Implementación de notificación electrónica para actos administrativos

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  • Publicado: 9 julio, 2019

Implementación de notificación electrónica para actos administrativos

Con ocasión a las modificaciones efectuadas por los artículos 91, 92 y 93 de la Ley 1943 de 2018, la Dian publicó un proyecto de resolución con el cual señalaría los aspectos relacionados con la notificación electrónica de actos administrativos, al igual que los términos y condiciones de la misma.

Teniendo en cuenta las modificaciones efectuadas por los artículos 91, 92 y 93 de la Ley de financiamiento 1943 de 2018, el mecanismo de notificación preferente de actos administrativos mencionados en el artículo 565 del Estatuto Tributario –ET–, incluidos los que se profieran en procesos de cobro, serán los medios electrónicos (ver nuestro editorial Cambios en procedimiento tributario con la Ley de financiamiento). Ahora bien, en cumplimiento de lo anterior, la Dian expidió el 2 de julio de 2019 un proyecto de resolución por medio del cual definiría el trámite interno para la implementación de este mecanismo, así como los aspectos relacionados con tal notificación, los términos y condiciones de la misma.

“el proyecto de resolución señala que la Dian practicaría la notificación electrónica remitiendo el acto administrativo a la dirección de correo electrónico suministrada en el RUT”

De acuerdo con lo anterior, el proyecto de resolución señala que la Dian practicaría la notificación electrónica remitiendo el acto administrativo a la dirección de correo electrónico suministrada en el RUT por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante. Así pues, para efectos legales se entendería efectuada la notificación en la fecha de envío del acto administrativo a la dirección de correo electrónico. No obstante, el administrado (contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante) contaría con un plazo de cinco días a partir de la fecha de recibido para responder o impugnar en la sede administrativa de la Dian.

Adicionalmente, la Dian habilitaría medios complementarios para que el administrado se entere de los actos administrativos, entre los cuales estarían:

  • Bandeja de comunicados: es un sitio especial dentro del portal transaccional de la Dian, en el cual se visualiza el mensaje que contiene la notificación del acto administrativo de manera simultánea al envío del mismo a la dirección de correo electrónico registrada en el RUT.
  • Registro de notificaciones electrónicas: es un registro publicado en la página principal del portal web de la Dian, en el cual se daría a conocer la existencia de una notificación electrónica. En este registro no se expondría el contenido del acto administrativo, sino el número del mismo e identificación del administrado.
  • Validación del código seguro de verificación: es una instancia electrónica para que se pueda verificar la autenticidad de las notificaciones remitidas al correo electrónico registrado en el RUT.
“la Dian podría enviar alertas o avisos mediante mensajes de texto al número de teléfono registrado en el RUT del administrado, con el fin de advertir sobre la existencia de la notificación electrónica”

Cabe resaltar que la Dian podría enviar alertas o avisos mediante mensajes de texto al número de teléfono registrado en el RUT del administrado, con el fin de advertir sobre la existencia de la notificación electrónica.

Otros aspectos relacionados con las características de las notificaciones electrónicas y las obligaciones que adquiriría el administrado al suministrar una dirección de correo electrónico en el RUT, son las siguientes:

Elementos de la notificación electrónica

Las notificaciones electrónicas enviadas al administrado contarían con los siguientes elementos:

  • Códigos de verificación para corroborar la autenticidad del mensaje enviado.
  • Nombre completo del administrado o su apoderado, fecha de la expedición del mensaje y las indicaciones para acceder al acto administrativo.
  • Acto administrativo.

¿Qué sucedería en caso de que la Dian no realice la notificación electrónica de los actos?

En caso de que la Dian, por inconvenientes técnicos, no le sea posible efectuar la notificación electrónica de los actos, o bien cuando los mismos sean producidos de manera física y no puedan convertirse a un formato electrónico, se recurriría a otras modalidades de notificación, como son las mencionadas en los artículos 565 y 568 del ET. Debe tenerse en cuenta que, cuando por inconvenientes técnicos en los servicios informáticos de la Dian no sea posible remitir el acto administrativo de forma electrónica al administrado, la administración tributaria emitiría un comunicado informado sobre la situación presentada.

Obligaciones que se adquieren al registrar el correo electrónico en el RUT

De conformidad con el parágrafo 4 del artículo 565 del ET, cuando el contribuyente informa en el RUT su dirección de correo electrónico se entiende esto como una manifestación directa mediante la cual el responsable expresa su voluntad de ser notificado electrónicamente, por lo cual adquiriría las siguientes obligaciones:

  • Suministrar en el RUT la dirección electrónica y el número de celular real.
  • Verificar que la dirección de correo electrónica está vigente y es correcta.
  • Ser responsable de la seguridad y correcta administración del correo electrónico registrado.
  • Actualizar sus datos en el RUT.
  • Informar oportunamente a la Dian los errores en los documentos electrónicos, que impidan el acceso al acto administrativo.
  • Hacer uso adecuado de los códigos de verificación proporcionados por la Dian para validar la autenticidad e integridad del contenido de los correos y documentos electrónicos que se encuentren en trámite.
  • Consultar periódicamente su correo electrónico y la bandeja de comunicados en el portal transaccional de la Dian y demás aspectos que defina la administración tributaria para el adecuado uso del portal.

Recordemos que según lo establecido en el parágrafo 4 del artículo en mención, desde el 1 de julio de 2019 todos los actos administrativos serían notificados de manera electrónica. Sin embargo, a partir de lo planteado en el proyecto de resolución, la implementación de este sistema de notificación iniciaría a partir de la promulgación del texto aprobado de la resolución.

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