Leyendas desactualizadas en certificados de retención en la fuente 2017 y de retención de IVA 2018

La expedición del DUT 1625 de 2016 genera la necesidad de actualizar las leyendas que se incluyen en la parte final de los certificaciones de retención a título de renta del año gravable 2017 y también las que se incluyen en los certificados de retención de IVA que se expidan durante el 2018.

Por estos días, y en cumplimiento de la norma contenida en el artículo 1.6.1.13.2.40 del DUT 1625 de 2016 (luego de ser modificado con el Decreto 1951 de noviembre 28 de 2017), los agentes de retención a título de renta se encuentran en el proceso de expedir los certificados de retención en la fuente por los valores practicados o asumidos por dicho concepto durante el año gravable 2017 (tarea que debe cumplirse a más tardar el 16 de marzo de 2018, pues de lo contrario se exponen a la sanción del artículo 667 del ET, el cual fue modificado con el artículo 292 de la Ley 1819 de 2016).

De acuerdo con la norma contenida en el artículo 1.6.1.13.2.42 del DUT 1625 de 2016 (luego de ser imperfectamente modificado con el Decreto 1951 de 2017), los agentes de retención de IVA tendrán que estar expidiendo a lo largo del 2018 (ya sea de forma bimestral o cuatrimestral) los respectivos certificados de retención de IVA por los valores practicados o asumidos por dicho concepto.

Leyendas desactualizadas en certificados de retención en la fuente

Los certificados de retenciones a título de renta o a título de IVA se expiden, en la mayoría de los casos, de forma automatizada con la ayuda de las aplicaciones que traen los software de contabilidad. No obstante, muchos de estos software siguen imprimiendo de forma desactualizada las leyendas que se ubican en la parte final de los aludidos certificados. En efecto, en dichas leyendas solo se citan algunas normas antiguas, además, sin destacar que las mismas hoy día se encuentran recopiladas dentro del DUT 1625 de 2016.

Por tanto, cuando se trate de expedir certificados de retención a título de renta, la leyenda que se imprima en la parte final debe indicar hoy día lo siguiente:

“Este documento no requiere para su validez firma autógrafa de acuerdo con el artículo 10 del Decreto 836 de 1991, recopilado en el artículo 1.6.1.12.12 del DUT 1625 de octubre 11 de 2016, que regula el contenido del certificado de retenciones a título de renta.”

Dicha norma menciona lo siguiente:

“Artículo 1.6.1.12.12. Certificados de retención en la fuente. Las personas jurídicas podrán entregar los certificados de retención en la fuente, en forma continua impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa.”

Nótese que la norma establece que las personas jurídicas son las que puedan entregar sus certificados de retención en forma continua sin necesidad de firma autógrafa (algo que hoy día se puede hacer incluso poniendo a disposición dichos certificados para ser descargados por internet en el portal que posea el agente de retención; ver el concepto Dian 105489 de diciembre 24 de 2007). Sin embargo, no conocemos la existencia de otra norma (o doctrina de la Dian) que permita a las personas naturales agentes de retención expedir certificados en esa misma forma.

De otra parte, al tratarse de la expedición de los certificados de retención a título de IVA, la leyenda que se imprime en la parte final debería indicar lo siguiente:

«Este documento no requiere para su validez firma autógrafa de acuerdo con el artículo 7 del Decreto 380 de 1996, recopilado en el artículo 1.6.1.12.13 del DUT 1625 de octubre 11 de 2016, que regula el contenido del certificado de retenciones a título de IVA.”

Se subraya, además, que en el parágrafo de dicha norma se lee lo siguiente:

“Parágrafo. Para efectos de la expedición del certificado a que se refiere este artículo, los agentes de retención podrán elaborarlos en formas continuas impresas por computador, sin necesidad de firma autógrafa”.

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