Información sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2013

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  • Publicado: 16 mayo, 2014

Información sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2013

Literal “h” del artículo 631 del E.T     Artículos 19, 20 y 26 de la Resolución 273 de diciembre 10 de 2013

¿A quién corresponde desarrollar esta información?

Lo desarrollan los mismos tipos de personas naturales y jurídicas que mencionamos cuando se examinó la información correspondiente al literal “c” del artículo 631 del E.T., con las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron.

¿Cuál información se solicita?

Datos de aquellos terceros, tanto domiciliados en Colombia como en el exterior (incluidas las direcciones solo para los ubicados en Colombia), con quienes se tengan cuentas por pagar aceptadas fiscalmente a diciembre 31 de 2013. Al respecto, esta vez el artículo 26 de la Resolución 273, al igual que lo sucedido con los reportes del 2012, ha vuelto a indicar que si el total fiscal de las cuentas por pagar del reportante a diciembre 31 de 2013 es igual o superior a quinientos millones de pesos ($500.000.000), deberá discriminar en forma individualizada a los terceros con saldos en sus cuentas por pagar iguales o superiores a $1.000.000. Pero si el saldo total fiscal de las cuentas por pagar es inferior a los $500.000.000, reportará en forma individualizada a los terceros con saldos en sus cuentas por pagar iguales o superiores a $5.000.000.Tenga en cuenta que con la derogatoria que el artículo 198 de la Ley 1607 de diciembre de 2012 hizo respecto al artículo 287 del E.T., por el 2013 sí se aceptarán como pasivos fiscales los valores que las sucursales en Colombia de compañías extranjeras tengan con su casa matriz en el exterior e igualmente los pasivos que las empresas colombianas tengan con sus vinculados económicos en el exterior. Además, para el año gravable 2013 y siguientes, este artículo 287 ya no tendrá aplicación, pues fue derogado con el artículo 198 de la Ley 1607 de diciembre 26 de 2012, por lo cual dichos pasivos volverán a aceptarse como pasivos fiscales.

Aquellos terceros con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000 (o a $1.000.000, según el caso), se agruparán en un único registro (uniendo tanto los domiciliados en Colombia como los del exterior) en cada uno de los ocho conceptos diseñados por la DIAN, con el seudo-nit 222222222, razón social “cuantías menores” y “Tipo de documento 43”.

En cuanto al concepto diseñado por la DIAN como “2207-Saldo pasivo por cálculo actuarial de provisión para pensiones de jubilación” (en el PUC de comerciantes figura en la cuenta 2620), se reportará exclusivamente con el NIT de la entidad informante. Pero el saldo por pasivos laborales de otro tipo (cesantías, intereses sobre cesantías, etc.) sí se debe tener discriminado por cada trabajador para poder saber si se le acumulan saldos individuales, junto con otros posibles pasivos de diversa índole, superiores a los $5.000.000 (o a $1.000.000, según el caso).

En relación con este reporte, lo primero que se debe destacar es que si la entidad o persona natural informante participó durante el año 2013 como asociado de un contrato para exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales; o actuó como mandante en contratos de mandato; o participó en consorcios y uniones temporales, no deben reportar los pasivos a diciembre 31 de 2013 que figurarían en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio del 2013, pero que fueron originados en las operaciones hechas en estos contratos de exploración, o a través de los contratos de mandato, o por la participación en los consorcios y uniones temporales, pues tales pasivos serán reportados únicamente por el operador del contrato de exploración, o por el mandatario de los contratos de mandato o por el consorcio o unión temporal en el que participaron (ver parágrafo 1 del artículo 29, parágrafo 2 del artículo 30 y parágrafo 1 del artículo 31 de la Resolución 273). Es decir, las personas jurídicas y naturales solo reportarán por su propia cuenta los demás pasivos fiscales que no se hayan originado por su participación en los negocios jurídicos especiales. Además, la resolución no aclara lo que pasaría si el mandatario, consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos sean personas o entidades que antes de diciembre 10 de 2013 ya se habían liquidado y habían cancelado su RUT (ver parágrafo del artículo 20 Resolución 273). En este caso es obvio que el mandatario, consorcio o el operador del contrato de hidrocarburos ya no entregaría los reportes y le correspondería hacerlo a los mandantes, a los miembros de los consorcios y uniones temporales o a los asociados de los contratos de hidrocarburos.

El total de los pasivos llevados al formato 1009 que se usa en este reporte deberá cruzar con el dato llevado a la declaración de renta o de ingresos y patrimonio 2013, salvo si se presenta lo comentado en el párrafo anterior. Por consiguiente y a diferencia de los reportes de pagos a terceros, en el reporte de pasivos no se pedirán los que sean solo contables pero que no pasan a la declaración de renta, como son los pasivos estimados o los sobregiros bancarios, etc. Estos pasivos que solo son contables pero no fiscales, únicamente se reflejarían dentro de los renglones 188 a 209 del formato 1732 para quienes queden obligados a entregar dicho formato (ver la Resolución 0060 de febrero 20 de 2014).

Además, si el beneficiario de algún pasivo decidió hacer una operación de factoring con lo que en su contabilidad correspondía a la “cartera” o “cuenta por cobrar” (Ley 1231 de 2008), y a la entidad informante la cuenta por pagar le sigue quedando vigente en diciembre 31 de 2013 con el beneficiario original, el pasivo se reportaría con el NIT del beneficiario original a quien se adquirieron los bienes y servicios a crédito y no con el NIT de la empresa especializada en factoring que adquirió la cartera, pues el parágrafo del artículo 773 del Código de Comercio (modificado por el artículo 2 de la Ley 1231 de 2008, y reglamentado por el Decreto 3327 de septiembre de 2009) menciona lo siguiente:

«Parágrafo: La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio. Tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio.»

Por tanto, puede darse el caso de que a diciembre 31 de 2013 la empresa que tiene el pasivo no se dé cuenta de que su acreencia cambió de titular. La DIAN deberá aceptar la posible «falta de cruce» con los terceros, que se pueda generar con este reporte de los pasivos.

Respecto a los pasivos por sobregiros bancarios, es importante que el pasivo que se declarará fiscalmente y que se llevará al formato 1009 sea en realidad un sobregiro que figure en el extracto bancario y no solo en la contabilidad –algo que sucede, por ejemplo, por causa de los famosos “cheques girados y pendientes de cobro a diciembre 31”– pues solo así habrá cruce de información cuando el banco reporte como su “deudor” a la empresa que hace este reporte de pasivos. Si se dejase como un pasivo fiscal los sobregiros que son solo contables, no sería correcto reportar que el tercero de este tipo de pasivos es “el banco” (puede ser, incluso, que en el banco el saldo sea positivo). Tampoco sería correcto reportarlos con los NIT de los titulares a quienes se dieron los cheques y que están pendientes de cobro, pues estos terceros ya pudieron haber endosado dichos cheques a otros. Por ello, el artículo 268 del E.T. indica que los saldos en bancos, aun para el obligado a llevar contabilidad, se deben denunciar por el “saldo en el último día”, entendida esta frase como el “saldo en extracto” (no por el saldo en libros de contabilidad), pues la norma se aplica por igual tanto al obligado a llevar contabilidad como al que no. En consecuencia, si el saldo es positivo en el extracto, este mismo valor debe figurar en la declaración de renta o de ingresos y patrimonio como un activo. Si el saldo en el extracto es negativo, este mismo se denunciará como pasivo. Se trataría solamente de la norma para declarar el valor fiscal del saldo en la entidad bancaria; pero si con los cheques girados, entregados y pendientes de cobro se había afectado alguna compra de un activo, una cuenta por cobrar, una cuenta por pagar, un costo o gasto, esta parte de la operación contable queda intacta.

En cuanto al Concepto “2208-Pasivos respaldados en documentos de fecha cierta”, se entiende que este concepto lo usarían solo los reportantes personas naturales no obligados a llevar contabilidad, si los pasivos que incluyen en su declaración de renta 2013 están soportados de esta forma. Para ello conviene citar lo que indican actualmente los artículos 767, 770 y 771 del E.T.:

Artículo 767. Fecha cierta de los documentos privados. Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación.”

Artículo 770. Prueba de pasivos. Los contribuyentes que no estén obligados a llevar libros de contabilidad, sólo podrán solicitar pasivos que estén debidamente respaldados por documentos de fecha cierta. En los demás casos, los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos y con el lleno de todas las formalidades exigidas para la contabilidad.”

Artículo 771. Prueba supletoria de los pasivos. El incumplimiento de lo dispuesto en el artículo anterior, acarreará el desconocimiento de los pasivos, a menos que se pruebe que las cantidades respectivas y sus rendimientos, fueron oportunamente declarados por el beneficiario.”

De otra parte, se debe aclarar que existen cuatro pasivos especiales a diciembre 31 de 2013 que no necesitan ser depurados para definir quién es su beneficiario:

    • El saldo a diciembre 31 del pasivo de las “Retenciones en la fuente a título de renta, CREE, IVA o Timbre” (cuentas código PUC 2365, 2367 y 2368). Este pasivo se entiende que le corresponde a un único beneficiario: la DIAN (NIT 800.197.268-4, dirección Cra. 8 # 6- 64 de Bogotá).
    • El saldo a diciembre 31 del pasivo de las “Retenciones en la fuente a título de industria y comercio”. Este pasivo se entiende que le corresponde a la Secretaría de Hacienda Municipal a la que se cancelan tales retenciones.
    • El saldo a diciembre 31 del pasivo del IVA por pagar (cuenta 2408). Este pasivo igualmente se entiende que le corresponde a un beneficiario: la DIAN.
    • El saldo a diciembre 31 del pasivo del “Impuesto Nacional al Consumo por pagar”, o del “Impuesto Nacional a la Gasolina y ACPM por pagar” (cuenta 2495). Este pasivo igualmente se entiende que le corresponde a un beneficiario: la DIAN.

Formato a utilizar

El mismo formato 1009, versión 7 utilizado en los reportes del 2012.

En este formato se reportan los datos del tercero, los conceptos del pasivo y su valor. Se exige reportar direcciones, pero solo si el tercero es domiciliado en Colombia (a los del exterior solo se les reporta el “código de país”). Si en lugar de cédula se reporta el NIT, el “dígito de verificación” se reportaría solo si se conoce.

Tenga presente que todo mandatario en el desarrollo de contratos de mandato (como son las agencias aduaneras o las inmobiliarias de persona natural o jurídica que administran bienes raíces), sin importar los ingresos brutos a diciembre del año anterior (2012), ni del mandante ni del mandatario, reportarán en forma especial los saldos de pasivos que les hayan quedado a diciembre 31 de 2013, pero por causa de cubrir los costos y gastos de sus mandantes. Igualmente lo harán el “operador” en un contrato de exploración de hidrocarburos y el “miembro encargado de facturar” en el caso de los consorcios y uniones temporales. Todos ellos tienen que reportar los pasivos especiales a diciembre 31 de 2013 que se generaron al manejar los recursos de los terceros en nombre de quienes actuaban y lo harán con los mismos topes y restricciones que se mencionan en el artículo 26 de la Resolución 273, usando los formatos especiales que se indican en los artículos 29 a 31 de la Resolución 273 (formatos 1027, 1052 y 1588). Por tanto, si a estos intermediarios les corresponde elaborar su propio formato 1009, reportarían solo las cuentas por pagar que se originaron en sus propias operaciones.

Manera de entregar los reportes

Se aplican los mismos comentarios y explicaciones que se dieron cuando examinamos la información correspondiente al literal “c” del artículo 631 del E.T., con las mismas salvedades o particularidades que allí se expresaron.

Plazos

Según el artículo 36 de la Resolución 273, los plazos para la entrega de este reporte dependerán si para la fecha de entrega del reporte, la persona o entidad reportante es o no un gran contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT) para lo cual deberá examinarse únicamente la Resolución 0041 de enero 30 de 2014.

Para los grandes contribuyentes, los plazos se vencerán entre el 21 de abril y el 6 de mayo de 2014, según el último dígito del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Para los demás, transcurrirán entre el 7 de mayo y el 4 de junio de 2014 según los dos últimos dígitos del NIT del reportante (sin incluir el dígito de verificación). Los plazos son los mismos que incluimos cuando analizamos el reporte del formato 1010.

¿Qué pasaría si después de entregado el reporte del 2013 la persona jurídica o natural reportante descubre que es necesario corregir la declaración de renta o de ingreso y patrimonio 2013, en especial el renglón de pasivos?

En este caso, el reporte inicial, aunque coincida con los valores inicialmente declarados, es un reporte con errores. Por tanto, al presentar el nuevo reporte (incluso la corrección del formato 1732 si está obligado a ello), en el que se tendría en cuenta los valores de las correcciones hechas a las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio, la DIAN quedaría facultada para imponer la sanción del artículo 651 del E.T.

De ser así, quienes presentan información exógena deben pensar todas las consecuencias que se derivan de hacer correcciones a las declaraciones tributarias, si ya han presentado la información exógena e incluso el formato 1732.

Ejemplo práctico

Información sobre pasivos que se incluyan en las declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio 2013

Ejemplo sobre la forma como una sociedad comercial recolectaría los datos necesarios con los cuales pueda hacer el reporte del literal h del artículo 631, sobre  saldos de sus pasivos fiscales a Diciembre 31 de 2013.

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