Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
El artículo 189 del Código de Comercio señala que las decisiones que se tomen en la junta de socios o asamblea, deben quedar constatadas a través de actas debidamente aprobadas por el presidente y secretario. A su vez, el artículo 431 indica que no solo se debe dejar constancia de las decisiones tomadas, sino también de todos los asuntos tratados. Por lo tanto, estas también actuarán como medio de prueba para constatar lo sucedido durante la reunión.
Ahora bien, en las anteriores normas no se puede observar que los socios se encuentran facultados para tomar apuntes o grabar las reuniones del máximo órgano social. Cabe recordar que un acto como el anterior se puede considerar como violatorio del derecho de reserva, pues lo ocurrido en dicho espacio concierne únicamente a quienes estuviesen en este, es decir, los miembros de la junta o asamblea de socios. Sin embargo, es importante aclarar que lo anteriormente planteado es en parte cierto y en parte erróneo.
El derecho de reserva se vería afectado cuando la documentación realizada por un socio, además de no estar autorizada, sea pública, es decir que se ponga a disposición de terceros. Sin embargo, cuando dicho acto se realizó únicamente para documentar de forma individual, es decir, para el interés de un solo socio, el cual no tiene como intención la reproducción o retransmisión de lo documentado, no se vería lesionada dicha reserva.
Respecto a la documentación o grabación de una reunión como prueba ante impugnación de decisiones, es importante aclarar que si bien esto trae consecuencias judiciales y en la mayoría de los casos actúa como uno de los elementos probatorios de mayor aporte, el considerar esta presentación como la consecuencia de una violación al derecho de reserva podría tornarse en la afectación del ejercicio del derecho a impugnar judicialmente las decisiones sociales empleando medios idóneos.
Sobre lo anterior, la Superintendencia de Sociedades en Concepto 20220-055241 del 18 de marzo del 2016 recordó lo tratado en el Concepto 220-000773 del 14 de enero del 2002, en el cual se señaló:
“… tomar notas personales de la reunión o grabar en medios magnetofónicos o audiovisuales, no afecta el derecho de reserva de la sociedad, ni afecta esferas personales ajenas por una supuesta apropiación indebida de la imagen o de la voz de los consocios; pero tal conducta le impone al socio la obligación de custodiar y de no utilizar indebidamente su documento, de la misma forma en que está obligado a no utilizar la información conocida en la reunión en detrimento de los intereses legítimos de la sociedad. Al fin y al cabo, la divulgación de información reservada, que conste o no en actas o en papeles sociales, es decisión privativa e indelegable que le corresponde a la sociedad a través de sus órganos competentes y, por tanto, ajena al arbitrio de un socio individualmente considerado”.
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