Labores del revisor fiscal requieren planeación (parte 4)

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  • Publicado: 31 agosto, 2017

Labores del revisor fiscal requieren planeación (parte 4)

La entrada en vigencia de las NAI ha traído consigo también la necesidad de organizar de una forma más estricta la labor del revisor fiscal. En este editorial se detallan las principales actividades de la revisión, acompañadas de una propuesta de periodicidad y oportunidad de ejecución.

Para continuar el análisis de este tema, es necesario retomar algunos apartes de la lección de revisoría fiscal Labores del revisor fiscal requieren planeación (parte 3).

La vigilancia del revisor fiscal es preventiva

Debe tenerse en cuenta que el control que ejerce la revisoría fiscal es fundamentalmente preventivo, que cubre todas las áreas de actividad de la empresa y que su accionar es continuo y permanente.

Periodicidad de labores del revisor fiscal

En las diversas labores que cumple el revisor fiscal encontramos diferentes tiempos de cumplimiento: las relacionadas con los registros contables, las conciliaciones bancarias y las retenciones en la fuente, se cumplen rutinariamente todos los meses; el IVA y otras son de carácter bimestral o cuatrimestral; hay algunas, como las que tienen que ver con los estados financieros de propósito general que son anuales; y muchas otras, como la vigilancia sobre las diversas actividades operacionales, no tienen una periodicidad fija.

Detalle de actividades a realizar por el revisor fiscal

“el revisor fiscal debe hacer inicialmente un listado completo de todas las labores que tendrá que realizar, clasificarlas como rutinarias, periódicas y ocasionales”

Con base en lo anterior, el revisor fiscal debe hacer inicialmente un listado completo de todas las labores que tendrá que realizar, clasificarlas como rutinarias, periódicas y ocasionales, según el caso, y las que no tienen una periodicidad fija programarlas equitativamente dentro de los doce meses del año (entre abril del presente y marzo del siguiente).

Adicional a esto, y con el fin de tener una visión general de todo lo que tiene que hacer, de poder verificar todos los meses los grados de cumplimiento o de anticipar medidas de contingencia frente a posibles retrasos, debe establecer –principalmente en una hoja electrónica columnaria– la agenda detallada de actividades con fechas, mes a mes, lo más exactas posibles, pero con tiempos ligeramente flexibles teniendo especial cuidado para que los plazos establecidos para presentación de declaraciones tributarias e informes a entidades de vigilancia y control del Estado se cumplan de manera estricta.

Para finalizar, y teniendo ya establecidas las actividades que ha de realizar, el revisor fiscal tendrá que asegurarse de que contará con los recursos humanos, tecnológicos y materiales para cumplirlas adecuada y oportunamente.

A continuación, podrán encontrar un cuadro en el que detallo lo que considero deben ser las principales actividades de revisoría fiscal (revisoría fiscal entendida como un órgano multidisciplinario de vigilancia, compuesto por varias personas bajo la dirección y responsabilidad del revisor fiscal). El listado propuesto, con periodicidad y meses de realización de cada actividad, lo he preparado sobre la hipótesis de una sociedad anónima que fabrica partes metalmecánicas para automotores, máquinas y equipos diversos, con ingresos brutos anuales de más de cien mil millones de pesos, con NIT terminado en “00”, que funciona y vende solamente en Bogotá y cuyo revisor fiscal comienza a ejercer en abril de 2017.

Es posible que algunas de las actividades incluidas en el listado que yo propongo no sean aplicables a las empresas en las que ustedes ejercen la revisoría fiscal y que la periodicidad y oportunidad de realizar las diversas labores sean diferentes a las que ustedes consideren adecuadas. Lo importante es que lo que yo les propongo (basado en 46 años de continuo estudio de la revisoría fiscal y 30 años de experiencia ejerciendo el cargo) les sirva como guía para que, poco a poco, vayan mejorando la eficiencia en su trabajo profesional.

Principales actividades de revisoría fiscal durante 2017-2018

Actividad

Periodicidad

Mes de
realización

Conocimiento de la empresa
Visita a diferentes áreas de actividad anual abril
Evaluación de control interno
Evaluación preliminar anual abril
Evaluaciones ocasionales ocasional julio y noviembre
Asuntos generales
Verificar existencia de normas legales aplicables a la empresa y si se cumplen semestral abril y octubre
Verificar cumplimiento de estatutos semestral abril y octubre
Revisar libros de actas trimestral abril, julio, octubre, enero
Revisar libro de accionistas dos veces abril y diciembre
Verificar cumplimiento de decisiones de asamblea trimestral mayo, agosto, noviembre y febrero
Verificar cumplimiento de decisiones de la junta directiva trimestral mayo, agosto, noviembre y febrero
Verificar existencia adecuada de pólizas de seguros trimestral mayo, agosto, noviembre y febrero
Sistemas de información    
Observar funcionamiento de software semestral mayo y noviembre
Verificar legalidad de software semestral mayo y noviembre
Examinar diseño y contenido de software semestral mayo y noviembre
Verificar seguridad en uso de software semestral mayo y noviembre
Producción
Revisar instructivos de manejo de maquinaria, equipos y herramientas anual mayo
Observar manejo de maquinaria, equipos y herramientas anual mayo
Observar manejo de materias primas semestral mayo y noviembre
Observar manejo de materiales y suministros diversos semestral junio y diciembre
Verificar existencia de control de calidad semestral junio y diciembre
Observar aplicación de control de calidad semestral junio y diciembre
Examinar instructivos de garantías a clientes semestral junio y diciembre
Observar cumplimiento de garantías a clientes semestral junio y diciembre
Protección del medio ambiente
Verificar existencia de normas legales específica para la empresa anual mayo
Inspección ocular sobre cumplimiento de normas legales ambientales trimestral mayo, agosto, noviembre y febrero
Verificar existencia de medidas para reciclar papelería y otros elementos semestral junio y diciembre
Verificar existencia de letreros y otros medios para estimular protección del medio ambiente semestral junio y diciembre
Recursos humanos
Revisar hojas de vida, contratos, afiliaciones a seguridad social y otros semestral mayo y noviembre
Verificar si funciones de cada trabajador están establecidas por escrito semestral mayo y noviembre
Verificar cumplimiento de funciones de cada trabajador semestral mayo y noviembre
Verificar reglamento interno de trabajo anual mayo
Verificar cumplimiento de reglamento interno de trabajo semestral mayo y junio
Verificar existencia de reglamentos de seguridad industrial y salud ocupacional
y su adecuado cumplimiento
semestral mayo y junio
Verificar existencia de planes de recreación y capacitación anual junio
Verificar existencia de sistemas de incentivos por eficiencia y antigüedad anual junio
Nómina, prestaciones y seguridad social
Verificar correcta liquidación de salarios semestral mayo y noviembre
Verificar liquidación y pago de prestaciones sociales semestral junio y diciembre
Verificar cálculos y pago de aportes a seguridad social semestral junio y diciembre
Verificar cálculos y pago de aportes parafiscales semestral junio y diciembre
Asuntos tributarios en general
Verificar que RUT cumpla con los requisitos exigidos por la Dian anual mayo
Verificar registro y actualización de firmas digitales anual mayo
Revisar planeación tributaria de la empresa anual mayo
Declaraciones tributarias
Revisar declaración de renta 2016 anual abril
Revisar declaraciones de retenciones en la fuente a título de impuesto sobre renta mensual abril 2017 a marzo 2018
Revisar declaraciones de IVA cuatrimestral mayo, agosto 2017 y ene 2018
Revisar declaración de impuesto sobre riqueza y normalización tributaria anual mayo
Revisar declaraciones de ICA bimestral mayo, julio, septiembre, noviembre y enero
Verificar existencia de planes de recreación y capacitación anual junio
Verificar existencia de sistemas de incentivos por eficiencia y antigüedad anual junio
Información exógena
Revisar información exógena para Dian anual
Revisar información exógena anual
Impuestos diversos
Verificar liquidación y pago impuesto predial anual abril
Verificar liquidación y pago impuesto vehículos anual abril
Contabilidad y estados financieros
Revisar que catálogo de cuentas se ajuste a necesidades para aplicar NIIF para pymes anual mayo
Revisar políticas contables anual mayo
Revisar libros auxiliares y principales mensual todos
Verificar conciliaciones bancarias trimestral junio, septiembre y diciembre
Hacer arqueos de caja y valores sociales trimestral junio, septiembre y diciembre
Observar tomas físicas, parciales o totales, de inventarios mensual todos
Observar tomas físicas, parciales o totales, de planta y equipo trimestral junio, septiembre y diciembre
Aplicar procedimientos sustantivos para comprobar correcta clasificación y valuación de:
Activos semestral julio y enero
Pasivos semestral julio y enero
Patrimonio semestral julio y enero
Ingresos semestral julio y enero
Costos semestral julio y enero
Gastos semestral julio y enero
Verificar adecuada custodia de libros y soportes contables trimestral junio, septiembre y diciembre
Revisar estados financieros mensuales de prueba mensual todos
Revisar estados financieros de fin de año y sus notas anual enero y febrero 2018
Preparar dictamen sobre estados financieros de cierre de año anual febrero 2018
Preparar informe para asamblea general ordinaria de accionistas anual febrero y marzo 2018
Presupuestos
Hacer seguimiento a la preparación de presupuestos para el año 2018 ocasional entre septiembre y diciembre
Analizar ejecución presupuestal mensual junio a enero
Planeación de inventarios finales
Hacer seguimiento a la planeación de la toma física de inventarios finales del año ocasional entre noviembre y diciembre
Informes diversos
Preparación de informes sobre evaluación del control interno, con destino a gerencia y junta directiva Ocasional mayo, agosto y diciembre
Preparación de informes ocasionales sobre irregularidades ocasional cuando sean necesarios
Preparación de otros informes ocasional cuando sean necesarios
Contratos
Verificar cumplimiento de derechos y obligaciones de los contratistas mensual todos
Calidad de la revisoría fiscal
Hacer pruebas de calidad del trabajo del revisor fiscal y sus colaboradores trimestral junio, septiembre, diciembre y marzo

CP. Carlos Humberto Sastoque
carsastoque@yahoo.com

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