Todas las notas de contabilidad, inclusive las de cálculos automáticos, se deberían imprimir y firmar

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  • Publicado: 16 julio, 2008

Aunque la utilización del software ayude mucho hoy día en las labores del contador, es importante no dejar inconclusas o a medias las tareas que nos corresponden, como la impresión de ciertas notas contables.

No hay duda de que la utilización del moderno software contable a los que pueden tener acceso la mayoría de los contadores les ha permitido poder hacer más ágil y efectivo su trabajo. Por ejemplo, luego de haber capturado toda la información de un periodo, la impresión de los Estados Financieros o los informes a la DIAN u otras entidades son cuestión de solamente oprimir unas cuantas teclas.

¿Es el software el culpable?

Pero es importante destacar que esa facilidad que encontramos en los procesos contables gracias a la utilización del software contable no debe servir para que algunos de esos procesos se queden a medias y sin el cumplimiento de todas las normas que regulan la contabilidad en Colombia. Ese es el caso de muchas notas contables.

Por ejemplo, aunque es muy cómodo lograr que las notas contables para los cálculos de la depreciaciones de activos fijos, o de provisión de prestaciones sociales, o de amortización de cargos diferidos, entre otros, se puedan efectuar automáticamente con solo oprimir unas teclas, ello no es razón para contentarnos con el hecho de que las bases, tarifas y demás datos con las que se llega al cálculo sean datos que solo se quedan  en el interior del software y sin que externamente quede figurando algún documento físico debidamente firmado que explique y respalde tales cálculos.

El decreto 2649 de 1993 nos pide soportar los registros contables

Lo anterior se sustenta en lo que hoy día nos dice por ejemplo la norma del art.123 del decreto 2649 de 1993 donde leemo:

ART. 123.—Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.”
(los subrayados son nuestros)

La norma anterior es suficientemente clara al indicar que todos los hechos económicos deben estar “documentados”, es decir, que se hace necesario que exista el documento físico (soporte) que los respalde. Igualmente señala que tales “documentos” deben estar “autorizados” (entiéndase como “firmados”) por quienes intervengan en ellos. Y que sepamos, hoy día los documentos contables no se autorizan con “firmas digitales” sino siempre con firmas autógrafas.

Además, el hecho de que los documentos contables impresos tengan la firma de quien los elaboró y de quien los autorizó sirve para garantizar que no existan funcionarios totalmente autónomos, es decir, funcionarios que solo elaboran los documentos pero sin que nadie se los revise o autorice, algo que siempre debería existir en las empresas con un buen nivel de control interno.

E incluso, el hecho de que junto a las notas contables antes aludidas se impriman también los detalles de las bases, tarifas y demás datos con los que se obtienen las cifras contables registradas a través de la nota sirve para cumplir con lo indicado en el artículo 4 del mismo decreto 2649 de 1993 donde se lee que:“…la información contable debe ser comprensible y útil…La información contable es comprensible cuando es clara y fácil de entender…”

Debemos ser buenos colegas

Visto lo anterior, y aunque la utilización del software ayude mucho hoy día en las labores del contador, es importante no dejar inconclusas o a medias las tareas que nos corresponden. Al hacer todos los procesos en forma completa no solo mostramos un mejor nivel profesional sino que facilitamos el trabajo de los auditores, o revisores, o inspectores que más tarde llegan a revisar nuestro trabajo.

Debemos ser buenos colegas pues hoy somos ejecutores y mañana podemos ser revisores. E incluso, como nadie es eterno en las empresas, a la persona que llegue a reemplazarnos un día  ya se le habrá dejado un ejemplo del tipo de trabajo que tiene que conservar en la empresa para el beneficio de todos los que son usuarios de la información contable de la misma

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