Libro de registros de accionistas: carácter de reserva

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  • Publicado: 24 diciembre, 2018

Libro de registros de accionistas: carácter de reserva

La Superintendencia de Sociedades indicó recientemente el carácter de reserva de los datos depositados en el libro de registros de accionistas, los cuales, al poder ser consultados por los asociados en razón al derecho de inspección, no se revisten del carácter de privados ni semiprivados.

La Superintendencia de Sociedades se refiere al tema de la reserva de los datos contenidos en los libros de registro de accionistas desde un enfoque del derecho de inspección.

Dicho lo anterior, los temas por tratar se refieren en primera medida a la naturaleza semiprivada de los datos, como nombres e identificación de los accionistas y el porcentaje de participación (según lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008), la reserva de la información de la participación accionaria (vista bajo la perspectiva del Código de Comercio) y aspectos relacionados a las funciones del representante legal, cuando en el margen de relaciones comerciales suministre información de la participación accionaria de la sociedad a la cual representa.

La Circular básica jurídica n.° 100 – 000005 del 22 de noviembre de 2017 de la Superintendencia de Sociedades regula los aspectos relativos al derecho de inspección; este es ejercido en las oficinas de administración del domicilio principal de la sociedad, independientemente del tipo societario (artículo 48 Ley 222 de 1995). Dicha circular señala, además, que los libros de contabilidad y documentos de la sociedad no pueden ser extraídos de las instalaciones de la sociedad por ninguno de los socios, dado que, por una parte, la ley no lo autoriza, y por otra, los libros deben estar de manera permanente a disposición de los demás socios o en el término señalado, dependiendo del tipo de sociedad. Esto último, con miras a garantizar a los asociados el ejercicio de su derecho de manera oportuna.

De igual manera, la circular en mención dispone las limitaciones que existen frente a este derecho, toda vez que puede ejercerse solo sobre aquellos libros y papeles que tengan relación directa con materias o asuntos propios de asambleas ordinarias, siempre y cuando no traten sobre secretos industriales o datos que puedan utilizarse en detrimento de la sociedad. A propósito de esta situación, debe establecerse que dichos documentos revisten de tal condición. Para efectos del ejercicio de este derecho, la Supersociedades enuncia una serie de ejemplos de los libros y documentos objeto de inspección, a saber:

  • Libros de contabilidad con comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados.
  • Correspondencia que la sociedad dirija y reciba, que se encuentre relacionada con los negocios sociales.
  • Libro de actas de asamblea o junta de socios y junta directiva.
  • Libro de registro de socios y accionistas.
  • Balances generales.
  • Cuentas de resultados.

Reserva de los libros de registro

En lo que respecta a los temas a tratar, la Supersociedades, a través del Concepto 220-202471 de 2018, dispuso que de conformidad con lo establecido en el artículo 61 del Código de Comercio, los libros y papeles de comercio se encuentran cobijados bajo reserva legal que cubre expresamente el libro de registro de accionistas. Dicha reserva no solo cubre los libros en sí, sino también la información contenida en ellos. Por lo tanto, el nombre e identificación de los accionistas, así como el porcentaje de su participación accionaria, se encuentran de igual manera bajo esta reserva.

Establece el artículo que los datos allí contenidos (en el libro de registro de accionistas) no pueden ser inspeccionados por personas distintas a los propietarios o personas autorizadas para el efecto, en virtud de lo establecido a través del mencionado artículo 48 de la Ley 222 de 1995, por medio del cual se dispone que los accionistas se encuentran autorizados para su revisión.

Por las anteriores razones, se descarta la posibilidad de calificar dicha información como privada, según lo contenido en el literal h) del artículo 3 de la Ley 1266 de 2008 (ley sobre la cual se realizó el cuestionamiento a la Supersociedades), el cual dispone el carácter privado de un dato que, por su naturaleza íntima, solo puede ser relevante para el titular.

“Dispone la Supersociedades que dicha información (libro de registro de accionistas) debe ser calificada simplemente como datos reservados”

Por otro lado, se dispone a través del mencionado concepto que no debe tomarse tampoco esta información como semiprivada, como lo indica el literal g) del mencionado artículo, por medio del cual se define la naturaleza semiprivada de los datos contenidos en los libros de comerciantes. Dispone la Supersociedades que dicha información (libro de registro de accionistas) debe ser calificada simplemente como datos reservados.

En síntesis, y con base en todo lo anterior, se tiene que la información sobre la participación accionaria contenida en el libro de registro de accionistas puede ser conocida por los accionistas de la sociedad, en atención al ejercicio del derecho de inspección. Por tal razón, dicha información no puede ser calificada como privada o semiprivada, según lo establecido por el mencionado artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, sino simplemente como reservada.

En lo que concierne a las facultades del representante legal de suministrar información de la participación de los accionistas en la sociedad, según lo resuelto en el mencionado oficio por la Supersociedades, podría establecerse que este no podría compartir dicha información, dado que la ley dispone que solo se encuentran autorizados los socios o quienes estos autoricen, con ocasión a la celebración de negocios (como se plantea en el interrogante) o en la situación que sea necesaria. Esto, teniendo en cuenta lo concluido por la mencionada entidad, de carácter de reserva de la información de los accionistas.

Para conocer más acerca de estas disposiciones lo invitamos a consultar los oficios 220-040049 de 2014 y 220-1299999 de 2016, por medio de los cuales podrá conocer aspectos precisos acerca del derecho de inspección de los accionistas y los libros de registro de accionistas.

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