Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Infografía (haz click en la imagen para ampliar)
En qué momento se pueden hacer la Inspección de Libros y Papeles de la Sociedad
Lo ideal sería que en cualquier momento los socios o accionistas pudieran revisar los libros y papeles de la sociedad que son dueños, pero interpretarlo así, con tanta libertad, llevaría a una locura a los Administradores, pues tendrían que estar listos, todos los días a cualquier hora, a que llegue uno de los cientos de accionistas que puede tener una sociedad mercantil.
Por ello, dicho Derecho de Inspección, sólo nace previo a la Asamblea General de Accionistas o Junta General de Socios, dentro del término mínimo de convocatoria que se les haga, el cual no podrá ser inferior a 15 días hábiles al fecha de la reunión del Máximo Órgano Social. (En la SAS, mínimo será de 5 días hábiles la convocatoria)
El numeral 4º del artículo 379 del Código de Comercio establece que los accionistas de las Sociedades Anónimas podrán: “…inspeccionar, libremente, los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio…”
Que la facultad que el Artículo 379 numeral 4º reconoce al accionista, tiene como ámbito de eficacia los libros y papeles sociales que privadamente le permitan conocer el estado financiero y así poder obtener sus propias conclusiones, las cuales podrá comparar en la asamblea general con la información dada por el balance oficial, bien para compararlo o cuestionarlo.
Fuera de ese derecho, quedan todos aquellos documentos que contienen información ajena a la indispensable para la información del estado financiero, frente a los cuales opera a plenitud la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º del Código de Comercio, ratificada para los libros de contabilidad y demás documentos privados por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
El Derecho de Inspección el cual está regulado en los artículos 369 y 447 del Código de Comercio y el Artículo 48 de la Ley 222 de 1995, es una facultad que tienen los socios o accionistas para examinar directamente o mediante delegado los libros y comprobantes de la sociedad a efecto de que puedan conocer la situación financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes.
No. Toda vez que no puede convertirse en un obstáculo permanente que atente contra la buena marcha de la empresa, como tampoco se extiende a documentos que versen sobre asuntos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la Sociedad (Artículo 48 de la Ley 222 de 1.995).
“Artículo 48 Derecho de Inspección. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad…”
Como se puede observar, cada sociedad resulta ser un ente único, y como tal, puede tener algunos documentos que a juicio de dicha sociedad, deben ser objeto de reserva.
Los asociados o accionistas tienen derecho a acceder a todos aquellos documentos (libros y demás comprobantes) previstos en los artículos 446 y 447 del Código de Comercio, de tal suerte que puedan documentarse suficiente y adecuadamente sobre el aspecto económico de la compañía en aras de posibilitar una participación activa en la asamblea, como también el que puedan votar a conciencia las diferentes determinaciones puestas a su consideración en lo que a esos temas se refieran (artículo 446).
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
