Ley 962 de 08/07/2005
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos
Ley 962
Julio 08 de 2005
POR LA CUAL SE DICTAN DISPOSICIONES SOBRE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LOS ORGANISMOS Y ENTIDADES DEL ESTADO Y DE LOS PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS O PRESTAN SERVICIOS PÚBLICOS
El Congreso de Colombia
DECRETA:
CAPITULO I
DISPOSICIONES COMUNES A TODA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
ARTÍCULO 1. OBJETO Y PRINCIPIOS RECTORES. La presente ley tiene por objeto facilitar las relaciones de los particulares con la Administración Pública, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con los principios establecidos en los artículos 83, 84, 209 y 333 de la Carta Política. En tal virtud, serán de obligatoria observancia los siguientes principios como rectores de la política de racionalización, estandarización y automatización de trámites, a fin de evitar exigencias injustificadas a los administrados:
1. Reserva legal de permisos, licencias o requisitos. Para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente podrán exigirse las autorizaciones, requisitos o permisos que estén previstos taxativamente en la ley o se encuentren autorizados expresamente por ésta. En tales casos las autoridades públicas no podrán exigir certificaciones, conceptos o constancias.
Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de competencia de otras autoridades.
2. Procedimiento para establecer los trámites autorizados por la ley. <Modificado por el Art 39 Decreto 0019 de 10-01-2012> Las entidades públicas y los particulares que ejercen una función administrativa expresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite, deberán previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación para los obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará su adopción e implementación.
Para el cumplimiento de esta función el Departamento Administrativo de la Función Pública contará con el apoyo de los Comités Sectoriales e Intersectoriales creados para tal efecto. Asimismo, podrá establecer mecanismos de participación ciudadana a fin de que los interesados manifiesten sus observaciones.
El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública rendirá, al inicio de cada período de sesiones ordinarias, informe a las Comisiones Primeras de cada Cámara sobre la expedición de los nuevos trámites que se hayan adoptado.
Parágrafo 1. El procedimiento previsto en el presente artículo no se aplicará cuando se trate de adoptar trámites autorizados por los decretos expedidos durante los estados de excepción, con motivo de la declaratoria de un estado de catástrofe o emergencia natural o cuando se requiera la adopción inmediata de medidas sanitarias para preservar la sanidad humana o agropecuaria.
Parágrafo 2. Las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales o Municipales únicamente podrán adoptar, mediante ordenanza o acuerdo, las medidas que se requieran para la implementación o aplicación de los trámites creados o autorizados por la Ley.
3. Información y Publicidad. Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) cuyo funcionamiento coordinará el Departamento Administrativo de la Función Pública; entidad que verificará para efectos de la inscripción que cuente con el respectivo soporte legal.
Toda entidad y organismo de la Administración Pública tiene la obligación de informar sobre los requisitos que se exijan ante la misma, sin que para su suministro pueda exigirle la presencia física al administrado. Igualmente deberá informar la norma legal que lo sustenta, así como la fecha de su publicación oficial y su inscripción en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT).
4. Fortalecimiento tecnológico. Con el fin de articular la actuación de la Administración Pública y de disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados, se incentivará el uso de medios tecnológicos integrados, para lo cual el Departamento Administrativo de la Función Pública, en coordinación con el Ministerio de Comunicaciones, orientará el apoyo técnico requerido por las entidades y organismos de la Administración Pública.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Esta ley se aplicará a los trámites y procedimientos administrativos de la Administración Pública, de las empresas de servicios públicos domiciliarios de cualquier orden y naturaleza, y de los particulares que desempeñen función administrativa. Se exceptúan el procedimiento disciplinario y fiscal que adelantan la Procuraduría y Contraloría respectivamente.
Para efectos de esta ley, se entiende por «Administración Pública», la definición contenida en el artículo 39 de la Ley 489 de 1998.
ARTÍCULO 3. LAS PERSONAS, EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, TIENEN LOS SIGUIENTES DERECHOS LOS CUALES EJERCITARAN DIRECTAMENTE Y SIN APODERADO:
A obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a las peticiones, actuaciones, solicitudes o quejas que se propongan realizar así como a llevarlas a cabo.
A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados y obtener copias, a su costa, de documentos contenidos en ellos.
A abstenerse de presentar documentos no exigidos por las normas legales aplicables a los procedimientos de que trate la gestión.
Al acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y las leyes.
A ser tratadas con respeto por las autoridades y servidores públicos, los cuales deben facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.
A exigir el cumplimiento de las responsabilidades de la Administración Pública y del personal a su servicio, cuando así corresponda legalmente.
A cualquier otro que le reconozca la Constitución y las leyes.
ARTÍCULO 4. DIVULGACIÓN Y GRATUIDAD DE FORMULARIOS OFICIALES PARA LA PRESENTACIÓN DE DECLARACIONES Y REALIZACIÓN DE PAGOS. <Modificado por el Art 26 Decreto 0019 de 10-01-2012> Cuando sea del caso, los destinatarios a quienes se les aplica el presente Decreto-Ley, deberán habilitar los mecanismos necesarios para poner a disposición gratuita y oportuna de los interesados el formato definido oficialmente para el respectivo período en que deba cumplirse el deber u obligación legal, utilizando para el efecto formas impresas, magnéticas o electrónicas.
Las entidades públicas y los particulares que ejercen funciones administrativas deberán colocar en medio electrónico, a disposición de los particulares, todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales. En todo caso, para que un formulario sea exigible al ciudadano, la entidad respectiva deberá publicarlo en el Portal del Estado colombiano. Las autoridades dispondrán de un plazo de tres meses contados a partir de la publicación del presente decreto, para publicar los formularios hoy existentes.
Para todos los efectos legales se entenderá que las copias de formularios que se obtengan de los medios electrónicos tienen el carácter de formularios oficiales.
PARÁGRAFO 1. El Gobierno Nacional reglamentará el desmonte progresivo de los cobros por formularios oficiales, con excepción de aquellos relacionados con el proceso de contratación estatal y el acceso a la educación pública; así como la implementación de medios tecnológicos para el cumplimiento de la respectiva obligación, en un término no mayor de un (1) año.
PARÁGRAFO 2. En todo caso las entidades de la Administración Pública deberán colocar en medio electrónico, a disposición de los particulares, todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales.
Para todos los efectos de ley se entenderá que tienen el carácter de formularios oficiales aquellas copias de dichos formularios que obtengan de los medios electrónicos a que se refiere el inciso anterior.
ARTÍCULO 5. NOTIFICACIÓN. Cualquier persona natural o jurídica que requiera notificarse de un acto administrativo, podrá delegar en cualquier persona el acto de notificación, mediante poder, el cual no requerirá presentación personal, el delegado sólo estará facultado para recibir la notificación y toda manifestación que haga en relación con el acto administrativo se tendrá, de pleno derecho, por no realizada. Las demás actuaciones deberán efectuarse en la forma en que se encuentre regulado el derecho de postulación en el correspondiente trámite administrativo. Se exceptúa de lo dispuesto en este artículo la notificación del reconocimiento de un derecho con cargo a recursos públicos, de naturaleza pública o de seguridad social.
ARTÍCULO 6. MEDIOS TECNOLÓGICOS. Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas.
La sustanciación de las actuaciones así como la expedición de los actos administrativos, tendrán lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trámite, notificación y publicación de tales actuaciones y actos, podrán adicional mente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.
Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública.
En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestación económica en todo caso deben allegarse los documentos físicos que soporten el derecho que se reclama.
La utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Capítulo 8 del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a 293, del Código de Procedimiento Civil, y demás normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento.
PARÁGRAFO 1. Las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización.
PARÁGRAFO 2. En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.
PARÁGRAFO 3. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional.
ARTÍCULO 7. PUBLICIDAD ELECTRÓNICA DE NORMAS Y ACTOS GENERALES EMITIDOS POR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario Oficial.
Las reproducciones efectuadas se reputarán auténticas para todos los efectos legales, siempre que no se altere el contenido del acto o documento.
A partir de la vigencia de la presente ley y para efectos de adelantar cualquier trámite administrativo, no será obligatorio acreditar la existencia de normas de carácter general de orden nacional, ante ningún organismo de la Administración Pública.
ARTÍCULO 8. ENTREGA DE INFORMACIÓN. A partir de la vigencia de la presente ley, todos los organismos y entidades de la Administración Pública deberán tener a disposición del público, a través de medios impresos o electrónicos de que dispongan, o por medio telefónico o por correo, la siguiente información, debidamente actualizada:
Normas básicas que determinan su competencia;
Funciones de sus distintos órganos;
Servicios que presta;
Regulaciones, procedimientos y trámites a que están sujetas las actuaciones de los particulares frente al respectivo organismo o entidad, precisando de manera detallada los documentos que deben ser suministrados, así como las dependencias responsables y los términos en que éstas deberán cumplir con las etapas previstas en cada caso;
Localización de dependencias, horarios de trabajo y demás indicaciones que sean necesarias para que las personas puedan cumplir sus obligaciones o ejercer sus derechos ante ellos;
Dependencia, cargo o nombre a quién dirigirse en caso de una queja o reclamo;
Sobre los proyectos específicos de regulación y sus actuaciones en la ejecución de sus funciones en la respectiva entidad de su competencia.
En ningún caso se requerirá la presencia personal del interesado para obtener esta información, la cual debe ser suministrada, si así se solicita por cualquier medio a costa del interesado.
<Artículo Derogado por el Art 309 de la Ley 1437 de 2011> ARTÍCULO 9. DE LA OBLIGACIÓN DE ATENDER AL PÚBLICO. Las entidades públicas no podrán cerrar el despacho al público hasta tanto hayan atendido a todos los usuarios que hubieran ingresado dentro del horario normal de atención, el cual deberá tener una duración mínima de ocho (8) horas diarias, sin perjuicio de la implementación de horarios especiales de atención al público en los eventos en que la respectiva entidad pública no cuente con personal especializado para el efecto. Estas entidades deberán implementar un sistema de turnos acorde con las nuevas tecnologías utilizadas para tal fin. El Ministerio de Relaciones Exteriores señalará el horario en las oficinas de nacionalidad, tratados y visas, por la especialidad y complejidad de los temas que le corresponde atender conservando una atención telefónica y de correo electrónico permanente.
ARTÍCULO 10. UTILIZACIÓN DEL CORREO PARA EL ENVIÓ DE INFORMACIÓN. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
«ARTÍCULO 25. UTILIZACIÓN DEL CORREO PARA EL ENVIÓ DE INFORMACIÓN. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico.
En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional.
Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo.
Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario. Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo.
Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado.
PARÁGRAFO. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada.»
ARTÍCULO 11. PROHIBICIÓN DE EXIGENCIA DE REQUISITOS PREVIAMENTE ACREDITADOS. Modifíquese el artículo 14 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
«ARTÍCULO 14. En relación con las actuaciones que deban efectuarse ante la Administración Pública, prohíbese la exigencia de todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuación administrativa agotada, cuando una en curso suponga que la anterior fue regularmente concluida.»
Igualmente no se podrá solicitar documentación de actos administrativos proferidos por la misma autoridad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.
Las autoridades administrativas de todo orden no podrán revivir trámites o requisitos eliminados o modificados por el legislador o el Gobierno nacional.»
ARTÍCULO 12. PROHIBICIÓN DE EXIGENCIA DE COMPROBACIÓN DE PAGOS ANTERIORES. Modifíquese el artículo 34 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
«ARTÍCULO 34. PROHIBICIÓN DE EXIGENCIA DE COMPROBACIÓN DE PAGOS ANTERIORES. En relación con los pagos que deben efectuarse ante la Administración Pública, queda prohibida la exigencia de comprobantes de pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar un nuevo pago, salvo que este último implique la compensación de deudas con saldos a favor o pagos en exceso, o los casos en que se deba acreditar, por quien corresponda, el pago de periodos en mora al sistema de seguridad social integral.»
ARTÍCULO 13. PROHIBICIÓN DE EXIGENCIA DE PRESENTACIONES PERSONALES PARA PROBAR SUPERVIVENCIA. Ninguna autoridad podrá exigir presentaciones personales para probar supervivencia cuando no haya transcurrido más de un (1) año contado a partir de la última presentación de supervivencia. Este término será de tres (3) meses cuando se trate de entidades que hagan parte del Sistema de Seguridad Social Integral, a menos que la persona se encuentre residenciada fuera del país en sitio donde no exista representación consular colombiana, en cuyo caso operará el término de seis (6) meses.
PARÁGRAFO. El certificado de supervivencia solamente se podrá exigir cuando el importe de la prestación se pague por abono en cuenta corriente o de ahorro, abierta a nombre del titular de la prestación, o cuando se cobre a través de un tercero.
ARTÍCULO 14. SOLICITUD OFICIOSA POR PARTE DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. El artículo 16 del Decreto – Ley 2150 de 1995, quedará así:
«ARTÍCULO 16. SOLICITUD OFICIOSA POR PARTE DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario.
Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración.
El envío de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite.
Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades.»
ARTÍCULO 15. DERECHO DE TURNO. Los organismos y entidades de la Administración Pública Nacional que conozcan de peticiones, quejas, o reclamos, deberán respetar estrictamente el orden de su presentación, dentro de los criterios señalados en el reglamento del derecho de petición de que trata el artículo 32 del Código Contencioso Administrativo, sin consideración de la naturaleza de la petición, queja o reclamo; salvo que tengan prelación legal. Los procedimientos especiales regulados por la ley se atenderán conforme a la misma. Si en la ley especial no se consagra el derecho de turno, se aplicará lo dispuesto en la presente ley.
En todas las entidades, dependencias y despachos públicos, debe llevarse un registro de presentación de documentos, en los cuales se dejará constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los usuarios, de tal manera que éstos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno, dentro de los criterios señalados en el reglamento mencionado en el inciso anterior, el cual será publico, lo mismo que el registro de los asuntos radicados en la entidad u organismo, Tanto el reglamento como el registro se mantendrán a disposición de los usuarios en la oficina o mecanismo de atención al usuario.
Cuando se trate de pagos que deba atender la Administración Pública, los mismos estarán sujetos a la normatividad presupuestal.
ARTÍCULO 16. COBROS NO AUTORIZADOS. Ningún organismo o entidad de la Administración Pública Nacional podrá cobrar, por la realización de sus funciones, valor alguno por concepto de tasas, contribuciones, formularios o precio de servicios que no estén expresamente autorizados mediante norma con fuerza de ley o mediante norma expedida por autoridad competente, que determine los recursos con los cuales contará la entidad u organismo para cumplir su objeto.
Para el caso de los ingresos percibidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores por concepto de expedición de pasaportes, visas, legalizaciones y apostilla se mantendrá lo establecido por las normas de carácter reglamentario o actos administrativos proferidos sobre los mismos.
ARTÍCULO 17. En ningún caso en las actuaciones de la administración podrán establecerse incentivos a los servidores públicos por la imposición de multas o sanciones y la cantidad o el valor de las mismas tampoco podrán tenerse en cuenta para la evaluación de su desempeño.
ARTÍCULO 18. SUPRESIÓN DE LAS CUENTAS DE COBRO. El artículo 19 del Decreto – Ley 2150 de 1995, quedará así:
«ARTÍCULO 19. SUPRESIÓN DE LAS CUENTAS DE COBRO. Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas, o las privadas que cumplan funciones públicas o administren recursos públicos, no se requerirá de la presentación de cuentas de cobro por parte del contratista.
Las órdenes de compra de elementos o las de prestación de servicios, que se encuentren acompañadas de la oferta o cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario competente, no requerirán de la firma de aceptación del proponente.
Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de la expedición de la factura o cualquier otro documento equivalente cuando los Tratados Internacionales o las Leyes así lo exijan.»
ARTÍCULO 19. PUBLICIDAD Y NOTIFICACIÓN DE LOS ACTOS DE REGISTRO Y TÉRMINO PARA RECURRIR. Para los efectos de los artículos 14, 15 y 28 del Código Contencioso Administrativo, las entidades encargadas de llevar los registros públicos podrán informar a las personas interesadas sobre las actuaciones consistentes en solicitudes de inscripción, mediante la publicación de las mismas en medio electrónico público, en las cuales se indicará la fecha de la solicitud y el objeto del registro.
Los actos de inscripción a que se refiere este artículo se entenderán notificados frente a los intervinientes en la actuación y frente a terceros el día en que se efectúe la correspondiente anotación.
Cuando se publique la actuación de registro en curso en la forma prevista en el inciso primero de este artículo, los recursos que procedan contra el acto de inscripción podrán interponerse dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha del registro respectivo.
ARTÍCULO 20. SUPRESIÓN DE SELLOS. En el desarrollo de las actuaciones de la Administración Pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, salvo los que se requieran por motivos de seguridad.
La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo. Prohíbase a los servidores públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso de la Administración Pública. Igualmente queda prohibido a los Notarios Públicos asentar tales registros, así como expedir certificaciones sobre los mismos.
PARÁGRAFO. La presente supresión de sellos no se aplica a los productos que requieren registro sanitario, cuando las normas lo exijan como obligatorio, y a los sellos establecidos con base en los. Acuerdos y Tratados Internacionales de naturaleza comercial suscritos por Colombia.
ARTÍCULO 21. COPIAS DE LOS REGISTROS DEL ESTADO CIVIL. Las copias de los registros del estado civil que expida la Registraduría Nacional del Estado Civil o las Notarías mediante medio magnético y óptico, tendrán pleno valor probatorio. El valor de las mismas será asumido por el ciudadano teniendo en cuenta la tarifa que fije anualmente el Registrador Nacional del Estado Civil la cual se fijará de acuerdo a las normas, constitucionales y legales y en ningún caso el precio fijado podrá exceder el costo de la reproducción.
PARÁGRAFO. Las copias del registro civil de nacimiento tendrán plena validez para todos los efectos, sin importar la fecha de su expedición. En consecuencia, ninguna entidad pública o privada podrá exigir este documento con fecha de expedición determinada, excepto para el trámite de pensión, afiliación a la seguridad social de salud, riesgos profesionales y pensiones y para la celebración del matrimonio, eventos estos en los cuales se podrá solicitar el registro civil correspondiente con fecha de expedición actualizada, en ningún caso, inferior a tres (3) meses.
ARTÍCULO 22. NÚMERO ÚNICO DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL. Créase el Número Único de Identificación Personal, NUIP, el cual será asignado a los colombianos por la Registraduría Nacional del Estado Civil en el momento de inscripción del registro civil de nacimiento expedido por los funcionarios que llevan el Registro Civil. El NUIP se aplicará a todos los hechos y actos que afecten el estado civil de las personas, y a todos los documentos que sean expedidos por las autoridades públicas.
El NUIP será asignado por cada oficina de registro civil y su administración corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil, la cual determinará la composición y estructura del mismo. Para los mayores de edad al momento de expedirse la presente ley, se entenderá que el NUIP es el número de cédula de ciudadanía de cada colombiano.
El NUIP no cambiará en ningún momento y cuando existan cambios de documentos, se conservará el NUIP original.
La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá crear los mecanismos de expedición de documentos que permitan la plena identificación de los menores y de los mayores de edad.
El NUIP será válido como número de identificación universal en todas las entidades del Sistema Integral de Seguridad Social»
ARTÍCULO 23. PROHIBICIÓN DE RETENER DOCUMENTOS. Modifíquese el artículo 18 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
«ARTÍCULO 18. PROHIBICIÓN DE RETENER DOCUMENTOS. Ninguna autoridad podrá retener la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería, el pasaporte, la licencia de conducción, el pasado judicial, la libreta militar, o cualquier otro documento de las personas. Si se exige la identificación de una persona, ella cumplirá la obligación mediante la exhibición del correspondiente documento. Queda prohibido retenerlos para ingresar a cualquier dependencia pública o privada.»
ARTÍCULO 24. PRESUNCIÓN DE VALIDEZ DE FIRMAS. <Modificado por el Art 36 Decreto 0019 de 10-01-2012> Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la misma.
Los documentos que implican transacción, desistimiento y, en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio.
ARTÍCULO 25. PROHIBICIÓN DE DECLARACIONES EXTRAJUICIO. Modifíquese el artículo 10 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
«ARTÍCULO 10. PROHIBICIÓN DE DECLARACIONES EXTRAJUICIO. En todas las actuaciones o trámites administrativos, suprímase como requisito las declaraciones extrajuicio ante juez o autoridad de cualquier índole. Para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento. Cuando se requieran testigos para acreditar hechos ante una autoridad administrativa bastará la declaración que rindan los mismos bajo la gravedad del juramento, ante la misma autoridad, bien sea en declaración verbal o por escrito en documento aparte, sin perjuicio de que el afectado con la decisión de la administración pueda ejercer el derecho de contradicción sobre el testimonio.
PARÁGRAFO. Lo dispuesto en el presente artículo no regirá en los casos en que la Administración Pública actúe como entidad de previsión o seguridad social o como responsable en el reconocimiento o pago de pensiones, ni para los casos previstos en materia del Sistema General de Seguridad Social en Salud y riesgos profesionales, ni para los relacionados con Protección Social que establezca el Gobierno Nacional.»
CAPITULO II
RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES PARA EL EJERCICIO DE ACTIVIDADES POR LOS PARTICULARES
ARTÍCULO 26. FACTURA ELECTRÓNICA. Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.
La posibilidad de cobrar un servicio con fundamento en la expedición de una factura electrónica se sujetará al consentimiento expreso, informado y por escrito del usuario o consumidor del bien o servicio.
ARTÍCULO 27. REQUISITOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO. Las autoridades y servidores públicos correspondientes se sujetarán únicamente, a lo dispuesto en la ley 232 de 1995, «Por la cual se dictan normas para el funcionamiento de los establecimientos comerciales», en cuanto a los requisitos exigibles para la apertura y funcionamiento de los establecimientos de comercio.
No podrá condicionarse el cumplimiento de los requisitos legales a la expedición de conceptos, certificados o constancias que no se encuentran expresamente enumerados en la citada ley.
La ubicación de los tipos de establecimientos será determinada dentro del POT, expedido por los respectivos concejos municipales, teniendo en cuenta que en ningún caso podrán desarrollarse actividades cuyo objeto sea ilícito de conformidad con las leyes.
ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.
CAPÍTULO III
DE LAS REGULACIONES TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES
ARTÍCULO 29. SIMPLIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DESLINDE Y AMOJONAMIENTO DE ENTIDADES TERRITORIALES. Modifíquense los artículos 1 de la Ley 62 de 1939, 9 del Decreto 1222 de 1986 y 20 del Decreto 1333 de 1986, los cuales quedarán así:
«SIMPLIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DESLINDE Y AMOJONAMIENTO DE ENTIDADES TERRITORIALES. El Instituto Geográfico Agustín Codazzi realizará el deslinde y amojonamiento de las ‘entidades territoriales de la República, de oficio o a petición del representante legal de una, varias o todas las entidades territoriales interesadas e informará al Ministerio del Interior y de Justicia, tanto la iniciación de la diligencia de deslinde y amojonamiento, como los resultados de la misma.»
ARTÍCULO 3O. AMOJONAMIENTO ALINDERACIÓN Y LÍMITE PROVISIONAL DE ENTIDADES TERRITORIALES. Modifíquense los artículos 6 de la Ley 62 de 1939, 13 del Decreto 1222 de 1986 y 25 del Decreto 1333 de 1986, los cuales quedarán así:
«AMOJONAMIENTO Y ALINDERACIÓN, Y LÍMITE PROVISIONAL DE ENTIDADES TERRITORIALES. El deslinde y amojonamiento adoptado y aprobado por la autoridad competente será el definitivo y se procederá a la publicación del mapa oficial por parte del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.
Cuando la autoridad competente para aprobar el acto de deslinde y amojonamiento, necesite desatar las controversias o definir el límite dudoso, no lo hiciere dentro del año siguiente a la fecha de radicación del expediente sobre el límite, levantado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, el trazado técnico propuesto por este instituto se considerará como límite provisional y surtirá todos los efectos legales hasta cuando se apruebe el deslinde y amojonamiento en la forma prevista por la ley.
CAPITULO IV
DE LAS REGULACIONES, PROCEDIMIENTOS Y TRÁMITES DEL SECTOR DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
ARTÍCULO 31. FORMULARIO ÚNICO, PARA ENTIDADES TERRITORIALES. Con el objeto de minimizar la cantidad de formularios que las entidades territoriales deben diligenciar a pedido de las entidades del orden nacional, el Ministerio del Interior y de Justicia coordinará en el término de noventa (90) días contados a partir de la promulgación de la presente ley, el diseño y la aplicación de un formato común, cuando varias de ellas soliciten información de la misma naturaleza.
Las entidades solicitantes estarán en la obligación de aplicar el formato que acuerden con el Ministerio del Interior y de Justicia.
ARTÍCULO 32. SIMPLIFICACIÓN DEL TRÁMITE DE INSCRIPCIÓN EN EL PROGRAMA DE BENEFICIOS PARA DESPLAZADOS. El artículo 32 de la Ley 387 de 1997, quedará así:
«ARTÍCULO 32. Tendrán derecho a recibir los beneficios consagrados en la presente ley, los colombianos que se encuentren en las circunstancias previstas en el artículo 1 de la misma y que hayan declarado esos hechos ante la Procuraduría General de la Nación, o ante la Defensoría del Pueblo, o ante las Personerías Municipales o Distritales, en formato único diseñado por la Red de Solidaridad Social. Cualquiera de estos organismos que reciba la mencionada declaración remitirá copia de la misma, a más tardar el día hábil siguiente, a la Red de Solidaridad Social o a la oficina que ésta designe a nivel departamental, distrital o municipal, para su inscripción en el programa de beneficios.
PARÁGRAFO. Cuando se establezca que los hechos declarados por quien alega la condición de desplazado no son ciertos, esta persona perderá todos los beneficios que otorga la presente ley, sin perjuicio de las sanciones penales a que haya lugar.»
ARTÍCULO 33. EXAMEN PARA EL EJERCICIO DEL OFICIO DE TRADUCTOR E INTÉRPRETE OFICIAL Modifíquese el artículo 4 del Decreto 382 de 1951, el cual quedará así:
«ARTÍCULO 4. EXAMEN PARA EL EJERCICIO DEL OFICIO DE TRADUCTOR E INTÉRPRETE OFICIAL. Toda persona que aspire a desempeñar el oficio de Traductor e Intérprete Oficial deberá aprobar los exámenes que sobre la materia dispongan las universidades públicas y privadas que cuenten con facultad de idiomas debidamente acreditadas y reconocida por el ICFES o la entidad que tenga a cargo tal reconocimiento.
El documento que expidan las Universidades en que conste la aprobación del examen correspondiente, esto es, la idoneidad para el ejercicio del oficio constituye licencia para’ desempeñarse como traductor e intérprete oficial.
PARÁGRAFO. Las licencias expedidas con anterioridad a la entrada en vigencia de la presente ley continuarán vigentes.
Quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente ley hayan aprobado el examen para acreditar la calidad de Traductor o Intérprete Oficial, y no hayan solicitado la licencia respectiva ante el Ministerio del Interior y de Justicia, se regirán por lo establecido en la presente ley.»
ARTÍCULO 34. DIVORCIO ANTE NOTARIO. Podrá convenirse ante notario, por mutuo acuerdo de los cónyuges, por intermedio de abogado, mediante escritura pública, la cesación de los efectos civiles de todo matrimonio religioso y el divorcio del matrimonio civil, sin perjuicio de la competencia asignada a los jueces por la ley.
El divorcio y la cesación de los efectos civiles ante notario, producirán los mismos efectos que el decretado judicialmente.
PARÁGRAFO. El Defensor de Familia intervendrá únicamente cuando existan hijos menores; para este efecto se le notificará el acuerdo al que han llegado los cónyuges con el objeto de que rinda su concepto en lo que tiene que ver con la protección de los hijos menores de edad.
ARTÍCULO 35. SIMPLIFICACIÓN DEL TRÁMITE DE REGISTRO DE ASOCIACIONES DE CABILDOS Y/O AUTORIDADES TRADICIONALES INDÍGENAS. Modifíquese el decreto 1088 de 1993 en sus artículos 11, 12 Y 14 en los siguientes términos:
El artículo 11 quedará así:
ARTÍCULO 11. REGISTRO DE LA ASOCIACIÓN. Una vez conformada la asociación, deberá registrarse ante la Dirección de Etnias del Ministerio «del Interior y de Justicia, la cual informará de este hecho a los entes territoriales para efectos de facilitar la coordinación institucional.
El artículo 12 quedará así:
ARTÍCULO 12. REQUISITOS. La solicitud de registro deberá contener los siguientes documentos:
Copia del acta de conformación de la asociación, suscrita por los representantes de cada cabildo asociado.
Copia del acta de elección y reconocimiento del Cabildo o autoridad indígena por la respectiva Comunidad.
Copia de los estatutos de la asociación.
El artículo 14 quedará así:
ARTÍCULO 14. En los aspectos no regulados, se aplicará el Decreto 2164 de 1995 y/o los usos y costumbres de los pueblos indígenas. En ningún caso se exigirán requisitos no previstos legalmente.
ARTÍCULO 36. Modificase el parágrafo del artículo 82 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así:
PARÁGRAFO: «…En ningún caso se expedirá el certificado sobre carencia de informes sobre narcotráfico a quienes lo soliciten sin fin específico. Sin perjuicio de los dispuesto en el artículo 87 del Decreto 2150 de 1995, la Dirección Nacional de Estupefacientes podrá expedir el certificado sobre carencia de informes sobre narcotráfico a entidades, organismos o dependencia de carácter público cuando sea requerido por estas, para lo cual bastará la solicitud expresa y escrita de su representante legal o de la persona en quien este haya delegado la responsabilidad de este tipo de trámites.»
ARTÍCULO 37. También serán de competencia de los notarios las siguientes materias: constitución del patrimonio de familia inembargable; capitulaciones, constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de compañeros permanentes; matrimonio civil e inventario de bienes de menores que se encuentren bajo patria potestad cuando los padres estén administrándolos y quieran contraer matrimonio.