IFRS no son registros contables: confusión entre “multilibros” y contabilidad multipropósito – Juan Fernando Mejía

Prólogo por dos miembros del IASB (Comité SMEIG)

«Pensar en registrar bajo IFRS demuestra que no hemos superado la teneduría de libros y que no merecemos los IFRS. Me sorprende que en Colombia algunos hablen incluso de doble registros para cumplir con IFRS y que vendan programas contables que registran dos veces la información. Por ejemplo que se implemente un “Kardex Doble” para el reconocimiento de los descuentos de pronto pago. Asuntos como este no admiten un registro puntual en IFRS, sino un ajuste de la diferencia. “IFRS no son registros contables”, se ilustra cómo se cumple con IFRS en las multinacionales, incluyendo las que aplican IFRS para pymes. Recomiendo este documento de Juan Fernando Mejía, el cual incluye una guía de cómo se aplican los IFRS partiendo de registros bajo normas locales para constituir los saldos a reportar bajo IFRS». Hernán Pablo Casinelli, miembro del SMEIG de la IASB.

«Totalmente de acuerdo: los IFRS no son un problema de registros, de “multilibros”, ni de los auxiliares contables; son un asunto gerencial y de reporte financiero a usuarios externos. La guía de contabilidad en multinacionales explica esto en detalle. Aunque un software repita los registros automáticamente, no se está cumpliendo con IFRS porque se está centrando en la teneduría de libros, lo cual sería una visión muy simplista y confusa de estos estándares. Recomiendo leer el presente documento y analizarlo en Colombia donde al inicio de la adopción de los IFRS, y aún hoy, existe esta confusión y donde muchos hablan de registrar bajo IFRS o, peor aún, de registrar dos veces la contabilidad: una para fines fiscales y otra para fines IFRS, asunto totalmente inverosímil». Eduardo Alexei Estrella Morales, miembro del SMEIG de la IASB.

IFRS: ¿estamos listos para superar la teneduría de libros?

La Orientación Técnica 001 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha sido clara en que los IFRS no se crearon para hacer registros contables y que bajo dichos estándares hay asuntos que no admiten un registro propiamente dicho, a pesar de hacer parte de la estructura del balance (Estado de Situación Financiera), del Estado de Resultados o de otros estados financieros. Esta Orientación es coherente con la teoría contable y especialmente con la práctica que llevan a cabo las multinacionales que aplican NIIF completas y también las que aplican NIIF para pymes. Es muy importante que en Colombia comprendamos que los IFRS son una oportunidad para salir de la problemática limitación de la simple teneduría de libros y poder concentrarnos, como profesionales, en el verdadero análisis financiero y en la asesoría en reportes para la toma de decisiones.

Un ejemplo simple de libros contables sin que existan registros

Suponga que una empresa solo tiene dos facturas de venta en el mes: una por valor de $50 millones de pesos y otra por $70 millones y que corresponden a entregas reales de bienes o servicios a los clientes, a crédito.

Esta empresa no tiene un software contable, ni lleva registros en códigos de cuentas contables. Sin embargo, hace su declaración de renta y, además, reporta esta información en un archivo XML (o CVS) a la administración de impuestos.

También, hace el reporte en XBRL informando correctamente los ingresos a las superintendencias y, si es del caso, a la Cámara de Comercio.

Suponga, también, que este último reporte se usa para elaborar los estados financieros en los que se informa que existen cuentas por cobrar (en un estado de situación financiera) y que existen también ingresos (estado de resultados). Los estados financieros contienen las aseveraciones (afirmaciones) y son medio de prueba legal.

En ese caso, aunque no existen registros contables, sí existen dos libros contables: uno que es el libro tributario que posee la administración de impuestos (XML) y otro es el libro IFRS que poseen las autoridades comerciales (XBRL). Ese es el medio de prueba legal: los estados financieros y los documentos que lo soportan.

Claro que el anterior ejemplo es “el extremo de la pirámide”, pero se propone únicamente para introducir el tema, pues más abajo se explica la forma como funciona este asunto en las multinacionales (incluyendo las que aplican las NIIF para pymes).

Ejemplo de millones de transacciones con un solo registro contable mensual

Una empresa tiene millones de transacciones diarias de venta de mercancía (como en el caso de Almacenes Éxito SA o un gran banco). Cada tirilla de una caja registradora es una factura legal (igual que un recibo del cajero electrónico). Pero no se registra cada tirilla en una cuenta contable, sino en una base de datos cualquiera que contiene los datos clave para hacer los reportes tributarios y financieros.

Al final de cada mes, la entidad hace un resumen de todos los conceptos (por ejemplo de ventas, de impuestos al valor agregado, de retenciones en la fuente, de efectivo recibido, de cuentas por cobrar), y hace un registro contable único, como lo definió en su momento el artículo 124 del Decreto 2649 de 1993 que permite crear un comprobante mensual.

En una base de datos única, que no incluye códigos contables, se registran los impuestos, valores recibidos en efectivo, ventas a créditos, identificación de los clientes y maestros del proveedor (para saber el régimen tributario aplicable y otras variables relacionadas con la calidad del producto que vende, por ejemplo), así como un registro único al final del período en la cuenta “4105 -Ingresos”, más por un cumplimiento legal que por el requerimiento de una cuenta contable como tal para resumir estas operaciones.

Considerando que se reglamentó así en el siglo pasado, ¿cómo no educar en la actualidad respecto al concepto de libros contables que son en lenguajes electrónicos?

De hecho así funciona en las entidades multinacionales: la contabilidad se extrae de una base de datos cualquiera que contiene un resumen de millones de registros que no están en cuentas contables propiamente dichas, justamente porque los estados financieros son un resumen de datos.

Lo mismo sucede con cada una de los millones de tirillas los cajeros electrónicos: son equivalentes legales de una factura, pueden registrarse en un sistema (que claro que cumple “partida doble”), pero no necesariamente es una cuenta contable en cada transacción, sino que se hace un resumen mensual. Así funciona porque la tecnología no depende de un código de una cuenta contable.

Aunque los anteriores ejercicios son bastantes sencillos, solo pretenden ilustrar la problemática del concepto de “Libros Contables” electrónicos, pero en el siguiente apartado: “Guía de Contabilidad IFRS en Multinacionales” se explica cómo funciona la contabilidad desde una base de datos única, pero «multipropósito», es decir, para fines IFRS y para fines fiscales.

Los anteriores ejercicios y los que se explican adelante, en la citada Guía, muestran que el interés no se centra en el número que codifica una cuenta, sino en el resultado, en los saldos que conforman los Estados Financieros, con los que realmente se toman las decisiones.

Por ejemplo, en países como Ecuador no existen planes “únicos” de cuentas en gran parte del mercado y aun así se cumplen las normas contables y con los reportes tributarios y financieros para fines legales. Claro que la contabilidad es medio de prueba legal, pero el concepto de “contabilidad” y de “libros” ha evolucionado y con él las normas que los países emiten para adaptarse al constante desarrollo de la ciencia y de la técnica en todos los campos.

Infortunadamente, a veces se confunde contabilidad con “teneduría de libros”, como lo advierte Fowler Newton, reconocido contador argentino: “Hablar de doble contabilidad o de registros dobles, una bajo norma local y otra bajo IFRS, implica una contabilidad que no sería por “partida doble”, sino doble, y partida”.

O como dijera Hernán Casinelli, miembro del SMEIG del IASB, cuando leyó amablemente este documento antes de su publicación: “Quien hable de registros bajo IFRS no merece tales estándares, debe superar la teneduría de libros y comprender que es una base de datos única con las transacciones que se realizan una sola vez, de la cual se derivan los libros, que son electrónicos: el de NIIF en XBRL, y el de la información tributaria en archivos CSV (del inglés comma-separated values) o en variantes de XML donde se reporta la información exógena en medios magnéticos«.

En la práctica, he encontrado algunos revisores fiscales o contadores que están muy preocupados por la codificación del “documento fuente” con un PUC bajo IFRS y también piden que tenga el código contable bajo norma local: registros dobles que legalmente no se entiendan como “doble contabilidad”: vaya dilema.

La confusión entre registro y reconocimiento

Existe confusión entre “registro” y “reconocimiento”. El marco conceptual establece que el reconocimiento es la incorporación de una partida en los estados financieros. Pero esto no es lo mismo que un registro fiscal.

En inglés, para referirse a un asiento se usa la expresión «journal entry», mientras que para decir que se confeccionó el registro en una base de datos cualquiera (que no contiene códigos contables, sino códigos genéricos) se indica «he recorded» y no «be recognise». Por su parte, los estados financieros son “statements”, es decir, declaraciones, como cuando se hace una “declaración de renta” en la parte fiscal, es decir, que los Estados Financieros son “Presentación” de información que por supuesto está soportada en documentos y en registros en bases de datos que no necesariamente contienen un “código contable” de un “plan de cuentas o de un catálogo”.

Por algo la NIC 1 se denomina “Presentación” de Estados Financieros. Recordemos que las Normas Internacionales no son “de Contabilidad”, sino que son realmente “Estándares” para el “Reporte” de Información Financiera (del inglés IFRS). No comprenderlo de esta manera genera altos costos en sistemas de información y dificultades prácticas, pues como se ha dicho, muchos conceptos no admiten un registro puntual bajo IFRS (como los descuentos por pronto pago, los errores de ejercicios anteriores que no implican volver a “abrir libros” como a veces se indica en algunos escenarios, entre otros). En Colombia y en general en Latinoamérica, apenas estamos comprendiendo estos conceptos y su aplicación.

No es cierto que un libro sea el “principal”, pues ambos libros lo son: el libro tributario que prima para fines fiscales, y el libro IFRS (en XBRL) prima para fines financieros. No se registran bajo NIIF ni bajo normas locales; se registran las transacciones que no suceden bajo NIIF ni bajo normas tributarias, simplemente suceden.

Claro que algunos párrafos de IFRS dicen que “se contabilice” de una u otra forma. Esto responde no solo a problemas de traducción, sino de interpretación, pues “llevar contabilidad” no implica hacer dobles registros ni siquiera usar un código de “cuentas contables”, pues bien puede usarse una base de datos transaccional, desde la cual se emiten estados financieros, como de hecho sucede en varios países de Latinoamérica donde la contabilidad también es medio de prueba y las discusiones no se centran en si debemos llevar “registros dobles”.

..[Continúa]

• «Llevar contabilidad en debida forma» según el Código de Comercio de 1971, cuando los computadores existían.
• La contabilidad es multipropósito, pero no existen los “multilibros”
• Los programas de software contable en Colombia
• Claro que se requieren registros de las transacciones, eventos y condiciones.

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Por Juan Fernando Mejía.