Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
La Circular 100-00005 del 2014 obliga a establecer un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo -LA/FT-, según las características de cada empresa, los bienes y servicios que ofrece, su comercialización, las áreas geográficas donde opera, entre otros aspectos que resulten relevantes en el diseño del mismo.
Anteriormente, solo los bancos estaban obligados a tener sistemas para detectar el ingreso de capitales ilegales a sus cuentas, pero ahora tendrán que hacerlo también las grandes empresas del sector real. La Superintendencia de Sociedades expidió la Circular 100-00005 del 2014 donde ordena el montaje de estos mecanismos para las firmas vigiladas por ella y que sobrepasen en los 160.000 salarios mínimos en ingresos brutos, los cuales a diciembre 31 de 2014 equivalían a $98.000 millones de pesos.
Están obligadas a cumplir con lo que afirma la Circular 100-00005 del 2014, las entidades que estén vigiladas por la Superintendencia de Sociedades (artículo 84 de la Ley 222 de 1995 y Decreto 4350 del 2006). De igual manera, entidades que registren ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes al corte del 31 de diciembre del 2013.
La circular obliga a establecer un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo -LA/FT-, según las características de cada empresa, los bienes y servicios que ofrece, su comercialización, las áreas geográficas donde opera, entre otros aspectos que resulten relevantes en el diseño del mismo. La circular determina un mínimo de requisitos que debe cumplir dicho sistema, dentro de los cuales están:
Las entidades obligadas que con corte al 31 de diciembre del 2013 hayan registrado ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 smmlv contaban con un plazo máximo de 12 meses calendario, contados a partir del 31 de diciembre del 2013, para implementar las medidas establecidas en la Circular sobre la prevención del LA/FT.
Por su parte, las entidades que con posterioridad a la entrada en vigencia de la circular registren ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 smmlv, al 31 de diciembre del 2014 y sucesivamente en la misma fecha de corte, cuentan con un plazo máximo de 12 meses calendario, contados a partir del corte a 31 de diciembre del año en que superen los ingresos mencionados, para implementar lo dispuesto en dicha circular.
El proyecto de la política para la implementación del sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT estará a cargo del representante legal quien deberá diseñarlo teniendo en cuenta que las mismas se ajusten a las características de la empresa y presentarlo a consideración de la junta directiva, quien será la encargada de aprobarlo. En las sociedades que no tengan junta directiva, el representante legal deberá presentar el proyecto de la política del sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT al máximo órgano social.
El representante legal deberá hacer cumplir la política e instrucciones que en materia de prevención y control de LA/FT sean aprobadas por la junta directiva o el máximo órgano social. Con el fin de que al interior de la entidad haya una persona responsable de la ejecución y seguimiento al sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT, se debe designar un oficial de cumplimiento, o quien haga sus veces, quien rendirá informes al representante legal con la frecuencia que se establezca en el sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT propio de la empresa. En todo caso presentará por lo menos un informe semestral.
La junta directiva, y en ausencia de ésta el máximo órgano social, exigirá el cumplimiento del sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT al representante legal.
Se impondrán sanciones administrativas pertinentes a la compañía y a sus administradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades. La Superintendencia de Sociedades podrá imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de 200 salarios mínimos legales mensuales, sea cual fuere el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.
La circular no expresa qué tipo de vínculo debe existir entre la sociedad y la persona que cumpla las funciones de oficial de cumplimiento. Concede libertad a las sociedades para determinar la forma de vinculación que consideren conveniente. Es importante que la persona que ejerza dichas funciones tenga el perfil adecuado, es decir, que conozca suficientemente el negocio o actividad desarrollada, demuestre habilidades para verificar la implementación del sistema con eficacia y eficiencia, posea altas calidades éticas y genere confianza a los administradores, con quienes debe mantener una comunicación constante.
La sucursal de la sociedad extranjera que cumpla con los requisitos señalados en la Circular 100-000005 del 17 de junio del 2014, deberá implementar el sistema de prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. No obstante, respecto a los informes de los administradores solo deberá realizar lo que resulte compatible con su naturaleza, sin perjuicio de disponer de toda la documentación necesaria para sustentar el cumplimiento de lo establecido en el citado acto administrativo. El artículo 47 de la Ley 222 de 1995 regula lo relativo al informe de gestión que deben presentar los administradores a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, por tratarse de una sucursal extranjera, pues no existe en Colombia un máximo órgano social al cual realizar el reporte.
La Circular 100-00005 del 2014 establece: “Para el caso de los grupos empresariales, definidos en el artículo 28 de la Ley 222 de 1995, las sociedades del grupo empresarial que estén sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades y que cumplan con el requisito del monto de ingresos brutos establecidos en el numeral 2º de la presente circular, deberán adoptar un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de conformidad con ésta. Aquellas sociedades del grupo empresarial que estén vigiladas por una superintendencia diferente a la Superintendencia de Sociedades, deberán cumplir con los dispuesto por ésta, según sea el caso, en materia de prevención del LA/FT”.
No obstante, si los controlantes y/o administradores del grupo empresarial lo estiman conveniente es posible diseñar e implementar un sistema de prevención del LA/FT que involucre a todas las empresas del conglomerado. Resulta evidente que la vinculación a un grupo puede generar unos riesgos particulares y la perspectiva de conjunto es importante a la hora de realizar el análisis de riesgos.
Si al cierre del ejercicio del 2014 o sucesivamente en los cortes de cada año, se generaron unos ingresos equivalentes o superiores a los 160.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes, estarán obligados a tomar las medidas encaminadas a dar cumplimiento a lo dispuesto en la Circular.
No se estableció una obligación de reporte a esta entidad, pero en cualquier momento se podrán realizar requerimientos o practicar visitas para verificar lo ordenado. Es preciso considerar lo establecido sobre la obligación del representante legal de referirse detalladamente al tema en el informe de gestión que se debe presentar a la junta directiva y al máximo órgano social y remitirse a esta entidad en las fechas establecidas para que las vigiladas reporten la información exigida en el Formulario Empresarial.
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