Informes en formato electrónico, importancia de salvaguardar la información que contienen

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  • Publicado: 9 junio, 2017

Informes en formato electrónico, importancia de salvaguardar la información que contienen

A través del Concepto 221 de marzo de 2017, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública manifiesta que los contadores que entreguen informes en formato electrónico deben dejar evidencia de la radicación al momento de la entrega de los informes para salvaguardar la información.

La Ley 43 de 1993 regula la profesión del contador público y estipula que este, en su ejercicio como contador, auditor o revisor fiscal, debe tener una firma certificada, y que esta será el sello de la veracidad de sus informes. La certificación de dicha firma será realizada por la Junta Central de Contadores a través de la emisión de una tarjeta profesional.

En el ejercicio de la labor contable el contador público está obligado a cumplir las normas legales vigentes, actuar con integridad, ética profesional y a vigilar que el registro de la información que se emite a través de estados financieros, declaraciones tributarias y diferentes informes se encuentre conforme a las normas de contabilidad y de información financiera expuestas en la Ley 1314 de 2009.

“Existen muchas situaciones que pueden amenazar la integridad de la información que es presentada por los contadores, en razón de ello, se debe tener mucho cuidado en el manejo que se da a esta información”

Existen muchas situaciones que pueden amenazar la integridad de la información que es presentada por los contadores, en razón de ello, se debe tener mucho cuidado en el manejo que se da a esta información puesto que, como contadores certificados a través de tarjeta profesional, el hecho de dar fe pública (artículo 10 de la Ley 43 de 1990) acerca la labor del contador a la de los funcionarios públicos, en la medida de la responsabilidad que asumen frente al Estado, a su vez este les confiere tanto a la Junta Central de Contadores como a la administración de impuestos la facultad de sancionar los delitos que se cometan en el desarrollo de las actividades contables.

Certificación de la veracidad de los informes

La inquietud presentada al Consejo Técnico de la Contaduría Pública coincide con la inquietud de muchos contadores que temen que los informes que emiten a través de un formato electrónico puedan ser modificados o adulterados ya que existen diferentes herramientas que permiten distorsionar la información presentada por el contador y el representante legal de la empresa que son quienes a través de su firma certifican que han verificado previamente la información.

De conformidad con el artículo 39 de la Ley 222 de 1995 se presume que la información contenida en estos estados financieros es auténtica y que, por lo tanto, como se mencionó anteriormente, cualquier irregularidad en la misma puede acarrear sanciones al contador que las certifica. Por estos motivos, y en concordancia con lo expuesto en el concepto, se hace necesario que el contador salvaguarde la información de dichos informes dejando evidencia de la fecha en la que son entregados y la información que estos contienen.

Sin importar si el contador tiene calidad de revisor fiscal o no, este puede incluir entre sus informes cualquier dato que considere relevante para certificar la información emitida; dejar constancia para posteriores revisiones de auditoría de las inconsistencias o hallazgos encontrados en la información; debe conservar los documentos que permitan constatar la recepción de sus informes, ya sea formato Excel, PDF u otro medio electrónico y la información incluida en ellos. Estos documentos que entrega deben contener la fecha y la firma de una persona facultada por la administración de la empresa para recibir y administrar esta información.

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