNIT
  • Problemas en la presentación virtual de la exógena
  • Fusión o escisión de sociedades
  • Direcciones con las que se reporta a los terceros
  • Reporte de los NIT
  • Corrección de las declaraciones después de entregada la información exógena

Sin importar el número de formatos que deban ser entregados por cada reportante de información exógena para cumplir las exigencias de la Resolución 000060 de 2017, a continuación presentamos los puntos clave para tener en cuenta en la elaboración de cualquiera de los formatos a presentar.

Por medio de la Resolución 000060 de octubre 30 de 2017 (posteriormente modificada por las resoluciones 000045 de agosto 22 de 2018 y 000024 de abril 9 de 2019), la Dian solicitó la información exógena tributaria correspondiente al año gravable 2018, cuyos plazos de entrega para las personas jurídicas y naturales no catalogadas como grandes contribuyentes, obligadas a presentarla comienzan a vencerse entre el 8 de mayo y el 5 de junio de 2019, atendiendo a los dos últimos dígitos del NIT registrado en su RUT (ver nuestro Calendario tributario 2019).

De acuerdo con lo anterior, y como ya lo hemos mencionado en otros editoriales, la Resolución 000024, expedida en abril 9 de 2019, introdujo nuevos ajustes a la información exógena del año gravable 2018, los cuales además de realizar especificaciones respecto al contenido y manejo de dicho reporte, efectuaron modificaciones en la elaboración de los formatos 1001 v.10 y 2276 v.2, estableciendo que en el diligenciamiento del formato 2276 por concepto de rentas de trabajo no laborales se deberá tener en cuenta si la persona natural cobró algún valor por concepto del IVA, o si a la misma se le practicaron retenciones a título de dicho impuesto, dado que estos datos solo deberán incluirse en el formato 1001 con el concepto 5016, y no se podrán incluir dentro del formato 2276 (ver parágrafo 3 del artículo 36 de la Resolución 000024 de 2019).

“Los reportes solo deberán ser firmados por el representante legal para el caso de las personas jurídicas o sucesiones ilíquidas, o por la persona natural obligada a informar”

Ahora bien, sin importar cuántos y cuáles sean los formatos que deban diligenciar los obligados a entregar el reporte de información exógena para cumplir con las exigencias de los artículos del 15 al 27 y del 36 al 38 de la Resolución 000060 de 2017, en virtud de los artículos 631 y 631-3 del Estatuto Tributario –ET– a continuación abordamos los aspectos clave que deben tener en cuenta en la elaboración de cualquiera de los 31 formatos referidos en la resolución en mención.

Ningún reporte requiere firma del contador o revisor fiscal

Los reportes solo deberán ser firmados por el representante legal para el caso de las personas jurídicas o sucesiones ilíquidas, o por la persona natural obligada a informar. Además, se debe tener presente que cuando el representante legal inicie sesión con su usuario en el portal web de la Dian, este deberá asegurarse de entrar por la opción “organización – NIT”y no por la opción “a nombre propio”.

Utilización de seudoNIT

Para quienes deban utilizar los seudoNIT que se mencionan en los artículos del 15 al 27 de la Resolución 000060 de 2017 (que empezarían con el número 444444001 y avanzarían de forma ascendente variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449999), y con los cuales se identificaría solamente a los terceros personas jurídicas ubicados en el exterior; lo correcto es que cuando estos sea asignados a algún beneficiario del exterior, este beneficiario sea identificado con el mismo seudoNIT en todos los distintos reportes (socios o accionistas, cuentas por cobrar, pagos a terceros y retenciones practicadas o asumidas, entre otros).

Así mismo es necesario resaltar que para todos los casos las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes deben ser registradas en pesos, sin decimales, comas ni formulas (ver artículo 49 de la Resolución 000060 de 2017).

Problemas en la presentación virtual de la exógena

En la presentación virtual de la información exógena no constituirán causas de justificación de la extemporaneidad en la presentación virtual de la información los daños en los sistemas, conexiones o equipos informáticos del informante, los daños en el mecanismo de firma con certificado digital o el olvido de la contraseña del instrumento de firma electrónica. Se deberá prever el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de la obligación; así como también, si se requiere obtener o activar una nueva firma electrónica, se deberá solicitar como mínimo con tres días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento para su presentación (ver el parágrafo del artículo 48 de la Resolución 000060 de 2017).

“Si durante 2018 se produjeron fusiones entre sociedades, la obligación de reportar la información exógena recae sobre la sociedad absorbente o aquella resultante de la fusión”

Además, se indica que de presentarse contingencias por inconvenientes técnicos con el portal de la Dian, ya no se debe acudir a las instalaciones físicas de la administración tributaria con los archivos en una USB, sino que esta vez el reporte simplemente tardará ocho días hábiles más después de la fecha de su vencimiento, y de esta forma se podrá hacer la entrega virtual del mismo sin que se configure extemporaneidad.

Fusión o escisión de sociedades

Si durante 2018 se produjeron fusiones entre sociedades, la obligación de reportar la información exógena recae sobre la sociedad absorbente o aquella resultante de la fusión. Esta reportaría todo lo que haya o hayan alcanzado a registrar durante la fracción de 2018 la sociedad o sociedades que desaparecen con tal fusión. Sin embargo, en caso de producirse escisión de sociedades, la obligación recae en las nuevas sociedades, y estas podrán definir cuál estaría a cargo de reportar la información de las operaciones que por la fracción de 2018 alcanzó a realizar la sociedad escindida (ver el Concepto Dian 06973 de enero 25 de 2007, artículos del 319-3 al 319-9 del ET).

Direcciones con las que se reporta a los terceros

En cuanto a las direcciones con las que se reporta a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la dirección que tenía a la fecha en la que se realizaron las operaciones. No es obligación indagar si a la fecha de realización del reporte el reportante ha cambiado de dirección (ver Concepto Dian 31198 de mayo 15 de 2012).

Reporte de los NIT

Cuando sean reportados los NIT, es opcional reportar el dígito de verificación. Incluso cuando se trate de terceros personas naturales, si se tiene duda frente a si tienen NIT o no, estos pueden reportarse con tipo de documento “cédula”, dado que en la práctica el número de cédula es el mismo NIT.

“Los reportes de información exógena exigidos por la Dian deben coincidir con los mismos valores que se llevaron a las declaraciones tributarias de 2018”

Es válido recordar que si se usa el servicio de “consulta de inconsistencias”, allí se podrá confirmar si un respectivo NIT está inscrito en el RUT, así como también se podrán conocer los nombres y apellidos completos del tercero (al respecto, puede consultar nuestro editorial: Exógena de año gravable 2018: cuidado al reportar la identificación de personas naturales)

Corrección de las declaraciones después de entregada la información exógena

Los reportes de información exógena exigidos por la Dian deben coincidir con los mismos valores que se llevaron a las declaraciones tributarias de 2018, como son retención en la fuente, IVA, impuesto al consumo, renta e ingresos y patrimonio, dado que de lo contrario, si estas declaraciones llegan a ser corregidas, será necesario entrar a corregir también tal reporte, lo cual ocasionaría que la Dian impusiera sanciones por haber entregado inicialmente información errónea (ver artículo 651 del ET). Sin embargo, cabe señalar que dicha sanción no procedería en caso de que la corrección a la información se practique antes del vencimiento del plazo para entregar el reporte.

Por otra parte, es válido recordar que los reportantes que sean personas naturales o sucesiones ilíquidas solo deben informar en la exógena sus ingresos gravados y no gravados, costos, gastos, rentas exentas y cuentas por cobrar y por pagar que se relacionen únicamente con sus cédulas de rentas de capital y no laborales (ver parágrafo 3 del artículo 1 de la Resolución 000060 de 2017).

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