Habilitación del facturador electrónico, un trámite a seguir por parte de los emisores
Las personas naturales o jurídicas obligadas a expedir factura electrónica, así como también los que opten por hacer dicha expedición de manera voluntaria, deben realizar el trámite de habilitación del facturador electrónico; los primeros en un tiempo límite y los segundos en cualquier ocasión.
Las personas naturales o jurídicas obligadas a expedir factura electrónica, así como también los que opten por hacer dicha expedición de manera voluntaria, deben realizar el trámite de habilitación del facturador electrónico; los primeros en un tiempo límite y los segundos en cualquier ocasión.
El artículo 616-1 del ET contempla la factura electrónica como un documento equivalente a la factura de venta. En este sentido, cabe destacar que para emitir facturas electrónicas debe haber sido seleccionado mediante resolución por parte de la DIAN para tal fin o que haya optado por hacerlo de manera voluntaria (ver el artículo 1 del Decreto 2242 del 2015).
De este modo, para poder expedir facturas electrónicas es necesario que previamente se surta el trámite de habilitación del facturador electrónico, el cual debe realizarse ante la DIAN. De lo anterior se debe tener en cuenta que de acuerdo al artículo 14 de la Resolución 00019 de febrero del 2016, después de que entre en vigencia la resolución que indica que si una persona natural o jurídica ha sido seleccionada como obligada a facturar electrónicamente, esta cuenta con 3 meses para empezar a facturar de dicha forma; por tanto, el trámite antes mencionado debe surtirse dentro de ese tiempo.
Respecto a los contribuyentes que opten de manera voluntaria facturar electrónicamente, la norma no hace alusión a algún límite de tiempo como lo hace con los obligados; por tanto, los facturadores electrónicos voluntarios podrían realizar el proceso en cualquier fecha.
Así pues, en su página web –sección del servicio al ciudadano, en la opción de trámites– la DIAN incluye la habilitación del facturador electrónico, en el cual indica que para la obtención de este por parte de un ciudadano, extranjero u organización, la entidad entrará a verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos:
- Tener el RUT actualizado: en caso tal de que sea una persona natural o jurídica obligada a facturar electrónicamente, debe tener registrado en el RUT la responsabilidad 37.
- Disponer de un software: si es que va a facturar de manera directa, o contar con uno o más proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN en caso de que decida facturar a través de estos.
Para el primer caso, en el artículo 14 de la Resolución 00019 de febrero del 2016, se establecen como requisitos adicionales realizar pruebas con las cuales se demuestre que el software cumple con las condiciones técnicas de expedición de la factura electrónica y entregar el ejemplar de dicha factura a la DIAN.
Tenga en cuenta que entre las condiciones técnicas se encuentran la utilización del formato electrónico de generación XML, cumplir con los requisitos señalados en el artículo 617 del ET –con excepción de aquellos indicados en el literal c) del numeral 1 del artículo 3 del Decreto 2242 del 2015–, incluir firma digital o electrónica, señalar el código único de factura electrónica y entregar la factura en el formato electrónico de generación al adquiriente, según lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto 2242 del 2015.
- Tener la cuenta habilitada en el sistema MUISCA de la DIAN.
- En caso tal de estar obligado a facturar electrónicamente, la DIAN verificará dicha condición a través de la resolución emitida por esta.
Es importante destacar que según la información suministrada por la DIAN en su portal, dicho trámite de habilitación del facturador electrónico es gratuito, no se puede realizar plenamente vía web y la habilitación se obtiene en 10 días hábiles.