Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La Cita (haz click en la imagen para ampliar)
Decían los abuelos: “El que mucho abarca, poco aprieta”. Y también: “De los afanes, solo queda el cansancio”. Esas dos frases aplican evidentemente a lo que esta vez terminó haciendo la DIAN al expedir a la carrera su resolución 228 de octubre 31 de 2013 (de 66 páginas) y su respectivo anexo técnico (de otras 59 páginas). Veamos por qué.
(Nota: Aunque la norma dice que los reportes se entregarían durante el 2015 debe advertirse que si algún reportante se va liquidando durante el mismo año 2014, en ese caso, antes de ir a cancelar su RUT, sí le pedirán que entregue los reportes por fracción de año 2014 que le correspondan; allí es donde gana la DIAN con el hecho de que la resolución se expida antes de que empiece a transcurrir el año fiscal pues en el pasado, si la resolución solo salía al final del año gravable, entonces los que se iban liquidando antes de salir la resolución y hasta alcanzaban a cancelar su RUT antes de la salida de la resolución, se escapaban entonces de la tarea de entregar esa información de lo que sí hicieron durante los primeros 10 meses del año antes de ser expedida la resolución; véase por ejemplo el parágrafo 2 de la Resolución 117 de oct. de 2012 con la que se pidieron los reportes del art. 631 del E.T. por el mismo año 2012; ese tipo de parágrafos ya no se necesitaron ser incluidos en la nueva resolución 228 de 2013 pues se sobreentiende que quienes se vayan liquidando durante el 2014 ya estaban previamente enterados sobre los reportes que le correspondían y sí tienen que entregar entonces los reportes que le correspondan por fracción de año 2014 antes de ir a cancelar su RUT).
La Norma (haz click en la imagen para ampliar)
Ahora bien, cuando se empieza a estudiar con detenimiento la redacción de la Resolución 228 y de su respectivo anexo técnico, empiezan a hacerse evidentes las pruebas de que la DIAN no preparó con tiempo estas normas y más bien las publicó «a la carrera» con errores solo por el afán de expedirlas dentro del nuevo plazo máximo que le impuso la Ley 1607 de diciembre de 2012 (dos meses antes de que empiece el año fiscal al cual pertenecerá la información; ver el parágrafo 3 del art. 631 del E.T. modificado con el art. 139 de la Ley 1607)
Entre los errores que se empiezan a evidenciarse y que le implicarán a la DIAN el tener que expedir nuevas resoluciones que corrijan a la Resolución 228 y su respectivo anexo técnico, correcciones que deberían emitirse antes del primer bimestre del 2014 para que de esta forma quienes se vayan liquidando durante el año 2014 puedan entregar los reportes que le correspondan por fracción de año 2014 antes de poder ir a cancelar su RUT, figuran las siguientes:
En el art. 2 numeral 5 de la resolución 228 se indica que entre los obligados a hacer reportes con corte bimestral figuran:
“Todas las personas naturales, jurídicas, sociedades y asimiladas, así como las demás entidades públicas y privadas que durante el periodo a reportar hayan tenido dos (2) o más empleados con vinculación laboral deberán presentar información de nómina y liquidación de prestaciones sociales”.
(los subrayado es nuestro).
Pero luego, en el art. 20 de la misma resolución se lee: “Todas las personas naturales y asimiladas, jurídicas y asimiladas, así como las demás entidades públicas y privadas que durante el periodo a reportar hayan tenido dos (2) o más trabajadores con o sin vinculación laboral, deberán informar anualmente por periodos mensuales, según lo dispuesto en el artículo 631- 3 del Estatuto Tributario:…”
(los subrayados son nuestros)
Entonces, como se puede ver, la norma del art. 20 termina contradiciendo a la del art. 2. En la práctica, se puede prever que esa contradicción la terminará solucionando la DIAN corrigiendo el numeral 5 del art. 2, pues en realidad, y tal como lo dice el resto del art. 20, la DIAN sí necesitará la información de parte de los “asimilados” a personas naturales (que vienen siendo las sucesiones ilíquidas). Igualmente necesitará la información de parte de aquellos que tengan trabajadores “sin vínculo laboral” (caso de las CTAS para las cuales sus trabajadores son sus simples “asociados”, y caso también de las agremiaciones, reguladas en el decreto 3615 de 2005, para las cuales sus agremiados no tienen para con ella un “vinculo laboral”).
En el art. 21 de la resolución se indica que los obligados a llevar contabilidad a los que les aplique alguno cualquiera de los numerales 1 hasta 10 del art. 3 de la resolución tendrán que elaborar por cada bimestre del 2014 dos diferentes archivos que se llamarían “datos del informante” y “transacciones con terceros” (cuyas estructuras se explican en el numeral 11.1 del anexo técnico)
El punto es que cuando se mira la estructura para el archivo de “transacciones con terceros”, el texto del art. 21 dice que ese archivo solo tendría las siguientes 7 columnas:
–Número de la cuenta o subcuenta
-Descripción de la cuenta o subcuenta
-Tipo de identificación del tercero.
-Número de identificación del tercero.
-Movimiento debito
-Movimiento crédito
-Saldo final.
Pero cuando se mira lo que indica el anexo técnico en su numeral 11.1, allí se enseña que en realidad el archivo tendría las siguientes 8 columnas
– Número de la cuenta o subcuenta
-Descripción de la cuenta o subcuenta
-Tipo de identificación del tercero
-Número de identificación del tercero
– Saldo inicial
-Movimiento débito
-Movimiento crédito
-Saldo final(el subrayado es nuestro)
Entonces, es obvio que a la DIAN también deberá ajustar el texto de su art. 21 para que quede claro que el archivo de “transancciones con terceros” sí requiere que existan las 8 columnas que se muestran en el anexo técnico (incluyendo la columna “saldo inicial”). A propósito de que ese archivo exija tanto “saldo inicial” como “saldo final”, la DIAN también tendrá que mejorar las instrucciones que al respecto se hacen dentro del art. 21 de la resolución cuando en algunas partidas del plan de cuentas (ejemplo “Inventarios”, “Propiedad planta y equipo”, “Patrimonio” y otras más) se lee que: “el saldo de cada cuenta…se reportan con el NIt del informante”. Estas descripciones no aclaran si ese “saldo” que iría con el “nit del informante” es solo el “saldo inicial”, o solo el “saldo final”, o ambos.
En relación con el otro archivo que también se tendría que manejar para ese mismo reporte del art. 21 de la resolución (denominado “datos del informante”), solo tiene dos columnas denominadas “Superintendencia que vigila las operaciones” y “Plan único de cuentas que utiliza para registrar sus operaciones”. Pero en relación con los datos que irían en la primera columna, el numeral 11. 1 del anexo técnico indica que el dato de esa primera columna es “requerido” (entiéndase “obligatorio” en todos casos).
Al respecto sucede que entre las opciones con que se diligenciaría esta columna (y que van del 1 al 9 según el tipo de superintendencia que le aplique a cada quien) no tuvieron en cuenta en crear la opción “10-Sin superintendencia”, pues es claro que habrá reportantes (como fundaciones, copropiedades o incluso personas naturales obligadas a llevar contabilidad) las cuales nunca tienen una “superintendencia que los vigile”.
Este por tanto es otro defecto que la DIAN tendrá que corregir.
Cuando se estudia el contenido del art. 22 de la resolución, y se observan los diferentes “conceptos” con los cuales un reportante persona natural no obligado a llevar contabilidad realizaría su reporte del tipo de “pagos realizados” durante el 2014, lo que se lee, por ejemplo en los ítems 12, 13, 14, 17, 18 y 44 del cuadro que allí insertado, es que la resolución menciona que los reportes de esos ítems deben corresponder a pagos por esos diferentes conceptos que sean “efectuados en el periodo” (entendiéndose que son pagos efectuados “en el periodo 2014”). Pero cuando estos mismos ítems son observados en el cuadro que figura en el numeral 12.1 del anexo técnico, en ese caso cometieron varios yerros mecanográficos pues indican erróneamente que los pagos exigidos en esos ítem serían los pagos efectuados “en el año gravable 2013” (incluso hasta en uno de ellos se lee “año gravable 2011”).
Estos delicados yerros mecanográficos que se leen en el cuadro insertado dentro del numeral 12.1 del anexo técnico seguramente los dejaron pasar por el hecho de que el texto que quedó como anexo técnico para los reportes del año gravable 2014, son en realidad textos de la norma que en un comienzo pretendieron expedir para los reportes del año gravable 2013 (recuérdese que en septiembre de 2013 se formó todo un revuelo por un proyecto de decreto no oficial que empezó a circular y con el cual se pretendía pedir con grandes sorpresas la información del año gravable 2013 pero que luego no terminó siendo pedida para el año gravable 2013 sino que se pide para el año gravable 2014)
Esta sí es una gran evidencia de los errores que se le pasan a la DIAN por emitir normas «a la carrera» y que igualmente requerirán que la DIAN tenga que corregir el numeral 12.1 del “anexo técnico” de la resolución 228.
En el art. 4 de la Resolución se incluyó el mismo parágrafo que también estaba insertado en el art. 3 de la Resolución y que dice:
“Parágrafo. Para efectos de establecer la obligación de informar, los “Ingresos Brutos” incluyen todos los ingresos ordinarios y extraordinarios, de conformidad con lo establecido en el artículo 26 del Estatuto Tributario.
Este parágrafo solo es pertinente insertarlo en el art. 3, pues los reportantes mencionados dentro de dicho artículo sí se deben mirar sus “ingresos brutos” de un periodo anterior (periodo 2012 según lo dicen varios de los numerales de dicho art. 3) y por tanto el parágrafo les sirve para aclarar que esos “ingresos brutos” involucran tanto los ordinarios como los de ganancia ocasional (véase también el concepto ver concepto 13446 de febrero de 2012 el cual confirmó el concepto 16455 de 2009)
Pero en el caso de los reportantes del art. 4, es obvio que este parágrafo no se necesita insertarlo pues esos reportantes (cámaras de comercio, Notarios, Registraduria, etc) siempre harán sus reportes sin necesidad de preocuparse por lo que haya sido el monto de sus “ingresos brutos” en el periodo anterior.
Es importante seguir destacando, como ya lo hemos hecho en otros editoriales, que el principal vacío de la Resolución 228 y de su anexo técnico es que por ningún lado se indicó la forma en como se darán los nombres a cada uno de los archivos que cada quien tenga que elaborar para cumplir con lo exigido en dicha resolución.
Esta es una de las grandes falencias de la norma que insistimos fue “sacada a la carrera” y que por esa sola razón amerita a que la DIAN tenga que emitir muy pronto otra resolución que corrija y complete a la 228.
Además, el correspondiente “prevalidador tributario” con el cual se harían todos esos diferentes reportes, también se necesita sea lanzado en el primer bimestre del 2014, pues como dijimos desde el comienzo, los entes jurídicos y sucesiones ilíquidas que se vayan liquidando durante el 2014 sí necesitarán primero entregar los reportes que le correspondan antes de poder ir a cancelar su RUT.
Sucede que si miran la página 31 del «anexo técnico«, allí está la estructura del archivo que elaborarían los consorcios y uniones temporales para reportar los costos y gastos que cubrieron por cuenta de los consorcios o miembros de la unión (ese mismo cuadro de la página 31 se repite en la página 33 para el caso de los costos y gastos que el operador del contrato de exploración cubrió por cuenta de los miembros del contrato de exploración; y se repite también en la página 35 para el caso de los costos y gastos que haya cubierto el el mandatario por cuenta de los mandantes)
Entonces, en el primer y segundo cuadros de la página 31 (con archivos que debe hacer el consorcio sobre los «costos» cubiertos por cuenta de los consorciados y de los «ingresos» cubiertos por cuenta de los consorciados) , en la parte de abajo, se lee:
«Los campos Concepto, Tipo de documento y Número de identificación del informado, conforman una llave única para este archivo, la cual no debe repetirse para los registros en un mismo envío.»
En cambio, en el mismo tipo de cuadro, pero en la página 33, se lee diferente pues allí sí se lee:
«Los campos Concepto, Tipo de documento del informado, Número identificación del informado, Tipo de documento del asociado e Identificación del asociado, conforman una llave única para este archivo, la cual no debe repetirse para los registros en un mismo envío»
Si lo notan, la verdadera «llave» (o amarre) en ese tipo de archivos con los que se reportan los costos y gastos cubiertos por cuenta de otros, es como la que menciona el cuadro de la página 33, es decir, una «llave» o «amarre» en la cual sí se tienen que involucrar hasta los datos de ese tercero representado en la operación. Por tanto, en los dos cuadros de la página 31 se tienen incompletas las instrucciones de lo que sería su «llave» pues deberían haber quedado así:
«Los campos Concepto, Tipo de documento del informado, Número identificación del informado, Tipo de documento consorciado o asociado e Identificación consorciado o asociado, conforman una llave única para este archivo, la cual no debe repetirse para los registros en un mismo envío.»
Esa última que sí es la instrucción correcta para armar el verdadero «amarre» solo la tuvieron en cuenta en los otros tres cuadros de la página 32, y en el primer cuadro de la página 33, los cuales también deben ser elaborados por los consorcios. Pero el error es que no lo escribieron bien en los dos cuadros de la página 31 que son otros archivos que también deben elaborar los consorcios.
Así que ese es otro tipo de error que se le fue a la DIAN por los afanes con que sacó esa resolución 228
Las resoluciones hasta la del año gravable 2012 (véase por ejemplo la 117 de oct. de 2012), cuando daban las instrucciones sobre la información que presentaban los consorcios, o los mandatarios, o los operadores de los contratos de exploración, siempre se cuidaban de incluir un parágrafo en la norma en la que se leía (ver por ejemplo el parágrafo 1 del art. 11, o el parágrafo 1 del art. 13, de esa resolución 117)
«Parágrafo 1° del art. 11. En ningún caso la información que deba ser reportada por el consorcio y/o unión temporal deberá ser informada por el consorciado y/o asociado.»«Parágrafo 1° del art. 13. En ningún caso la información que deba ser reportada por mandatario o contratista deberá ser informada por el mandante»
Eso servía para evitar que a la DIAN se le duplicara la misma información pues sería fatal que el consorciado volviera por ejemplo a reportar, en su formato 1001, los mismos tipos de cotos y gastos que ya el consorcio había reportado en el formato 1043.
(Nota: esos mismos tipos parágrafos también figuran en el nuevo «proyecto de resolución exógena 2013″ que publicaron hoy dic. 4 de 2013 en el portal de la DIAN).
Pero ese tipo de parágrafos no los incluyeron en los artículos 23.2 ni 23.4 de la resolución 228. Entonces, sin esos parágrafos, por el año gravable 2014 el consorciado le mandará a la DIAN su balance de prueba completo abierto por terceros (solicitado con el el art. 21 de la resolución) y allí volverán a estar esos mismos costos y gastos que le cubrió el consorcio en el cual participó y que son costos y gastos que ya el consorcio habrá reportado según el archivo diseñado en la página 31 del anexo técnico de la resolución.
De nuevo, es otro error para la DIAN no haber incluido esos parágrafos en su resolución 228…Y todo por sacarla a la carrera.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
