La importancia de los presupuestos en la organización y en la ejecución de proyectos
En la toma de decisiones y para la determinación de emprender un nuevo proyecto los presupuestos son herramientas fundamentales, en la medida que permiten un conocimiento anticipado de los flujos que se producirán y poder determinar la rentabilidad con base en los ingresos y costos.
En la toma de decisiones y para la determinación de emprender un nuevo proyecto los presupuestos son herramientas fundamentales, en la medida que permiten un conocimiento anticipado de los flujos que se producirán y poder determinar la rentabilidad con base en los ingresos y costos.
Los presupuestos son una herramienta de gestión que se puede entender como un plan financiero considerado para un proyecto, el cual desempeña un papel fundamental a la hora de programar a futuro la actividad de la empresa o el desarrollo de un nuevo proyecto.
Para la estimación de un presupuesto se requiere la administración de fondos, puesto que uno de los objetivos de los presupuestos es influir en los procesos de decisión de la organización, puesto que se estima la capacidad de inversión de la empresa y la posibilidades de recuperación de la misma, que se obtiene por medio de la estimación de la rentabilidad.
Objetivos de realizar un presupuesto
1. Conocer la inversión inicial y total en la que se debe incurrir para la ejecución de un proyecto.
2. Determinar las fuentes de financiación de las cuales se va obtener la inversión requerida para el proyecto.
3. Definir el tiempo de recuperación de la inversión.
4. Estimar la rentabilidad y establecer la viabilidad del proyecto, teniendo en cuenta el costo de oportunidad de la inversión.
5. Determinar el ciclo vida del proyecto.
Características generales:
- Los presupuestos tienen la capacidad de predecir los estados financieros futuros, con base en estimaciones.
- De acuerdo con las bases de elaboración de la información, el presupuesto puede implicar un elevado grado de incertidumbre.
- El prepuesto no constituye información certera que corresponda fielmente a la realidad, sino que se debe usar como un instrumento que contribuye en la toma de decisiones.
- El presupuesto permite controlar la evolución de la empresa, contrastando lo previsto con la realidad, para poder analizar las desviaciones.
- Los presupuestos permiten acceder a la mejor opción o por lo menos la que representa la mayor posibilidad de rentabilidad para la empresa o inversionistas.
- El presupuesto otorga la posibilidad de proyectar los gastos en los que se prevé incurrir en un período de tiempo determinado, como también el ingreso que se generará durante el transcurso del proyecto.
- El presupuesto es muy importante en la medida en que representa la imagen financiera del proyecto.
- El presupuesto en gran medida contribuye a la comprensión del proyecto por parte de los inversionistas y otorga seguridad.
Los costos como factor fundamental en el presupuesto
El presupuesto se debe enfocar en detallar lo concerniente a la presentación y análisis de los costos. Por ejemplo: en los casos en que en un presupuesto se incluya una actividad de capacitación, debe quedar explicado en detalle todas las erogaciones que hay que asumir por motivo de la capacitación, es decir, no solo el valor sino el costo del valor del tiempo invertido por las personas que se van a enviar y que los debe asumir el proyecto debido a que es un tiempo operativamente no productivo, además de especificar si se requiere de materiales o algún valor que debe ser considerado para la estimación del costo de la capacitación.
La presentación de los costos de manera específica permite que los inversionistas y todos los usuarios de la información contenida en los presupuestos tengan un conocimiento claro y amplio que proporcione fiabilidad, además de la posibilidad de buscar alternativas que minimicen los costos, dado que en caso de mostrarse los costos como un monto general, se denota como un cálculo al azar.
Uno de los elementos importantes de los presupuestos es la capacidad de presentar la información del proyecto en términos del costo–beneficio, desde el cual se deben evaluar variables fundamentales, entre las que se señala la financiación. El presupuesto permite a los inversionistas evaluar las posibilidades de financiación y establecer en términos de costo-beneficio, el plan de mayor ganancia para el proyecto.
El presupuesto es importante para:
- Lograr que la información financiera sea accesible para todos los usuarios. Por ejemplo: los sindicatos pueden acceder a la información de la organización, es decir, los miembros del sindicato y todo el personal en general tienen la posibilidad de acceder al presupuesto y conocer las expectativas de inversión de la organización.
- Garantizar que la planificación de las actividades sea factible de realizar y estén en correspondencia con los recursos disponibles.
- Identificar el déficit en los que se requiere de mayor movimiento de recursos financieros.
- Establecer de manera transparente la relación entre costos/recibos/facturas con el presupuesto de las actividades, a fin de certificar la fiabilidad del trabajo y evitar que los recursos sean destinados a actividades no presupuestadas.
- Facilitar al personal el seguimiento de los costos y garantizar el balance del presupuesto.
- Otorgar el informe a los financiadores, debido a que los costos se encuentran relacionados al presupuesto.
- Incrementar la relación de costo-beneficio. Siempre que cada uno de los elementos sean calculados de forma adecuada, con lo que se facilita conocer la disposición de la inversión y analizar los costos asociados a la inversión.
- Disminuir los costos y optimizar la utilización de la inversión presupuestada.